UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

1. Que Es ?

1.1. Es una estación de trabajo que recibe, clasifica, registra y distribuye de forma centralizada comunicaciones y documentos internos y externos para todos los miembros de una organización entre las diferentes divisiones.

2. Que Servicios Presta?

2.1. – Controlar el ingreso y salida de documentos. – Distribuir las comunicaciones a las áreas correspondientes. – Tramitar la correspondencia y comunicaciones que se generen interna y externamente. – Digitalizar documentos. – Ordenar, clasificar y describir los documentos del fondo documental de la empresa. – Conservar y controlar la producción documental. – Asignar números consecutivos a la correspondencia que se produce o se recibe (radicación). – Seleccionar los documentos y comunicaciones que deben ser conservados y trasladarlos al archivo central.

3. Que clase de Documentos Maneja?

3.1. los registros de control, los expedientes, los manuales de procedimientos y todo el histórico de la empresa en formato físico y/o digital.

4. Donde se Ubica?

4.1. La Unidad de Correspondencia pueden estar ubicadas dentro o fuera del Archivo Central, en ambos casos estas deben cumplir con el desarrollo de las fases de producción, recepción, tramite, distribución y consulta de las comunicaciones oficiales de una entidad.

5. Que Recursos Necesita?

5.1. MATERIALES: · Clips-metálico, · Ganchos de cosedora · Perforadora · Cosedora · Carpetas, Sobres · Lapiceros · Taja lápiz · Borrador Tapete acrílico · Cinta mágica · Lápiz · Sellos – radicado, recibido, despacho, fecha, copia

5.2. EQUIPOS: * El computador * La impresora * El escáner * El fax * La fotocopiadora * El teléfono * El reloj * La máquina de escribir