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Formato Condicional en Excel by Mind Map: Formato Condicional en
Excel
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Formato Condicional en Excel

Es una funcionalidad para el análisis de datos ya que puedes dar un formato especial a un grupo de celdas en base al valor de otra celda. Permite aplicar un tipo de fuente específico o un color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y así poder identificarlas fácilmente en pantalla.

Fundamentos de formato condicional

Es una manera de hacer que la herramienta aplique un formato especial para aquellas celdas que cumplen con ciertas condiciones.

Razón para utilizar el formato condicional

Puede hacer más fácil la tarea de cambiar automáticamente el formato de la celda que cumple con ciertos criterios.

. Ejemplos de formato condicional, Formato especial para todos los valores entre 20 y 30:, Resaltar los valores por debajo del promedio (Para este ejemplo el promedio es 22.2)., ¿Cómo se aplica el formato condicional?, Al seleccionar alguna de las opciones del menú, el formato se aplicará para aquellas celdas que cumplan con cierta condición o regla. Un formato condicional en Excel está siempre basado en una regla que posteriormentre se podrá editar si así lo deseas. Se pueden dividir en dos grandes grupos:, Reglas basadas en valores de celda: Estas reglas se basan en el mismo valor de la celda (Mayor que, Menor que, Igual a, Entre, etc.). Reglas basadas en fórmulas: Estas reglas ofrecen mayor flexibilidad porque puedes aplicar un formato especial utilzando una fórmula donde podrás aplicar una lógica más compleja. Por lo mismo es un poco más complicado de aprender, pero una vez que lo hagas seré muy intuitivo de utilizar.

Borrar reglas de formato condicional

.

Eliminar formato condicional de celdas seleccionadas

Una manera de remover los formatos condicionales es seleccionar las celdas que tienen el formato que deseas eliminar y hacer clic sobre Formato condicional y seleccionar la opción Borrar reglas y posteriormente Borrar reglas de las celdas seleccionadas.

Eliminar formato condicional de todas las celdas

El segundo método para remover los formatos es seleccionar la segunda opción del menú previamente mencionado: Borrar reglas de toda la hoja. Al seleccionar esta opción debes estar seguro de que no necesitas ningún formato condicional en toda la hoja de Excel ya que se borrarán todos y cada uno de ellos.

Eliminar algunas reglas de formato condicional

en caso de tener varias reglas de formato y solamente querer remover una sola de ellas. De igual manera debes seleccionar las celdas que tienen el formato y hacer clic en Formato condicional y posteriormente en la opción Administrar reglas, lo cual mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

Aplicar formato condicional a valores duplicados o valores únicos

Es a aquellas celdas que son únicas en nuestra lista de datos ó por el contrario, aplicar formato condicional a aquellas celdas que se repiten.

Fomato condicional a valores duplicados

En primer lugar deberás seleccionar el rango de datos al cual se le aplicará el formato condicional:, Después deberás ir a la ficha Inicio y en el grupo Estilos hacer clic sobre Formato Condicional y posteriormente desplegar el menú Resaltar reglas de celdas y elegir la opción Duplicar valores., Se mostrará el cuadro de diálgo Duplicar Valores., Deja las opciones predeterminadas y haz clic en Aceptar. Todos los valores son resaltados excepto el día Sábado porque es el único de toda la lista que no se repite:

Formato condicional a valores únicos

Ahora vamos a invertir el formato, es decir, queremos que el formato se aplique a los valores únicos de nuestros datos y en este caso significará que solamente la celda del día Sábado quedará con formato. De nuevo selecciona el rango de datos y haz clic en la ficha Inicio en el grupo Estilos selecciona el comando Formato condicional y a continuación en Administrar reglas., Eso mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales., En el cuadro de diálogo podrás observar la regla que acabamos de crear. Haz clic sobre la regla para seleccionarla y posteriormente clic sobre el botón Editar regla lo cual mostrará el cuadro de diálogo Editar regla de formato. Sobre este nuevo cuadro de diálogo selecciona la opción único dentro de la lista desplegable., Haz clic en el botón Aceptar. Y de nuevo haz clic sobre Aceptar y se aplicará la nueva regla sobre los datos dejando solamente al día Sábado con un formato especial por ser el único valor que no se repite.

Reglas superiores e inferiores para analizar datos

Reglas superiores e inferiores de formato condicional La regla 10 superiores te permitirá resaltar de manera inmediata las celdas que contengan los 10 valores con mayor valor dentro del rango de celdas. El cuadro de diálogo de esta regla es el siguiente:

Observa que puedes cambiar el número de elementos a seleccionar, por lo que en lugar de los 10 superiores podrías seleccionar los 20 superiores si así lo deseas. La regla 10 inferiores funciona de manera similar, solo que Excel obtendrá las celdas con menor valor dentro del rango.

La regla 10% de valores superiores es similar a las reglas anteriores, pero en lugar de indicar un número específico de celdas se introduce un porcentaje de celdas a seleccionar. Por ejemplo, dentro de un rango que contiene 20 celdas, si se especifica un 10% entonces el formato condicional se aplicará a las 2 celdas con mayor valor porque el 10% de 20 celdas son 2 celdas. El cuadro de diálogo es el siguiente:

De la misma manera puedes aumentar o disminuar el porcentaje. Si especificas un 20% para un rango de 20 celdas, entonces el formato condicional se aplicará a 4 celdas. La regla 10% de valores inferiores selecciona el 10% de celdas del rango que tenga el menor valor.

Finalmente la regla Por encima del promedio hace dos cosas. En primer lugar calcula el valor promedio de las celdas del rango seleccionado y posteriormente aplica el formato condicional a todas aquellas celdas que tienen un valor por encima del promedio recién calculado. Al no tener nigún argumento, el cuadro de diálogo de esta regla solamente solicta el formato a aplicar:

La regla Por debajo del promedio seleccionará todas las celdas que tengan un valor inferior al promedio. También puedes consultar el artículo Resaltar celdas con formato condicional para conocer más sobre otras reglas de formato condicional.

Resaltar celdas con formato condicional

Menú de formato condicional: Resaltar reglas de celdas

Este menú nos dará la oportunidad de destacar celdas que cumplan con la regla de formato condicional especificada.

Reglas de formato condicional, La opción Es mayor que muestra el siguiente cuadro de diálogo:, Para este ejemplo coloqué el número 50 en la caja de texto, dejé el formato predeterminado y el resultado fue el siguiente:, Las opciones Es menor que, Es igual a, Texto que contiene, esperan que ingreses un solo valor con el cual comparar las celdas a las que se aplicará el formato. La opción Entre muestra un cuadro de diálogo diferente porque solicita 2 valores que delimitarán el rango de valores a buscar:, La opción Una fecha muestra una lista de opciones de donde podrás seleccionar la que mejor se adapte a tus necesidades.