1. ETAPAS
1.1. PRIMERA ETAPA
1.1.1. Análisis de la situación del Fondo Acumulado.
1.2. SEGUNDA ETAPA
1.2.1. Compilación de la información institucional.
1.3. TERCERA ETAPA
1.3.1. Inventario Documental.
1.4. CUARTA ETAPA
1.4.1. Valoración Documental.(Valores primarios y secundarios de la información).
1.5. SEPTIMA ETAPA
1.5.1. Selección y Eliminación Documental.
1.6. QUINTA ETAPA
1.6.1. Preparación de la documentación.
1.7. SEXTA ETAPA
1.7.1. Clasificación de la documentación.
1.8. OCTAVA ETAPA
1.8.1. Ordenación Documental.
1.9. NOVENA ETAPA
1.9.1. Re almacenamiento de las unidades de conservación.
1.10. DÈCIMA ETAPA
1.10.1. Descripción Documental.
2. FONDO ACUMULADO
2.1. Documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin ningún criterio de organización.
3. MOMENTOS CLAVES PARA LA ORGANIZACIÓN:
3.1. ¿Cómo identificar los Fondos Acumulados en una Institución?
3.1.1. Se debe tener en cuenta la ultima reestructuración, se toma la fecha como punto limite entre las Tablas de Retención Documental y de Valoración Documental.
3.2. Organización de los Fondos Acumulados
3.2.1. Se refiere al establecimiento del nivel de organización.
3.2.1.1. La aplicación del formato permite la recolección de datos sobre la administración, estado de conservación y el nivel de la organización de la documentación, facilitando la labor de organización en la etapa de planificación como etapa de ejecución de un trabajo.
3.2.1.2. Diagnóstico Integral de Archivos
3.2.1.2.1. Contempla los aspectos generales del archivo como: Nombre del archivo, ubicación, geografía, fecha de creación, condiciones ambientales, tipos y materiales.
3.2.1.2.2. Para determinar el punto de partida, plan de trabajo y un final para cumplir con la organización del fondo acumulado esto dependiendo de la ubicación, la distribución en el depósito y la forma de almacenamiento.
3.3. Elaboración de Tablas de Valoración Documental
3.3.1. Se debe hacer una propuesta para la elaboración de las Tablas de Valoración
3.3.1.1. Discusión y aval de las Tablas de Valoración Documental ante el Comité Interno de Archivo
3.3.1.1.1. Aplicación de las Tablas de Valoración Documental