เทคนิคการนำเสนอข้อมูล

1. รูปแบบและวิธีการนำเสนอ

1.1. ความสำคัญของการนำเสนอ

1.1.1. ผู้ฟังมีความประทับใจร้อยละ 16 น่าเบื่อร้อยละ 60 และทรมานร้อยละ 34 (เกรียงศักดิ์ นิรัติพัฒนะศัย และชัยรัตน์ วงศ์จินดานนท์, 2553) ข้อมูลนี้แสดงให้เห็นถึงความส าคัญของการพัฒนาทักษะการน าเสนอ โดยเฉพาะนิสิตนักศึกษาที่ต้องใช้ทักษะนี้ในการเรียนการสอนอยู่เสมอ

1.2. การออกแบบการนำเสนอ

1.2.1. การวิเคราะห์ก่อนนำเสนอ (ใช้หลักการ ABC)

1.2.1.1. A (Audience) การวิเคราะห์ผู้ฟัง ไม่ว่าจะเป็นเพศ อายุ เชื้อชาติ ศาสนา ระดับความรู้ แง่มุมที่ผู้ฟังอาจให้ความ สนใจเป็นพิเศษ

1.2.1.2. B (Benefit) ประโยชน์ที่ผู้ฟังจะได้รับ หากผู้นำเสนอสามารถอธิบายให้ผู้ฟังเข้าใจได้ว่าการฟังการนำเสนอครั้งนี้ จะทำให้ผู้ฟังได้รับประโยชน์อะไรบ้าง

1.2.1.3. C (Consequence) สิ่งที่คาดหวังให้เกิดขึ้นกับผู้ฟัง ไม่ว่าจะเป็นความเข้าใจเรื่องราวที่ฟังการนำเสนอ หรือมี ความเชื่อถือหรือมีทัศนคติต่อบางสิ่ง

1.2.2. การออกแบบโครงเรื่อง

1.2.2.1. โครงเรื่องพื้นฐาน

1.2.2.2. โครงเรื่องตามลำดับเวลา

1.2.2.3. โครงเรื่องตามตรรกะเหตุและผล

1.2.2.4. โครงเรื่องแบบภาพใหญ่ภาพเล็ก

1.2.2.5. โครงเรื่องแบบเรื่องเล่า

1.2.3. การออกแบบสื่อ

1.2.3.1. การจัดเรียงลำดับสไลด์

1.2.3.1.1. (1) จัดทำสไลด์ตามล าดับของเนื้อหาหรือการบรรยาย ไม่สลับไปสลับมา

1.2.3.1.2. (2) เริ่มสไลด์แรกด้วยการแสดงชื่อเรื่องที่จะนำเสนอ พร้อมทั้งชื่อของผู้นำเสนอ และข้อมูลเพื่อติดต่อ

1.2.3.1.3. (3) สไลด์ถัดไปควรบอกผู้ฟังว่าประโยชน์ที่จะได้รับจากการฟังครั้งนี้คืออะไร หรือแสดงวัตถุประสงค์ในการนำเสนอ

1.2.3.1.4. (4) ต่อมาเป็นสไลด์ที่แสดงหัวข้อในการนำเสนอตามโครงเรื่องที่ออกแบบไว้

1.2.3.1.5. (5) หลังจากนั้นจะเป็นส่วนของเนื้อหาที่เรียงล าดับตามหัวข้อที่ก าหนด

1.2.3.1.6. (6) สไลด์สุดท้ายควรเป็นการสรุป/ทบทวน เพื่อย้ำเนื้อหาสำคัญของการนำเสนอครั้งนี้

1.2.3.1.7. (7) อาจเพิ่มสไลด์สุดท้ายด้วยข้อความง่าย ๆ เช่น “Question?” หรือ “ช่วงถาม-ตอบ” เพื่อกระตุ้นให้ผู้ฟังถาม

1.2.3.1.8. (8) เพื่อเป็นการป้องกันการสับสน ควรใส่หัวข้อเรื่องทุกสไลด์และใส่หมายเลขสไลด์เพื่อช่วยให้ผู้ฟังอ้างอิงได้

1.2.3.2. การใช้ขนาดและสีของตัวอักษรและพื้นหลัง

1.2.3.2.1. (1) เลือกใช้รูปแบบตัวอักษรที่มีหัวเพื่อให้อ่านง่าย และไม่ควรใช้ตัวอักษรเกิน 2 แบบในแต่ละสไลด์

1.2.3.2.2. (2) ควรใช้ตัวอักษรขนาดใหญ่เพื่อให้มองเห็นได้ง่าย

1.2.3.2.3. (3) ใช้ตัวหนาหรือตัวขีดเส้นใต้ในการเน้นข้อความ ดีกว่าใช้ตัวเอียง เพราะอ่านได้ง่ายกว่า หรือถ้าจะใส่เงาให้ตัวอักษร เงาของตัวอักษรควรเข้มกว่าสีพื้น

1.2.3.2.4. (4) ไม่ควรใช้ข้อความภาษาอังกฤษแบบตัวใหญ่ทั้งหมด (Capitalize) เพราะจะอ่านได้ยาก ยกเว้นคำสั้น ๆ ที่เป็นหัวข้อ หรือต้องการเน้น

1.2.3.2.5. (5) ห้ามใช้พื้นหลังที่สีตัดกันกับตัวอักษร เพราะจะทำให้ผู้ชมปวดตาหรือมองไม่ชัดเจน

1.2.3.2.6. (6) ควรใช้พื้นหลังสีเข้มกับห้องที่มีผู้ฟังนั่งไม่เกิน 20 ฟุต

1.2.3.2.7. (7) หลีกเลี่ยงพื้นหลังที่ยากต่อการอ่าน

1.2.3.2.8. (8) ควรใช้รูปแบบตัวอักษร ขนาด รวมทั้งสีตัวอักษรและพื้นหลังแบบเดียวกันตลอดทุกสไลด์

1.2.3.2.9. (9) การใช้สีเพื่อการตกแต่งมากเกินไป

1.2.3.3. ข้อมูลหรือตัวอักษรในสไลด์

1.2.3.3.1. 1) บรรจุข้อความที่เป็นใจความสำคัญซึ่งสั้นและกะทัดรัดเป็นรายการสั้น ๆ (Bullet point) ทีละบรรทัด

1.2.3.3.2. (2) ต้องสื่อความหมายจากการพูดมากกว่านำมาใช้แทนการพูด

1.2.3.3.3. (3) ควรเปลี่ยนข้อความให้เป็นรูปภาพหรือรูปแบบอื่นที่น่าสนใจ เพื่อช่วยให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น

1.2.3.3.4. (4) สไลด์ที่ดีควรแสดงหนึ่งประเด็นในแต่ละครั้ง เพื่อให้ผู้ฟังคงความสนใจกับสิ่งที่ผู้นำเสนอกำลังพูด

1.2.3.3.5. (5) เทคนิคเปิดเผยทีละส่วน ไม่ควรแสดงขึ้นมาพร้อมกันทุกบรรทัดเพราะจะทำให้ผู้ฟังมัวแต่สนใจที่จะอ่านหรือจด แทนที่จะสนใจฟัง

1.2.3.4. การใช้การแสดงผลพิเศษ (Effect)

1.2.3.4.1. สไลด์ที่มีประสิทธิภาพไม่ได้ขึ้นอยู่กับการใช้ความสามารถทางด้านเทคนิคของโปรแกรมให้มากที่สุด

2. เทคนิคการนำเสนออย่างมีประสิทธิภาพ

2.1. ใช้กิริยาท่าทางประกอบการพูด

2.1.1. การใช้สายตา

2.1.2. การแสดงออกทางสีหน้า

2.1.3. การวางท่าทาง

2.1.4. การเคลื่อนไหว

2.1.5. การใช้ท่าทาง

2.1.6. การแต่งกายสุภาพ

2.1.7. ทรงผม

2.1.8. การไหว้

2.2. ลำดับการพูกในการนำเสนอที่ดี

2.2.1. การกล่าวทักทาย

2.2.2. การแนะนำตัว

2.2.3. ระบุบจุดประสงค์/หัวข้อในการพูด

2.2.4. กล่าวถึงหัวข้อย่อย

2.2.5. นำเสนอตามลำดับโครงเรื่อง

2.2.6. ส่งสัญญาณเมื่อใกล้จบการนำเสนอ

2.2.7. สรุปเนื้อหา

2.3. เทคนิคการตั่งคำถาม

2.3.1. เตรียมตัวในการตอบปัญหาให้ชัดเจน

2.3.2. คิดคำตอบไว้ล่วงหน้า

2.3.3. ข้อแนะนำ

2.3.3.1. อย่ากลัวการตอบคำถาม

2.3.3.2. ไม่ควรประเมินคำถามผู้ถาม

2.3.3.3. ควรทวนคำถาม

2.3.3.4. หลีกเลี่ยงการตอบคำถามที่ไม่เกี่ยวข้อง

2.3.3.5. กรณีที่มีหลายคำถาม ให้ตอบคำถามที่ง่ายก่อน

2.3.3.6. การใช้เทคนิคโยนคำถาม

2.3.3.7. การปรับเปลี่ยนคำถามเพื่อลดความรุนแรง

2.3.3.8. รับฟังความคิดเห็นที่แตกต่าง

2.4. การฝึกพูด

2.4.1. ฝึกฝนด้วยตนเอง

2.4.2. ศึกษาจากตำรา

2.4.3. ฝึกโดยมีผู้แนะนำ

2.4.4. ซ้อมพูดคนเดียว

2.4.5. ซ้อมพูดต่อหน้าคนรู้จัก

2.4.6. ซ้อมพูดหน้ากระจก