Žádost o nákup zboží / služeb [CIRC team] formou vyplněné objednávky v Odoo

1. Dle payment policy

2. 3. PLATBY KARTOU

3. Stejný výplatní termín jako u zaměstnanců.

4. KONTRAKTOŘI

5. ZAMĚSTNANCI

6. 2. PLATBY ODMĚN

7. 1. PROPLÁCENÍ FAKTUR - mimo naše kontraktory

8. 1. POKUD VĚC NEBYLA SOUČÁSTÍ BP Musí být dopředu oznámeno a schváleno Foundery. Foundeři vyhodnotí, zda se jedná o nezbytný výdaj s ohledem na vývoj businessu, CFO zkontroluje, zda si tento výdaj můžeme dovolit (stav cash flow a plnění KPIs). Výdaje nad rámec BP, které nebudou dopředu schválené, nebudou proplaceny - nejedná se pouze o faktury, ale také o mzdové náklady apod.

9. Vytvoření objednávky v systému Odoo [ičaři]

9.1. Kontrola a schválení objednávky [TP]

9.1.1. Poslání faktury včetně timesheetu a přehledu dovolené / přesčasů / sickdays + příp. dokladů / účtenek k proplacení [ičaři]

9.1.1.1. Kontrola faktur na objednávku, kontrola faktických náležitostí faktur + příp. urgence v příp. nedodání (5. den v měsíci). Fa společně s timesheetem a přehledem dovolené / přesčasů a sickdays se posílá na [email protected] + do kopie přímý nadřízený / BH. Toto schvalování probíhá u každé faktury, tj. každý měsíc. [TP] [BH]

9.1.1.1.1. Schválení přímým nadřízeným do 9. dne v měsíci [BH]

10. Dodání docházky + přehledu dovolené / přesčasů / sickdays do 3. dne v měsíci manažerovi a TP [zaměstnanci]

10.1. Schválení docházky do 5. dne v měsíci [manažeři]

10.1.1. Dodání timesheetu do 5. dne v měsíci [zaměstnanci]

10.1.1.1. TP a Dype mají nasdílený přehled o dodání time sheetů a docházky. Přehled udržuje TP a Dype zkontroluje před vytvořením platebního příkazu.

10.1.2. Zaúčtování mezd do 7. dne v měsíci [Dype]

10.1.2.1. Kontrola mezd do 9. dne v měsíci [TS]

10.1.2.1.1. Vytvoření platebního příkazu ke mzdám a odměnám ičařů a nahrání do internetového bankovnictví do 13. dne v měsíci [Dype]

11. BH = BUDGET HOLDERI Josef Neumann, Pavel Černoch, Kateřina Szokalová, David Steinberger, Lukáš Němec, Tereza Svobodová

12. Kontrola objednávek a ověření souladu s BP [TP]

12.1. Schválení objednávky na interní poradě, která se koná 1x týdně [BH + Founders]

12.1.1. V případě, že schváleno - označení objednávek v systému jako schválené [TP]

12.1.1.1. Zaslání objednávky dodavatelům a oznámení o možnosti zahájení prací / projektu [BH]

12.1.1.1.1. Info směrem k dodavatelům o nutnosti uvedení čísla objednávky na fakturu [BH]

12.1.2. V případě potřeby úpravy již schválené objednávky pošle BH žádost o její znovuotevření (úpravu)

12.1.2.1. Nové kolo kontroly a schvalování objednávky

13. PRAVIDLA: Všechny faktury jsou posílány na [email protected]). Faktury sem posílají pouze externí společnosti, budget holdeři a ičaři - nikoliv ostatní zaměstnanci. Pokud přijde faktura pouze fyzicky a ne elektronicky, TP ji naskenuje a pošle na tento e-mail. E-mail primárně spravuje TP přístup se má i Foundeři, CFO a účetní. Faktury, které nebudou zaslány na fakturační e-mail, nebudou proplaceny. Faktury ičarů se platí ve stejném termínu jako mzdy. TP ohlídá, že faktury od ičarů máme včas včetně timesheetu - tj. do 10. dne v měsíci. Na každou fakturu (platí ale i pro účtenky a doklady o zaplacení) TP uvede Budget centrum a Budget code. Pokud z dokladu není jasná věc, které se tato položka týká, potom i tuto informaci.

14. 2. POKUD BYL PŘEKROČEN BP Univerzální pravidlo (pro každé Budet centrum) Utrácím v souladu s BP, hlídám si to! V rámci měsíce se můžu odchýlit, ale součet za celý rok nesmí být překročen, pokud pro změnu/navýšení budgetu nedostanu souhlas od Founderů a potvrzení od CFO. V případě, že bude potřeba navýšit budget, je nutné toto komunikovat dostatečně dopředu Beru v potaz, že navýšení nemusí být schváleno.