CLASIFICACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN

1. Es uno de los procesos que componen la Organización Documental, junto con la Ordenación y la Descripción.

2. La importancia de la clasificación se basa en saber agrupar los documentos de un fondo, de tal forma que se encuentren documentos de lo más amplio a lo más específico, según los principios de procedencia y de orden original

3. En este proceso se fijan y se reconocen las series que se ajustan al fondo, a la sección y subsección, según la estructura y el nivel jerárquico en las funciones de la organización.

4. Las acciones que se realizan dentro de la clasificación documental son las siguientes

4.1. Reconocimiento de elementos administrativos y procesos (según el manual de funciones y procedimientos y el organigrama institucional).

4.2. Implementación de Tablas de Retención.

4.3. Conformación de asuntos, subasuntos, series o subseries de cada área

4.4. Reconocimiento de tipos documentales de las series.

4.5. Separación de los documentos de apoyo.

4.6. Foliación.

4.7. Actualización de los inventarios documentales con cada transferencia

4.8. Determinar el sistema de ordenamiento.

5. Terminada esta actividad se puede iniciar el proceso de ordenación y luego de descripción de los archivos.

6. consiste en dar una distribución intelectual y jerárquica a los documentos, agrupándolos en grandes conjuntos.

7. Dicha agrupación no es física como tal sino puede ser solo intelectual, la cual es asociada a la gestión de las organizaciones.