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Getting Things Done by Mind Map: Getting Things Done
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Getting Things Done

Getting Things Done, cuyas siglas son GTD, es un método de gestión de las actividades. GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico. De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realización de aquellas tareas.

es el "cubo" de entrada

analógicos

Hipster-PDA

cuadernillo

digitales

aplicación móvil

aplicación desktop

email, b. de entrada

En espera

por proyectos

conjuntos de tareas con un fin común

Recopilar, capturar

Depositar en "cubos" externos, todo aquello que necesitemos recordar, realizar o darle seguimiento. Allen se refiere a los correos electrónicos, grabadoras, libretas de notas, PDAs y agendas como simples "cestas" o "cubos" de almacenamiento. El objetivo es "sacar" todo de nuestra mente y recogerlo en alguno de estos elementos de almacenamiento para luego procesarlos. Tras el procesamiento, todos los "cubos" deberían vaciarse al menos una vez por semana.

Bucket

Procesar

Cuando estés procesando tu "cubo", deberías seguir estrictamente este orden: Empezar siempre por el principio No procesar más de un elemento a la vez. No enviar de vuelta al "cubo" a ningún elemento. Si un elemento requiere de una acción para ser realizado: Si lleva menos de dos minutos, hazlo. Si no es tu tarea, delégalo adecuadamente. Posponlo. Si un elemento no requiere una acción, Archívalo como referencia. Deséchalo si no es procedente. Déjalo en cuarentena si no puedes llevarlo a cabo en ese momento. Regla de los dos minutos: "Si una tarea requiere menos de dos minutos, hazla inmediatamente". "Dos minutos" es una cifra orientativa, considerando que ese es también aproximadamente el tiempo que en cualquier caso habría que invertir para posponerla.

Principios

Seguir orden

Un elemento por vez

No enviar de vuelta

Ser metódicos, al menos 1 vez al día

Tareas

¿Cómo llamarlas?

Acciones, 1- Hacerla, Si cuesta menos que posponerla/delegarla... (aprox 2 minutos), 2- Delegarla, Si no se es la persona adecuada, Cómo?, Enviar a la persona un Email, Escribir una nota, Voicemail, Hablarlo, Track (seguimiento), Notas WF, Marcarlas como pendientes (Waiting For -WF), Ejemplos, "esperando respuesta de Curro", Indicar la fecha en la que se delegó, 3- Posponerla (Differ it), Cuando, Duran más de 2 minutos, Somos la persona adecuada, Dónde, Tareas pendientes, Clasificadas, Cómo, Anotar la tarea a hacer, Anotar la prioridad / cuando hay que tenerlo hecho, Revisarlas regularmente

No acciones, Archivar como referencia, Desechar

Organizar

Allen describe el conjunto de listas sugeridas que puedes usar para mantener un seguimiento de los elementos que esperan ser atendidos: Acciones próximas - Para todo elemento que requiere tu atención, decide cuál es la próxima acción que es necesario tomar para llevarlo a cabo. Por ejemplo, si el elemento significa 'Escribir un informe del proyecto', la acción próxima puede ser "Escribir a Fred para reunirnos unos minutos" o 'Llamar a Jim para preguntarle los requisitos del informe' o algo por el estilo. Aunque puede haber muchos pasos y acciones que se requieran para completar un hito, siempre habrá algo que tú necesites hacer primero y debería ser guardado en la lista de acciones próximas. Preferiblemente, éstas se guardarán por el contexto en el que se pueden hacer: 'en la oficina', 'por teléfono', o 'en la tienda'. Proyectos - toda tarea inconclusa (que Allen denomina open loop 'bucle abierto') en tu vida o trabajo que requiere más de una acción para ser realizada se considera un 'proyecto'. Estas acciones deben ser revisadas periódicamente para asegurar que todo proyecto tiene una próxima acción asociada a él y que puede ser llevada a cabo. En espera - cuando tú has delegado una acción en alguien o estás esperando un evento externo antes de continuar trabajando en un proyecto debe ser registrado en tu sistema y comprobado periódicamente para ver si existe alguna acción adecuada o hay algún recordatorio que necesite ser enviado. Algún día/Quizá - se trata de cosas que quieres hacer pero actualmente no es posible. Algún ejemplo podría ser 'aprender Chino' o 'tomarse unas vacaciones para hacer submarinismo'. Un calendario también es algo importante para llevar un seguimiento de tus citas y compromisos; sin embargo, Allen recomienda específicamente que el calendario se reserve para lo que el denomina "paisaje yermo" (hard landscape): cosas que se deben hacer obligatoriamente en un plazo específico, o reuniones y citas que han sido fijados en un momento en particular. Los elementos de la lista 'Pendiente' deberían reservarse para la lista de acciones próximas. La clave definitiva de la organización según GTD es el sistema recordatorio. Getting Things Done afirma que un sistema recordatorio debe ser fácil, simple y amigable. Puede ser, incluso, un trozo de papel, si necesitas almacenar referencias, deberías tener un archivo dedicado para ello y para ninguna otra cosa. La sugerencia de Allen es que mantengas un único sistema recordatorio ordenado alfabéticamente para hacer tan rápido y fácil como sea posible el hecho de almacenar y buscar la información que necesitas. Los usuarios del servicio de correo electrónico de Google, Gmail, pueden utilizar las etiquetas para crear listas y proyectos tal y como se explica en el artículo de Bryan Murdaugh "Getting Things Done with Gmail". Esto mantiene muchas de los conceptos de GTD pero puesto en marcha a través del correo electrónico. Para los usuarios de Gmail que usan Firefox como navegador, la extensión GTDInbox extension les servirá como interfaz GTD hacia Gmail de una manera fácil, útil y cómoda.

Acciones

Acciones próximas

Algún día

Encadenarlas

por contexto, de ejecución

Almacenarlas/gestionarlas

medios analógicos, pizarra, post-it, pilas de tarjetas, método 42 carpetas

medios digitales, aplicación móvil, aplicación desktop, email

Revisar

Las listas de acciones y recordatorios serán completamente inútiles si no las revisamos al menos diariamente o siempre que tengamos un momento libre. Dado el tiempo, la energía y los recursos que tenemos en un momento en particular, se debe decidir cuál es el elemento más importante que debe ser llevado a cabo en ese preciso momento y hacerlo. Si te domina la dejadez, puede que termines siempre las tareas fáciles y dejes sin hacer las difíciles. Para solventar esto, tienes que escoger la acción según el orden en el que están contenidas en las listas tal y como las procesaste desde la bandeja de entrada. La disciplina GTD requiere que se revisen al menos semanalmente todas las acciones destacadas, proyectos e ítems “en espera”, asegurándose de que todas las tareas nuevas o eventos venideros están incluidos en el sistema y que está actualizado. Como ayuda para refrescar la memoria, Allen sugiere la creación de un fichero de carpetas colgantes con las tareas y proyectos más destacados.

crear hábito

y

reajustar prioridades

elegir el momento

Hacer

Cualquier sistema de organización no es bueno si gastamos mucho tiempo en organizar las tareas en lugar de hacerlas. David Allen afirma que si simplificas el proceso de organización, estarás menos predispuesto a la dejadez o a la saturación con una gran número de tareas abiertas.

Más simple, más directo

HACER

ver la otra wave para reflexiones al respecto

herramientas y técnicas