Žádost nákup zboží / služeb [CIRC team] formou vyplněné objednávky v systému

1. Ke všem platbám kartou si uschovám účtenky posílám jejich scan/foto na email [email protected] bez odkladu, nejpozději však do 2 pracovních dní následujícího měsíce od transakce. Všechny faktury se posílají na [email protected]. Od 1.1.2023 bude nutné na všechny doklady uvádět následující informace: Projekt, Středisko + účel, pokud to z dokladu není zřejmé. Fyzické doklady dokládám do Příbrami Pavle Knolové při nejbližší cestě, případně předám doklady kolegovi, který má cestu do Příbrami.

2. 3. PLATBY KARTOU

3. Stejný výplatní termín jako u zaměstnanců.

4. IČAŘI

5. ZAMĚSTNANCI

6. 2. PLATBY ODMĚN

7. 1. PROPLÁCENÍ FAKTUR

8. 1. POKUD VĚC NEBYLA SOUČÁSTÍ BP Musí být dopředu oznámeno a schváleno CFO a CEO. CEO vyhodnotí, zda se jedná o nezbytný výdaj s ohledem na vývoj businessu, CFO zkontroluje, zda si tento výdaj můžeme dovolit (stav cash flow a plnění KPIs). Výdaje nad rámec BP, které nebudou dopředu schválené, nebudou proplaceny - nejedná se pouze o faktury, ale také o mzdové náklady apod.

9. Požadavek na nákup. [BAK team]

9.1. Příslušný Budget Holder ověří stav budgetu a potvrdí/schválí nákup.

9.1.1. Pokud schváleno, můžu firemní kartou zaplatit:

9.1.1.1. Výdaje spojené s jednáním s klienty (např. obchodní obědy, večeře, tištěné dokumenty pro jednání).

9.1.1.2. Výdaje za právní dokumenty (např. víza).

9.1.1.3. Ubytování na pracovních cestách.

9.1.1.3.1. Ubytování objednává a zařizuje office manager / asistent. Platit můžu firemní kartou. Nezapomenu si vzít v hotelu fakturu a doklad o zaplacení!

9.1.1.4. Jízdné za autobusovou, vlakovou a lodní dopravu včetně služebního vozidla, mimo letecké dopravy.

9.1.1.5. Nezbytné léčebné výlohy (např. očkování).

9.1.1.6. Místní doprava během cesty (jízdné za taxi, pronájem auta apod.).

9.1.1.7. Pohonné hmoty.

9.1.1.8. Servis firemního vozidla.

9.1.1.9. Školení a vzdělávací materiály.

9.1.1.10. Nákup hardware, software a kancelářských potřeb.

9.1.1.10.1. Kromě souhlasu odpovědného Budget Holdera potřeba sladění s techniky ([email protected]), kteří mají na starost výběr hw a sw.

9.1.1.11. Nákup občerstvení do kanceláře.

9.1.1.12. Výdaje související s konáním firemních teambuilding akcí (ubytování, občerstvení apod.)

9.1.1.13. Další drobné výdaje po schválení zodpovědného pracovníka.

10. Poslání faktury na [email protected] včetně timesheetu + příp. dokladů / účtenek k proplacení do 10. dne v měsíci [ičaři]

10.1. Kontrola faktických náležitostí faktur + příp. urgence v příp. nedodání (5. den v měsíci). Fa společně s timesheetem se posílá ke schválení přímému nadřízenému / BH. Toto schvalování probíhá u každé faktury, tj. každý měsíc. [HH]

10.1.1. Schválení faktury přímým nadřízeným do 12. dne v měsíci [manažeři]

10.1.1.1. Uvedení nákladového Střediska a příp. i Projektu (tam, kde to je 100% na 1 projektu) a zaslání PK k zaúčtování [HH]

10.1.1.1.1. Účtování faktur + přidělení na Středisko a příp. Projekt [PK]

11. Dodání docházky do 3. dne v měsíci manažerovi a PK [zaměstnanci]

11.1. Schválení docházky do 5. dne v měsíci [manažeři]

11.1.1. Dodání timesheetu do 5. dne v měsíci HH [zaměstnanci]

11.1.1.1. HH a PK mají nasdílený přehled o dodání time sheetů. Přehled udržuje HH a PK zkontroluje před vytvořením platebního příkazu.

11.1.2. Zaúčtování mezd do 10. dne v měsíci [PK]

11.1.2.1. Kontrola mezd do 12. dne v měsíci [JK]

11.1.2.1.1. Vytvoření platebního příkazu ke mzdám a odměnám ičařů a nahrání do internetového bankovnictví do 13. dne v měsíci [PK]

12. BH = BUDGET HOLDERI Antonín Blatný, Tomáš Rieger, Ondřej Sedloň, Michaela Blažejová, Jana Kamarýtová, Tereza Svobodová

13. Ověření souladu s BP [TP]

13.1. Schválení objednávky na interní poradě, která se koná 1x týdně [BH + Founders]

13.1.1. V případě, že schváleno - Realizace prací / projektu

13.1.1.1. Obdržení faktury

13.1.1.1.1. 1. Fakturu obdržel řadový zaměstnanec

13.1.1.1.2. 2. Fakturu obdržel manažer / BH

13.1.1.1.3. 3. Faktura zaslána přímo na [email protected]

14. PRAVIDLA: Všechny faktury jsou posílány na [email protected]). Faktury sem posílají pouze externí společnosti, budget holdeři a ičaři - nikoliv řadoví zaměstnanci. Pokud přijde faktura pouze fyzicky a ne elektronicky, Hanka ji naskenuje a pošle na tento e-mail. E-mail primárně spravuje Hanka Hejkrlík, přístup se má i Petr Růžička, Tereza Svobodová, Pavla Knolová a Tonda Blatný. Faktury, které nebudou zaslány na fakturační e-mail, nebudou proplaceny. Faktury ičarů se platí ve stejném termínu jako mzdy. HH ohlídá, že faktury od ičarů máme včas včetně timesheetu - tj. do 10. dne v měsíci. Na každou fakturu (platí ale i pro účtenky a doklady o zaplacení) HH napíše Nákladové středisko a Projekt. Pokud z dokladu není jasná věc, které se tato položka týká, potom i tuto informaci.

15. 2. POKUD BYL PŘEKROČEN BP Univerzální pravidlo (pro každé nákladové středisko) Utrácím v souladu s BP, hlídám si to! V rámci měsíce se můžu odchýlit, ale součet za celý rok nesmí být překročen, pokud pro změnu/navýšení budgetu nedostanu souhlas od CEO a CFO. V případě, že bude potřeba navýšit budget, je nutné toto komunikovat dostatečně dopředu CFO a CEO - tj. hned jak se o události dozvím. Beru v potaz, že navýšení nemusí být schváleno.