Žádost o realizaci prací / projektu [BAK team]

Get Started. It's Free
or sign up with your email address
Žádost o realizaci prací / projektu [BAK team] by Mind Map: Žádost o realizaci prací / projektu [BAK team]

1. Ke všem platbám kartou si uschovám účtenky / faktury a do 2 dní od transakce dodám účetnímu oddělení.

2. Požadavek na nákup. [BAK team]

2.1. Odpovědný pracovník / BH ověří stav budgetu a potvrdí/schválí nákup.

2.1.1. Pokud schváleno, můžu firemní kartou zaplatit:

2.1.1.1. Výdaje spojené s jednáním s klienty (např. obchodní obědy, večeře, tištěné dokumenty pro jednání).

2.1.1.2. Výdaje za právní dokumenty (např. víza).

2.1.1.3. Ubytování na pracovních cestách.

2.1.1.3.1. Ubytování objednává a zařizuje office manager / asistent. Platit můžu firemní kartou. Nezapomenu si vzít v hotelu fakturu a doklad o zaplacení!

2.1.1.4. Jízdné za autobusovou, vlakovou a lodní dopravu včetně služebního vozidla, mimo letecké dopravy.

2.1.1.5. Nezbytné léčebné výlohy (např. očkování).

2.1.1.6. Místní doprava během cesty (jízdné za taxi, pronájem auta apod.).

2.1.1.7. Pohonné hmoty.

2.1.1.8. Servis firemního vozidla.

2.1.1.9. Školení a vzdělávací materiály.

2.1.1.9.1. Pro realizaci výdaje potřebuju souhlas nadřízeného pracovníka žadatele a BH.

2.1.1.10. Nákup hardware, software a kancelářských potřeb.

2.1.1.10.1. Potřeba souhlas odpovědného pracovníka / BH a techniků ([email protected]). Zároveň potřeba zkontrolovat budget, informovat o stavu a o riziku přečerpání budgetu. [HH]

2.1.1.11. Nákup občerstvení do kanceláře.

2.1.1.12. Výdaje související s konáním firemních teambuilding akcí (ubytování, občerstvení apod.) po schválení zodpovědného pracovníka.

2.1.1.13. Další drobné výdaje po schválení zodpovědného pracovníka.

3. 3. PLATBY KARTOU

4. Stejný výplatní termín jako u zaměstnanců.

5. Poslání faktury na [email protected] včetně timesheetu + příp. dokladů / účtenek k proplacení do 10. dne v měsíci [ičaři]

5.1. Kontrola faktických náležitostí faktur + příp. urgence v příp. nedodání (5. den v měsíci). Fa společně s timesheetem se posílá ke schválení přímému nadřízenému / BH. Toto schvalování probíhá u každé faktury, tj. každý měsíc. [HH]

5.1.1. Schválení faktury přímým nadřízeným do 12. dne v měsíci [manažeři]

5.1.1.1. Uvedení nákladového Střediska a příp. i Projektu (tam, kde to je 100% na 1 projektu) a zaslání PK k zaúčtování [HH]

5.1.1.1.1. Účtování faktur + přidělení na Středisko a příp. Projekt [PK]

6. IČAŘI

7. ZAMĚSTNANCI

8. Dodání docházky do 3. dne v měsíci manažerovi a PK [zaměstnanci]

8.1. Schválení docházky do 5. dne v měsíci [manažeři]

8.1.1. Dodání timesheetu do 5. dne v měsíci HH [zaměstnanci]

8.1.1.1. HH a PK mají nasdílený přehled o dodání time sheetů. Přehled udržuje HH a PK zkontroluje před vytvořením platebního příkazu.

8.1.2. Zaúčtování mezd do 10. dne v měsíci [PK]

8.1.2.1. Kontrola mezd do 12. dne v měsíci [JK]

8.1.2.1.1. Vytvoření platebního příkazu ke mzdám a odměnám ičařů a nahrání do internetového bankovnictví do 13. dne v měsíci [PK]

9. 2. PLATBY ODMĚN

10. 1. PROPLÁCENÍ FAKTUR

11. BH = BUDGET HOLDERI Antonín Blatný, Tomáš Rieger, Ondřej Sedloň, Michaela Blažejová, Jana Kamarýtová, Tereza Svobodová

12. 1. POKUD VĚC NEBYLA SOUČÁSTÍ BP Musí být dopředu oznámeno a schváleno CFO a CEO. CEO vyhodnotí, zda se jedná o nezbytný výdaj s ohledem na vývoj businessu, CFO zkontroluje, zda si tento výdaj můžeme dovolit (stav cash flow a plnění KPIs). Výdaje nad rámec BP, které nebudou dopředu schválené, nebudou proplaceny - nejedná se pouze o faktury, ale také o mzdové náklady apod.

13. Ověření, zda bylo součástí BP / nebude BP překročen [BH]

13.1. Schválení [BH + info CFO a CEO o realizaci prací / projektů v hodnotě nad 250 tis CZK]

13.1.1. Realizace prací / projektu

13.1.1.1. Obdržení faktury

13.1.1.1.1. 1. Fakturu obdržel řadový zaměstnanec

13.1.1.1.2. 2. Fakturu obdržel manažer / BH

13.1.1.1.3. 3. Faktura zaslána přímo na [email protected]

14. PRAVIDLA: Všechny faktury jsou posílány na [email protected]). Faktury sem posílají pouze externí společnosti, budget holdeři a ičaři - nikoliv řadoví zaměstnanci. Pokud přijde faktura pouze fyzicky a ne elektronicky, Hanka ji naskenuje a pošle na tento e-mail. E-mail primárně spravuje Hanka Hejkrlík, přístup se má i Petr Růžička, Tereza Svobodová, Pavla Knolová a Tonda Blatný. Faktury, které nebudou zaslány na fakturační e-mail, nebudou proplaceny. Faktury ičarů se platí ve stejném termínu jako mzdy. HH ohlídá, že faktury od ičarů máme včas včetně timesheetu - tj. do 10. dne v měsíci. Na každou fakturu (platí ale i pro účtenky a doklady o zaplacení) HH napíše Nákladové středisko a Projekt. Pokud z dokladu není jasná věc, které se tato položka týká, potom i tuto informaci.

15. 2. POKUD BYL PŘEKROČEN BP Univerzální pravidlo (pro každé nákladové středisko) Utrácím v souladu s BP, hlídám si to! V rámci měsíce se můžu odchýlit, ale součet za celý rok nesmí být překročen, pokud pro změnu/navýšení budgetu nedostanu souhlas od CEO a CFO. V případě, že bude potřeba navýšit budget, je nutné toto komunikovat dostatečně dopředu CFO a CEO - tj. hned jak se o události dozvím. Beru v potaz, že navýšení nemusí být schváleno.