Khái Niệm Và Thao Tác Cơ Bản - Excel -

Get Started. It's Free
or sign up with your email address
Rocket clouds
Khái Niệm Và Thao Tác Cơ Bản - Excel - by Mind Map: Khái Niệm Và Thao Tác Cơ Bản -  Excel -

1. Microsoft Excel là gì?

1.1. Khái Niệm

1.1.1. Là chương trình xử lý bảng tính

1.1.2. Được thiết kế để giúp ghi lại, trình bày các thông tin xử lý dưới dạng bảng

1.1.3. Thực hiện tính toán và xây dựng các số liệu thống kê trực quan có trong bảng từ Excel

1.2. Biểu Tượng

1.2.1. chữ X màu xanh lá cây

2. Lịch Sử

2.1. Ra Đời

2.1.1. Microsoft đã giới thiệu một phần mềm bảng tính được gọi là Multiplan vào năm 1982

2.1.2. Phần mềm rất được phổ biến trên hệ điều hành CP/M, nhưng trên MS-DOS thì nó đã không còn được như vậy

2.1.3. 1 chương trình bảng tính mới mang tên Excel với khẩu hiệu "'do everything 1-2-3 does and do it better" ra đời.

2.2. Hình Thành

2.2.1. Phiên bản đầu tiên của Excel được phát hành lần đầu tiên trên máy MAC vào năm 1985

2.2.2. Trên Windows (đánh số 2.0 xếp ngang hành với MAC và được tích hợp với môi trường run-time của windows) vào tháng 11 năm 1987

2.3. Phát Triển

2.3.1. đến cuối năm 1988, Excel bắt đầu bán được nhiều hơn so với 1-2-3 và giúp Microsoft đạt được vị trí hãng phát triển phần mềm hàng đầu

3. Thành phần

3.1. Workbook

3.1.1. Là một Sổ làm việc mà trên đó bạn làm việc (tính toán, vẽ đồ thị,…) và lưu trữ dữ liệu

3.1.2. Tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một têp̣ (file)

3.1.3. Chứa rất nhiều trang tính (worksheet) hay trang biểu đồ (chart sheet)

3.2. Worksheet

3.2.1. Là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu

3.2.2. Được chứa trong sổ làm viêc

3.2.3. Chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng

3.2.4. Chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng

3.3. Chart sheet

3.3.1. Là một trang tính trong sổ làm viêc

3.3.2. Chỉ chứa một đồ thị

3.3.3. Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị

3.4. Sheet tabs

3.4.1. Tên của các trang tính sẽ thể hiện trên các tab đặt tại góc trái dưới của cửa sổ sổ làm viêc̣

3.4.2. Để di chuyển từ trang tính này sang trang tính khác ta chỉ việc bấm chuột vào tên trang tính cần đến trong thanh tab trang tính

4. Thành Phần Chính Trên Màn Hình

4.1. Phần ‘tiêu đề'

4.1.1. 3 nút bên phải được sư dụng nhiều nhất

4.1.1.1. Close

4.1.1.2. Minimize

4.1.1.3. Maximize / Restore down

4.1.2. Các nút bên trái cho phép save, undo… người dùng tùy chỉnh theo mong muốn

4.2. Thanh công cụ Ribbon

4.2.1. Home

4.2.2. Insert

4.2.3. Page Layout

4.2.4. Formulas

4.2.5. Data

4.2.6. Review

4.2.7. View

4.2.8. Developer

4.2.9. Options Popular

4.2.10. Add-Ins

4.3. Thanh Formula Bar

4.3.1. Khoảng trắng bên trái chứa “C4” : đây là name box – là tên của ô hoặc vùng dữ liệu được chọn

4.3.2. Phần trắng bên phải sau chữ “fx” : là vùng nhập dữ liệu, công thức… vào ô được chọn

4.4. Phần ‘ Nhập liệu ‘

4.4.1. Tên cột A,B,C,D… và tên dòng 1,2,3…

4.4.2. Các ô ; cấu thành bởi sự giao nhau giữa một dòng và một cột ví dụ ô C4 nằm ở cột C dòng 4

4.5. Phần ‘Sheet tab

4.5.1. Bao gồm các trang tính khác nhau và thanh giúp di chuyển giữa các trang tính

4.5.2. Ngoài ra còn các thanh cuộn ngang, dọc, phóng to khổ trang tính ….

5. Lỗi Thường Gặp Và Cách Khắc Phục

5.1. Lỗi độ rộng của cột

5.1.1. lỗi thiếu độ rộng để chứa vùng dữ liệu.

5.1.2. Cách khắc phục

5.1.2.1. Cách 1: dùng chuột kéo độ rộng của các cột ra sao cho phù

5.1.2.2. Cách 2: nhấn chuột vào ô bạn nhập dữ liệu sau đó click chuột vào Wrap Text trên thanh công cụ.

5.2. #VALUE! Lỗi giá trị

5.2.1. Khi bạn nhập giá trị thời gian, ngày tháng mà là số âm

5.2.2. nhập vào công thức một chuỗi trong khi hàm yêu cầu 1 số hoặc 1 giá trị logic

5.2.3. đang nhập hoặc chỉnh sửa một công thức mà bạn lỡ tay nhấn phím Enter

5.2.4. Nhập quá nhiều tham số cho 1 toán tử hoặc 1 hàm trong khi đó nó chỉ dung một tham số duy nhất

5.2.5. Thi hành một lệnh tự động liên quan đến một hàm mà hàm đó trả về lỗi #VALUE!

5.3. #DIV/0! Lỗi chia cho 0

5.3.1. Nhập vào công thức số chia là 0

5.3.2. Số chia trong công thức là một tham chiếu đến ô trống

5.4. #NAME! Sai tên

5.4.1. Khi bạn dùng Unikey vô tình gõ sai tên hàm

5.4.1.1. Cách khắc phục là trước khi thực hiện gõ các hàm bạn nên tắt bộ gõ UNIKEY

5.4.1.2. Hay khi bạn dùng các hàm không thường trực vào menu Tools trong Add-in bạn đánh dấu tích vào tiện ích Analysis Toolpak.

5.4.2. Nhập chuỗi công thức mà không có dấu nháy đôi “…” hoặc là không có dấu : trong công thức hàm.

5.4.2.1. Cách khắc phục là sửa lại tên hàm cho đúng, hoặc nhập đúng mảng cần tham chiếu.

5.4.3. Dùng những kí tự không được phép trong các công thức

5.5. #REF! Lỗi dùng sai vùng tham chiếu

5.5.1. Xóa các ô đang được tham chiếu ở trong công thức,

5.5.2. Dán những giá trị tạo ra từ công thức lên vùng tham chiếu của công thức đó

5.6. #N/A! Lỗi dữ liệu.

5.6.1. Các loại lỗi

5.6.1.1. Giá trị trả về không tương thích từ các hàm dò tìm

5.6.1.2. Dùng hàm HLOOKUP, VLOOKUP, MATCH dùng để trả về các giá trị của bảng chưa được sắp xếp

5.6.1.3. Sử dụng các dữ liệu không đồng nhất

5.6.1.4. Quên một hoặc nhiều đối số trong các hàm tự tạo

5.6.1.5. Dùng một hàm tự tạo không hợp lí

5.6.2. Cách khắc phục

5.6.2.1. Chỉ cần xem kĩ lại công thức và chỉnh sửa ô mà bạn tham chiếu tới

5.7. #NUM! Lỗi dùng sai dữ liệu kiểu số.

5.7.1. Các loại lỗi

5.7.1.1. sử dụng một số không phù hợp trong công thức sử dụng các đối số là dữ liệu kiểu số

5.7.1.2. khi dùng hàm lặp đi lặp lại nhiều lần khiến cho kết quả không được trả về khi thực hiện tính toán trong hàm

5.7.1.3. sử dụng tính toán một con số quá lớn, hoặc quá bé so với mức khả năng tính toán của Excel

5.7.2. Cách khắc phục

5.7.2.1. Ví dụ: phép tính =999^999 Excel sẽ báo lỗi dữ liệu quá lớn #NUM. Nên giảm bớt giá trị tính toán lại

5.8. #NULL! Lỗi dữ liệu trống

5.8.1. xảy ra khi dùng một toán tử không phù hợp, hay dùng một mảng không có phân cách

5.8.2. Ví dụ: Sử dụng phép toán =SUM(A1:A5 B1:B5) Hàm này không có các điểm giao nhau giữa 2 đối số, để khắc phục bạn phải xác định chính xác điểm giao nhau giữa 2 hàm

6. Các Thao Tác Cơ Bản Trong Excel

6.1. Thao tác với ô và vùng

6.1.1. Nhận dạng ô và vùng (cells, range)

6.1.2. Chọn vùng

6.1.3. Sao chép và di chuyển vùng

6.1.4. Nối (Merge) và tách các ô (Split)

6.1.5. Nối nhiều ô thành một ô

6.1.6. Tách một ô đã nối thành nhiều ô

6.2. Thao tác với dòng và cột

6.2.1. Chèn ô trống

6.2.2. Chèn dòng, cột

6.2.3. Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng

6.3. Thao tác với trang tính

6.3.1. Chèn thêm trang tính mới vào sổ làm việc

6.3.2. Đổi tên trang tính

6.3.3. Ẩn/ Hiện trang tính

6.4. Định dạng

6.4.1. Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes)

6.5. Tìm và thay thế dữ liệu

6.6. Các chế độ hiển thị trang

6.6.1. Nhập liệu

6.6.2. Nhập các ký tự đặc biệt

6.7. Phím tắt và thủ thuật

6.7.1. Phím Tắt

6.7.1.1. Truy cập Ribbon bằng bàn phím

6.7.1.2. Phím tắt

6.7.2. Tăng thêm số lần Undo cho Excel

7. So Sánh Excel phiên bản 2010 và 2007

7.1. Cung cấp đủ thông tin

7.2. In đơn giản hơn

7.3. Tạo file PDF chỉ bằng một cú kích chuột

7.4. Bổ sung chức năng xem trước tài liệu trước khi thực hiện cắt/dán

7.5. Cải thiện các tính năng chỉnh sửa đa phương tiện

7.6. Các thiết lập bảo mật mạnh mẽ hơn

7.7. Tạo biểu đồ thu nhỏ trong Excel 2010

8. Ứng dụng của Excel

8.1. cung cấp nhiều giao diện làm việc

8.1.1. cho phép thay đổi font, kiểu chữ, hình dạng của bảng tính

8.1.2. cho phép những thao tác thông dụng được tự động hóa

8.1.3. Gợi ý xử lý vấn đề thông minh hơn, đặc biệt khả năng đồ thị rất tốt

8.1.4. cung cấp những hàm tùy biến

8.2. ứng dụng vào những ngành nghề

8.2.1. Kế toán: tính toán chi phí, ...

8.2.2. Nhân sự: tính lương, lập danh sách nhân viên…

8.2.3. Hành chính: theo dõi văn phòng phẩm, chấm công…

8.2.4. Giáo dục: tính điểm học sinh, lập danh sách thi…

8.2.5. Kỹ sư: tính toán công trình xây dựng, thuật toán...