5-3.ビジネスメール基礎

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5-3.ビジネスメール基礎 by Mind Map: 5-3.ビジネスメール基礎

1. この動画の概要

1.1. 挿入部

1.1.1. どんなことを気をつければ、 クライアントのタイムコストと心理的コストを下げることができるか? もう少し掘り下げて考えてみる。

1.2. クライアントのコストを下げる

1.2.1. 金銭的なコストへのリターンは、成果でしか返せないのでスキルをしっかり身につけようという話に落ち着いてしまうが、

1.2.2. →精神的コスト・時間的コストはスムーズなやりとりをすることによって抑えられる

1.2.2.1. →ビジネスメール・チャット・応募文なども含めて、 しっかり身につけてコストをカットする意識を持ちましょう

1.3. この動画でわかること(結論ファースト)

1.3.1. クライアントとより良好な関係を築くためにメール、チャットはとても大事だよ。ということ

2. Part2「ビジネスチャットの4つのコツ」

2.1. 1レスポンス速度はまじ大事

2.1.1. 連絡つかなくなるとかは問題外 逆に、スピード感持って返信するとクライアントの方にも没入感が生まれて、チャットの返信速度が上がる

2.1.1.1. →夜中でも早く返信するのが大事 というわけではなく 一般的な稼働時間内(9:00-17:00くらいとか)、 クラアントが勤務している時間内のレスポンスを早くすればOK

2.1.2. 基本的に気をつけるべきこと ・長文での返信はあまりしないこと。 →クライアントに後回しにされる。 ・細かすぎる返信もしない →面倒臭い人だという印象を与える

2.1.2.1. →ただ一概には言えないので、そのクライアントの好みによって臨機応変に対応すること。 {クライアントサイドの返信速度から、どういうチャットだと返信のハードルを下げられるかのテストをする。) →好みがわからない時は直接素直に聞くことも一つの手です。

2.1.3. 責任 = responsibility →分解すると response ability つまり反応することができる状態。という意味。レスポンスをきちんとすることを「責任」という風に捉えてください。 →責任をもってレスポンスしてください。

2.2. 2迷ったらすぐに連絡する

2.2.1. 「これは確認とった方がいいかな?」ということはとりあえずクライアントに聞いてみる(納期遅れた罪悪感や、質が低いことの不安、悩みなども全て) →基本的に打ち明けた方が良い クライアントは取引先だからしっかりしないと、というのもわかるが、 逆にクライアント側も「プロのライターがとても少ないこと」はわかっている。 →なので変にプロ意識だけ高く、実力がない斜に構えた人よりも 多少実力はなくても向上心が高く、誠心誠意接してくれる人の方がいい

2.2.1.1. 短期・長期で重要な視点

2.2.1.1.1. 短期 ・納期的なこと ・内容的なこと(積極的なライターだと認識)

2.2.1.1.2. 長期 ・定期連絡:今後メディアや発注状況はどのようになっていくのか?(自分を守るために大事)

2.2.1.1.3. 補足 内容的なところで、「ディレクターが言ってること間違ってるじゃん!」と思ったらそれを指摘してあげる。 →さらにその立場より上の人が見てる可能性がある。 →あなたがディレクターに引き上げられる可能性が出てくる なので積極的に、失礼の内ないように指摘も含めてコミュニケーションを取る。

2.3. 3みやすや、読みやすさ、わかりやすさは徹底しよう

2.3.1. 結論と要点は、分かりやすくする →ビジネスチャットの時点でライティング能力を測られていると思ってください

2.3.1.1. なので結論重視(要点をわかりやすく)を徹底意識する →ライティングの練習になると思って、丁寧につくりましょう。 ※図を見せながら説明

2.3.2. ビギナーコースで確認してください

2.4. 4 FBには特に誠心誠意対応しよう

2.4.1. クライアントも人間です。FBしてくれていることに対してまずはきちんと感謝しましょう →「ありがとう」という感謝の気持ちをちゃんと伝えることができたら、返報性が働き絶対自分にもプラスに働くようになる ただ、FBしてきたことに対して言われた通りに完璧にするのだと60点です。 それに対して、さらに指摘された部分以外にも修正して、どんどん改善していく態度を示して行った方が良い。

3. Part1「クライアントとのチャットはまじ大事」

3.1. まず、人と人との関係を大事にすること。 Webライターとクライアントは直接顔を合わせることはない。 →顔が見えない関係だからこそ丁寧さが大事。 →文章だけで自分の考えていることをちゃんと伝えられるかの練習にもなるし、 ビジネスチャットこそ丁寧に向き合ってみるといいかも。 (応募文やポートフォリオだけで、その人のライティング能力を図るので、そういう意味でも大事。)

3.1.1. 正直に向き合い、信頼を作るべし

3.1.1.1. 実力がないのは仕方がない、それは誰しも最初はそう。 クライアントもそれを理解している。 →その上でポジティブに考えることが大切。

3.1.1.2. 信頼を作るための重要な3要素

3.1.1.2.1. ・向上心 ・好奇心 ・丁寧さ

3.1.2. 信頼を作るための連絡のコツ

3.1.2.1. ・連絡は基本的に正直に。(信用ではなく、信頼を作る) ・信用だと、コモディティー化する。 →ビジネスライクなやりとりではライターの表情が見えない。 →表情がみえないと信用は得られても信頼は得られない。 ・表情をきちんと見せた上で「あなたでなければダメ」というのをクライアントに直感させる。 →この人とだったら仕事以外でも連絡を取りたいな、と思わせることを意識する。

3.1.2.1.1. 具体例「納期が遅れそう」な場合の連絡はどうするべき?

4. まとめ

4.1. クライアントと良好な関係を築き、信用ではく、「信頼」を勝ち取るために、ビジネスチャットの4つのコツ 1レスポンス速度 2迷ったらすぐに連絡 3みやすや、読みやすさ、わかりやすさの徹底 4 FBには特に誠心誠意対応 をきちんと意識していきましょう。