EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y LA PLANEACION

1. FASES DE LA ADMINISTRACION

1.1. La administración es un proceso complejo cuyas fases son: la planeación, organización, ejecución y control; que se llevan a cabo para alcanzar objetivos y metas precisas mediante el trabajo de la gente y recursos de diversa índole

2. ¿QUE ES LA ORGANIZACION?

2.1. Sirve para disminuir el trabajo entre el grupo y para establecer y reconocer la autoridad necesaria y la adecuada disposición de los recursos.

3. LA ORGANIZACION RESPONDE A LAS PREGUNTAS

3.1. ¿Cuándo deben tener lugar las acciones y quién debe hacer ese trabajo?

4. COMO RESULTADO DE DICHAS PREGUNTAS SE DAN

4.1. División de trabajo

4.2. Distribución del trabajo

4.3. Delegación de autoridad

5. ¿QUE ES LA EJECUCION?

5.1. Se trata de la ejecución de las tareas por los miembros del grupo de acuerdo a los planes y programas.

6. LA EJECUCION RESPONDE A LAS PREGUNTAS

6.1. ¿Por qué y cómo ejecutan sus tareas los miembros del grupo?

7. ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA ORGANIZACION

7.1. Subdividir el trabajo en obligaciones operativas

7.2. Establecer líneas de autoridad y áreas de responsabilidad

7.3. Seleccionar y colocar al individuo en el puesto adecuado

7.4. Revisar la organización a la luz de los resultados del control

8. COMO RESULTADO DE DICHAS PREGUNTAS SE DAN

8.1. Jefatura

8.2. Comunicación

8.3. Incentivos

9. ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA EJECUCION

9.1. Comunicar y explicar los objetivos a los subordinados

9.2. Guiar a los subordinados para que cumplan con las normas de funcionamiento

9.3. Mantener información actualizada de las acciones para estimular al personal

9.4. Recompensar y reconocer el trabajo bien hecho

10. ¿QUE ES EL CONTROL?

10.1. Es el control de las actividades para vigilar el cumplimiento de los planes

11. EL CONTROL RESPONDE A LAS PREGUNTAS

11.1. ¿Están siendo ejecutadas las acciones de acuerdo con los planes?

11.2. ¿Cuando?

11.3. ¿Donde?

12. COMO RESULTADO DE DICHAS PREGUNTAS SE DAN

12.1. Informes

12.2. Comparaciones

12.3. Costos

12.4. Presupuestos

13. ACTIVIDADES IMPORTANTES DEL CONTROL

13.1. Comparar los resultados con los planes en general

13.2. Idear medios efectivos para la medición de las operaciones Y hacer que estos sean conocidos

13.3. Obtener datos detallados en formas que muestren comparaciones y variaciones

13.4. Ajustar el plan a la luz de los resultados del control

14. Le corresponde asegurar la adecuada orientación de las acciones al establecer:

14.1. Los objetivos

14.2. La determinación de la forma en la que se han de utilizar los recursos.

15. Se deben utilizar datos objetivos tales como estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, modelos matemáticos y datos numéricos al elaborar planes para reducir al mínimo los riesgos.

16. Establece alternativas para hacer frente a las contingencias que se pueden presentar en el futuro.

17. VENTAJAS DE LA PLANEACION

17.1. Define el rumbo de la organización de tal forma que todos los esfuerzos y recursos se dirijan hacia su consecución.

17.2. Establece la base para efectuar el control.

17.3. Reduce al mínimo las amenazas, se aprovechan las oportunidades del entorno y las debilidades se convierten en fortalezas.

18. LA PLANEACION RESPONDE A LAS PREGUNTAS

18.1. ¿Que es lo que se necesita?

18.2. ¿Que queremos?

18.3. ¿Quienes somos?

18.4. ¿Hacia donde nos dirigimos?

18.5. ¿Que cursos de acción deben adoptarse, como y cuando deben segurise?

19. ¿QUE ES LA PLANEACION?

19.1. Es la fase inicial del proceso administrativo y tiene una importancia fundamental.

20. COMO RESULTADO DE DICHAS PREGUNTAS SE DAN

20.1. Los objetivos

20.2. Políticas

20.3. Procedimientos

20.4. Métodos

21. TIPOS DE PLANEACION

21.1. Estrategica

21.1.1. Se realiza en los altos niveles de la organización. Se refiere a la planeación general; partir de ésta se elaboran todos los planes de los distintos niveles de la empresa.

21.2. Táctica o funcional

21.2.1. Comprende los planes que se elaboran en cada una de las áreas de la empresa con la finalidad de lograr el plan estratégico.

21.3. Operativa

21.3.1. Se diseña de acuerdo con los planes tácticos; y, como su nombre lo indica, se realiza en los niveles operativos.

22. ELEMENTOS DEL PLAN ESTRATEGICO

22.1. Es también conocido como plan maestro o plan de negocios; en él se plasman los elementos del proceso de planeación.

22.1.1. Filosófica

22.1.1.1. Son el conjunto de valores, prácticas y creencias que son la razón de ser de la organización y representan su compromiso ante la sociedad.

22.1.2. Misión

22.1.2.1. Es su razón de ser, es el propósito o motivo por el cual existe. Es de carácter permanente.

22.1.3. Visión

22.1.3.1. Provee dirección y forja el futuro de la empresa estimulando acciones concretas en el presente.

22.1.4. Objetivos estratégicos

22.1.4.1. Son los resultados específicos que se desea alcanzar, medibles y cuantificables a un tiempo, para lograr la misión.

22.1.5. Políticas

22.1.5.1. Se refiere a los lineamientos generales que deben observarse en la toma de decisiones. Son las guías para orientar la acción.

22.1.6. Estrategias

22.1.6.1. Son los cursos de acción que muestran la dirección y el empleo gene- ral de los recursos para lograr los objetivos.

22.1.7. Programas

22.1.7.1. En ellos se detallan el conjunto de actividades, responsables y tiem- pos necesarios para llevar a cabo las estrategias.

22.1.8. Presupuestos

22.1.8.1. Consiste en determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos, a la vez que permite controlar las actividades de la organización en términos financieros

23. TECNICAS DE PLANEACION MAS USUALES

23.1. FODA

23.1.1. Su finalidad es convertir las debilidades en fortalezas y las amenazas en oportunidades. Se basa en el análisis del entorno y se fundamenta en proyecciones estadísticas, económicas y financieras.

23.1.1.1. Fortalezas

23.1.1.2. Debilidades

23.1.1.3. Oportunidades

23.1.1.4. Amenazas

23.1.2. Es una técnica cualitativa.

23.2. GRAFICA DE GANTT

23.2.1. En esta gráfica se anotan las actividades y los responsables y mediante una barra o línea se señalan las fechas de inicio y terminación de cada actividad

23.2.2. Es una técnica cuantitativa

24. PRINCIPIOS

24.1. Factibilidad

24.1.1. Los planes deben ser posibles; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que no se puedan lograr.

24.2. Objetividad

24.3. Flexibilidad

24.3.1. Deben considerarse márgenes de holgura que consideren los imprevistos en todos los planes.

24.4. Cuantificación

24.4.1. Tanto el plan estratégico como los planes tácticos y operativos deben explicitarse en términos numéricos y cifras exactas.

24.5. Unidad

24.5.1. Los planes tácticos y operativos deben subordinarse al plan estratégico y dirigirse al logro de la misión y visión organizacional.

24.6. Cambio de estrategias

24.6.1. Siempre deben considerarse planes alternos para un escenario optimista, otro realista y un pesimista.