1. TENSIONS
1.1. HiTech sous-utilisé ou mal utilisé
1.1.1. affectation des véhicules en temps, en heure et au bon lieu
1.1.2. bons de ventes pas exploités
1.1.3. on ne sait pas où sont les véhicules
1.1.4. cases non renseignées
1.1.5. données affectées au mauvais endroit
1.1.6. déficit de formation sur le logiciel
1.1.7. tensions d'évolution du logiciel
1.1.8. pas de retex sur l'usage du logiciel
1.1.9. mises à jour des états des véhicules par toujours effectuées
1.2. Montélier
1.2.1. Base de Bonhomme
1.2.2. transferts de véhicules pas fiables => mauvais renseignements dans le logiciel
1.2.2.1. conséquences en termes de contentieux (amendes et autres)
1.2.2.2. cautions
1.3. Gestion de parc entre Guilherand et Romans
2. SOLUTIONS
2.1. Tablette connectée dans HiTech dans les 6 agences
2.1.1. État des lieux des départs et retours des véhicules
2.2. Accès aux 2 agendas convoyeurs pour Jennifer
2.3. Clarifier le processus de gestion de la location de tout le Pôle Auto
2.3.1. Melvyn
2.3.1.1. MODIFIER LES CONDITIONS GÉNÉRALES DE LOCATION
2.3.1.1.1. RUBRIQUE GARANTIE PARE-BRISE À CORRIGER
2.3.1.1.2. PASSER EN REVUE LES CONDITIONS GÉNÉRALES DE LOCATION
2.3.1.1.3. VEILLE ET MISE À JOUR UNE FOIS / AN
2.3.2. Jennifer
2.3.3. Fabrice
2.3.4. Paul
2.3.4.1. via PAD
2.3.5. Stéphane
2.3.5.1. via PAD
3. PROCESSUS NORMAL
3.1. PRISE DE CONNAISSANCE DE LA DEMANDE DU CLIENT
3.2. ÉTABLISSEMENT DU DEVIS DANS MY RENT-CAR
3.2.1. SUIVRE LA PROCÉDURE DU LOGICIEL
3.3. PRENDRE LES COORDONNÉES DU CLIENT POUR IMPRESSION DU DEVIS ET FOURNITURE AU CLIENT
3.3.1. SANS RÉPONSE DE LA PART DU CLIENT, RELANCER
3.4. SI VALIDATION DU DEVIS, TRANSFORMER LE DEVIS EN RÉSERVATION
3.4.1. EN CAS D'ENTREPRISE EN COMPTE
3.4.1.1. DEMANDER UNE CONFIRMATION PAR EMAIL AVEC UN BON DE COMMANDE VALIDÉ
3.4.1.2. VÉRIFIER SI LE CLIENT EN COMPTE A DÉJÀ SON EMPREINTE CB
3.4.1.2.1. SI PAS D'EMPREINTE CB, CONSIDÉRER COMME UNE CLIENT NORMAL
3.4.2. INFORMER LE CLIENT DE LA NÉCESSITÉ D'AVOIR LES FONDS CB POUR ASSURER LA CAUTION ET LE PRÉ-PAIEMENT
3.5. TRANSMETTRE LA RÉSERVATION AU CLIENT SYSTÉMATIQUEMENT PAR E-MAIL AVEC RAPPEL DE LA NÉCESSITÉ D'AVOIR L'AUTORISATION POUR ASSURER LA CAUTION PAR CB
3.6. VÉRIFIER QUE LA RÉSERVATION EST BIEN ÉCRITE SUR LE PLANNING
3.7. VÉRIFIER S'IL FAUT FAIRE UN TRANSFERT DE VÉHICULE POUR QU'IL SOIT DISPONIBLE LE JOUR J À LA BONNE AGENCE
3.7.1. DANS LE CAS D'UN TRANSFERT, REMPLIR LE PLANNING DU CONVOYEUR EN CONSÉQUENCE ET L'INFORMER DANS SA MESSAGERIE OUTLOOK
3.8. LE JOUR J DU DÉPART
3.8.1. PRENDRE LE PERMIS DU CLIENT POUR COPIE DANS LE LOGICIEL
3.8.2. FAIRE UNE EMPREINTE CB POUR LA CAUTION
3.8.3. ENCAISSEMENT DU PRIX DE LA LOCATION, SAUF POUR LES CLIENTS QUI SONT EN COMPTE ET À JOUR DE LEUR EMPREINTE CB
3.8.4. SIGNATURE DU CONTRAT DE LOCATION ET DE L'EMPREINTE CB PAR LE CLIENT
3.8.5. ÉTAT DES LIEUX DU VÉHICULE AVEC LES POINTS DE CHECK-LIST À VÉRIFIER SUR TABLETTE + 5 PHOTOS DU VÉHICULE
3.8.6. SIGNATURE DE L'ÉTAT DES LIEUX + AUTORISATION ÉVENTUELLE DE DE PROCÉDER À L'ÉTAT DES LIEUX DE RETOUR SANS LE CLIENT + ENVOI PAR EMAIL AU CLIENT
3.8.7. REMISE DES CLÉS
3.9. AU RETOUR
3.9.1. AVEC LA PERSONNE
3.9.1.1. DEMANDER SI TOUT S'EST BIEN PASSÉ, OU DÉTECTER LES ANOMALIES ÉVENTUELLES AVEC LE CLIENT
3.9.1.1.1. SI TOUT S'EST BIEN PASSÉ, FAIRE L'ÉTAT DES LIEUX
3.9.1.1.2. SI ANOMALIE
3.9.2. SANS LA PERSONNE
3.9.2.1. SI RAS
3.9.2.1.1. ENVOI DE LA FACTURE AU CLIENT PAR EMAIL
3.9.2.1.2. RESTITUTION DE LA CAUTION
3.9.2.1.3. BONNE JOURNÉE MERCI AU REVOIR
3.9.2.2. SI ANOMALIE
3.9.2.2.1. GÉNÉRÉE PAR LE CLIENT
3.9.2.2.2. INDÉPENDANTE DE L'USAGE DU CLIENT (BRUIT ÉVENTUEL, FREINS, OU AUTRES), BLOQUER LE VÉHICULE
3.9.3. PROCÉDER À LA PRÉPARATION DU VÉHICULE POUR LA PROCHAINE LOCATION
3.9.4. FACTURE AU CLIENT
3.9.4.1. EN CAS DE SINISTRE, BIEN LE MENTIONNER DANS LES COMMENTAIRES
4. PROCESSUS GRANDS COMPTES
4.1. PROCESSUS
4.1.1. PRISE DE CONNAISSANCE DE LA DEMANDE DE L'ASSISTEUR
4.1.2. PRENDRE LES COORDONNÉES DU CLIENT ET DES CONDITIONS DE LOCATION
4.1.3. VÉRIFIER QUE LA RÉSERVATION EST BIEN ÉCRITE SUR LE PLANNING
4.1.4. VÉRIFIER S'IL FAUT FAIRE UN TRANSFERT DE VÉHICULE POUR QU'IL SOIT DISPONIBLE LE JOUR J À LA BONNE AGENCE
4.1.4.1. DANS LE CAS D'UN TRANSFERT, REMPLIR LE PLANNING DU CONVOYEUR EN CONSÉQUENCE ET L'INFORMER DANS SA MESSAGERIE OUTLOOK
4.1.5. LE JOUR J DU DÉPART
4.1.5.1. PRENDRE LE PERMIS DU CLIENT POUR COPIE DANS LE LOGICIEL
4.1.5.2. FAIRE UNE EMPREINTE CB POUR LA CAUTION EN FONCTION DES CONDITIONS DE L'ASSISTANCE
4.1.5.3. SIGNATURE DU CONTRAT DE LOCATION ET DE L'EMPREINTE CB PAR LE CLIENT
4.1.5.4. ÉTAT DES LIEUX DU VÉHICULE AVEC LES POINTS DE CHECK-LIST À VÉRIFIER SUR TABLETTE + 5 PHOTOS DU VÉHICULE
4.1.5.5. SIGNATURE DE L'ÉTAT DES LIEUX + AUTORISATION ÉVENTUELLE DE DE PROCÉDER À L'ÉTAT DES LIEUX DE RETOUR SANS LE CLIENT + ENVOI PAR EMAIL AU CLIENT
4.1.5.6. REMISE DES CLÉS
4.1.6. AU RETOUR
4.1.6.1. AVEC LA PERSONNE
4.1.6.1.1. DEMANDER SI TOUT S'EST BIEN PASSÉ, OU DÉTECTER LES ANOMALIES ÉVENTUELLES AVEC LE CLIENT
4.1.6.2. SANS LA PERSONNE
4.1.6.2.1. SI RAS
4.1.6.2.2. SI ANOMALIE
4.1.6.3. FACTURE AU CLIENT
4.1.6.3.1. EN CAS DE SINISTRE, BIEN LE MENTIONNER DANS LES COMMENTAIRES
4.1.6.3.2. ENVOI DE LA FACTURE À L'ASSISTANCE PAR EMAIL
4.1.6.4. PROCÉDER À LA PRÉPARATION DU VÉHICULE POUR LA PROCHAINE LOCATION
5. GESTION DE FLOTTE
5.1. CONTENTIEUX LOCATION - SINISTRES POUR LA PROCHAINE FOIS
5.2. COORDINATION
5.2.1. PLANNING
5.2.1.1. RETIRER DU PLANNING TOUS LES VÉHICULES DESTINÉS À LA VENTE
5.2.1.1.1. MELVYN
5.2.2. ENTRETIEN MÉCANIQUE
5.2.2.1. ÉTABLIR DES SUIVIS ET DES DATES LIMITES DE RÉPARATIONS
5.2.2.1.1. RÔLE LOCATION
5.2.3. NETTOYAGE
5.2.3.1. D'UNE MANIÈRE GÉNÉRALE TOUJOURS NETTOYER LES VÉHICULES AU MOMENT DU RETOUR
5.2.3.2. PRIORISER L'ORDRE DES NETTOYAGES EN FONCTION DU PLANNING DE DÉPART DES VÉHICULES
5.2.3.2.1. POSSIBLEMENT DEMANDER À UN TEC OU UNE AUTRE RÔLE EN CAS D'URGENCE
5.2.3.3. QU'IL Y AIT LES PERSONNES ET LE MATÉRIEL ADAPTÉ
5.2.3.3.1. DÉFICIT DE RESSOURCES HUMAINES
5.2.3.4. OPTIMISER LA VISIBILITÉ DU TRAVAIL DU RÔLE PRÉPARATEUR
5.2.3.5. CLARIFIER LES REDEVABILITÉS DU RÔLE PRÉPARATEUR
5.2.3.5.1. NETTOYAGE VÉHICULE SIMPLE => ENTRE 1/4 D'H ET 1/2 H
5.2.3.5.2. NETTOYAGE DE PRÉPARATION ENTRE 1H ET 2H
5.2.3.5.3. NETTOYAGE COMPLET => DE 1H À 8H
5.2.3.5.4. ÉTUDIER L'AJOUT DE NOUVELLES REDEVABILITÉS : RANGEMENT DES VÉHICULES SUR PARC, RENDRE EXPLICITE LE PLEIN D'ESSENCE DÉJÀ EN PLACE EN TERMES D'USAGE
5.2.4. MOUVEMENT DES VÉHICULES
5.2.4.1. ÉCRIRE DANS LE PLANNING DU MOUVEMENT DES VÉHICULES DANS L'APPLICATION HI-TECH + OUTLOOK POUR LE CONVOYEUR
5.2.4.2. RÔLE CONVOYEUR
5.2.4.3. EN CAS D'ABSENCE DU RÔLE CONVOYEUR RÔLE PRÉPARATEUR
5.2.4.3.1. SOLUTION => QUE LE RÔLE PRÉPARATEUR ACCÈDE À L'AGENDA OUTLOOK DU RÔLE CONVOYEUR
5.2.4.3.2. MELVYN POUR INFORMATIQUE
5.2.4.4. SOLUTION POSSIBLE => CREUSER DANS TEAMS
5.2.5. TENSION MONTÉLIER
5.2.5.1. TROU DANS LA RAQUETTE
5.2.5.2. DÉFICIT D'INFORMATION VERS LES AUTRES AGENCES
5.2.5.2.1. AUCUN VÉHICULE NE DOIT PARTIR SANS CONTRAT
5.2.5.3. AUCUN RÔLE EXPLICITE ET FORMÉ POUR GÉRER LA LOCATION
5.2.5.3.1. IDEM ST DONAT, ST VALLIER, BOURG DE PÉAGE
5.2.5.4. FORMER UN RÔLE EN INTERNE SUR HI-TECH ET SUR LES PROCESS COMPLET DE LOCATION
5.2.5.4.1. PROBLÈMES DE PAIEMENT ET D'ENCAISSEMENTS
5.2.5.4.2. JENNIFER, FABRICE OU MELVYN FORMENT OLIVIER
5.2.5.5. CLAUDE
5.2.5.5.1. VÉHICULES LOUÉS SANS CONTRAT
5.2.5.6. PRÊTS NON PRÉVUS
5.2.5.6.1. QUELLE EST LA FRONTIÈRE ENTRE LE PRÊT (CONTRAT À ZÉRO) ET LA FACTURATION (CONTRAT NORMAL) ?
5.2.5.7. VENTES DE VÉHICULES : BIEN TRANSMETTRE L'INFORMATION EN TEMPS RÉEL DES VÉHICULES DE LOCATIONS VENDUS POUR EFFECTUER LA FACTURES DE VENTE, CE QUI LE FAIT SORTIR DU PLANNING
5.2.5.7.1. REDEVABILITÉ DU RÔLE VENDEUR VERS MELVYN
5.2.6. TENSION DAVÉZIEUX
5.2.6.1. ÉTAT DES VÉHICULES NON CONFORME LORS DE LA RESTITUTION
5.2.6.2. VOIR AVEC JULIEN => PROBLÈMES AVEC LES SALARIÉES QUI NE RESPECTENT PAS LES USAGES DE BONHOMME
5.2.6.2.1. EX : CHÈQUES DE CAUTION ACCEPTÉS ALORS QUE C'EST INTERDIT
5.2.6.3. SUIVI DES RÉVISIONS PAS GÉRÉ
5.2.6.4. TRÈS ÉLOIGNÉ GÉOGRAPHIQUEMENT, CE QUI GÉNÈRE DES CONTRAINTES POUR LES MOUVEMENTS
5.2.6.5. CONTRÔLER LE KILOMÉTRAGE EN FONCTION DES LOCATIONS FACTURÉES
5.2.6.6. SOLUTION : ÉQUIPER L'AGENCE D'UNE TABLETTE
5.2.7. MISE À JOUR DES DOCUMENTS DU VÉHICULES (POCHETTES NOIRES)