1. Clases de documentos según la entidad productora.
1.1. Documento público es producido por una entidad pública ejemplo: leyes, ordenanzas, decretos, acuerdos, resoluciones etc.es el expedido por funcionario público en ejercicio de sus funciones como representante del gobierno. cuando el documento público se realiza ante notario o con su intervención se denomina escritura pública
1.2. Documento privado es producido por entidad privada. Es, el expedido por particulares como producto de sus actividades o por funcionarios públicos cuando no están ejerciendo su función. en general, el documento privado es aquel que no reúne los requisitos para ser documento público.
2. Clases de documentos según su soporte.
2.1. Documentos textuales están escritos en forma de párrafos: cartas,memorandos, resoluciones, decretos, leyes, actas, informes etc. Este tipo de documentos son los que predominan en las actividades empresariales.
2.1.1. Documentos gráficos Son los que están representados en forma gráfica como los planos, mapas y dibujo general.
2.1.1.1. Documentos electrónicos/digitales son los que solo se pueden leer mediante un equipo informático, se encuentran en soportes digitales, magnéticos, ópticos, videos, películas, casetes, microfilm, etc.
2.1.1.1.1. Documentos en imagen son aquellos que están representados en forma de imagen: fotografías, cuadros, pinturas, radiografías, diapositivas, películas, videos.
3. Clases de documento según su finalidad u objetivo.
3.1. Informativos Su objetivo es emitir una información: cartas, memorando, informes, circulares, e-mails.
3.1.1. Dispositivos: son actos administrativos que imparten normas de obligatorio cumplimiento. En el sector público son documentos dispositivos las leyes, los decretos, las resoluciones, las ordenanzas, acuerdos y convenios etc. En el sector privado son los manuales de procedimiento, los manuales de funciones, los reglamentos de trabajo, los manuales de convivencia y las instrucciones administrativas.
3.1.2. Testimoniales son aquellos documentos que sirven de prueba o dan fe de un acto administrativo, legal, financiero. Tanto a nivel público como privado se consideran dentro de este grupo las actas, los documentos contables (libros y balances con todos sus soportes), facturas, recibos de pagos, escrituras públicas, convenios, contratos, inventarios, actas de constitución, planos de las obras, etc
4. clases de documentos según su tiempo de retención e importancia dentro de la empresa.
4.1. Documentos vitales son aquellos esenciales para rehacer las operaciones de una institución en un momento dado. Su retención es permanente mientras la institución exista: escrituras de constitución, patentes de funcionamiento, los registros o suscripciones ante el ente que la rige, los reportes de accionistas, pruebas de activos y pasivos, fórmulas, diseños planos de edificios, escrituras de propiedades, historias laborales.
4.1.1. Documentos contables o financieros: son todos aquellos que expresan movimientos de dinero: comprobantes de egreso e ingreso, facturas, recibos de caja, balances, libros de contabilidad, nóminas, estados financieros. su retención en cualquier medio independiente del soporte son 10 años.
4.1.1.1. Documentos informativos son todos aquellos que emiten una información: memorandos, cartas, informes, emails, circulares. su retención está sujeta a la del expediente en el que estén incluidos.
4.1.1.1.1. Documentos no esenciales Son aquellos que tienen fecha de expiración o que transcurrido un corto tiempo ya no son útiles a la administración: citaciones, cotizaciones, solicitudes de información, oficios remisorios, confirmaciones de recibo, volantes y publicidad en general. Su retención oscila entre 1 mes y 1 año.
5. Clases de documento según su función
5.1. Documentos comunes son aquellos que se encuentran en todas las empresas y que pertenecen a funciones que se dan en todas ellas ejemplo: documentos contables, las hojas de vida, las facturas, la correspondencia, las historias laborales, los comprobantes de ingreso y egreso, los contratos, los informes, las actas
5.1.1. Documentos específicos o misionales son aquellos propios o específicos que la empresa genera de acuerdo con su misión ejemplo: las minutas de las entidades de vigilancia, los reportes mensuales del docente y los boletines de calificaciones en las empresas educativas, los certificados de bautizo o de matrimonio en una iglesia.