1. tR
1.1. Task #2
1.1.1. Una de los conceptos centrales en la administración es la organización, ya que es el objeto central del proceso administrativo, no obstante, ésta se debe de concebir como parte de un entorno mayor, ya en la década de los años sesentas se aportó mediante la Teoría General de Sistemas la complejidad de su análisis, en el cual se deberían incluir todas sus dimensiones: entorno, objetivos, estructura administrativa, recursos humanos, recursos tecnológicos, financieros y materiales además de los procesos administrativos
1.2. Entorno de la organización
1.2.1. La concepción de los denominados teóricos macro-abiertos hicieron importantes contribuciones al análisis organizacional relacionados con el entorno, entre las que destacan: la existencia de entornos dinámicos que exigían una serie de cambios y ajustes al interior a fin de adaptarse; el reconocimiento de que parte del entorno hace posible las tareas de la organización; la existencia del poder y recursos como algo que reside también en el entorno y la importancia de considerar la tecnología en el análisis organizacional.
1.3. Comportamiento en la organización
1.3.1. Es necesario resaltar que la modificación de las reglas formales no determina el cambio inmediato dentro de la organización, ya que el conjunto de normas se debe internalizar para adoptarlas como propias.
1.4. Los actores de la organización
1.4.1. La organización se encuentra conformada por un conjunto de miembros que poseen actividades determinadas, los cuales permiten alcanzar los objetivos de la misma, estos se denominan actores. Sin embargo, existen algunas posturas en las que incluyen también “el análisis de las formas de acción y organización de los trabajadores, sus representantes y sindicatos
1.5. La capacidad de organizar
1.5.1. El alcance de los objetivos planteados dentro de una organización depende, en gran medida, de la capacidad organizativa adecuada que le permita alcanzarlos, ésta se centra en las áreas directivas de la organización, lo que significa que en gran medida el éxito o fracaso de la misión depende de la coordinación adecuada.
1.6. Profesionalización
1.6.1. Prácticamente, existen dos perspectivas marcadas en torno al modelo de profesionalización, la primera se desprende de la Nueva Gestión Pública, específicamente de la Gestión Estratégica de Recursos Humanos, misma que en el caso mexicano se ha visto materializada a partir de la puesta en marcha de programas que pretenden combatir la corrupción e incrementar la transparencia del sector público.
2. Metodología para su diseño y desarrollo
2.1. Para elaborar un manual de organización es necesario seguir una metodología, es decir, seguir un conjunto de pasos sistematizados. Para este caso es necesario informarse acerca de la unidad administrativa, en este caso para obtener elementos básicos de análisis que nos sirvan saber nuestra posición en relación a la estrcutura orgánica, funcional y jurídica.
2.1.1. Definición de la problemática. “También llamada visión del estudio”. Que consta en la aproximación a los conceptos, evolución de una idea, percepción de la idea, depuración de la idea y consolidación de la idea. 2. Planeación y programación del estudio. “se establecerá la manera de cómo llevarlo a cabo, tomando en cuenta sus alcances y limitaciones”. Los pasos que sigue esta etapa son: delimitación del factor estudio, identificaciones fuentes de estudio ya sean internas o externas.
2.1.2. 3.Levantamiento de información. “Los datos deben mostrar con precisión la forma como se dan los hechos que interesa analizar”. Uno de los requisitos que deben cumplir los datos es la coherencia con la realidad.
2.1.3. 4. Análisis y diagnóstico administrativo. “Analizar es distinguir y separar las partes de un todo para llegar a conocer sus elementos, lo que se realiza una vez recopilados y registrados los datos””. En el procedimiento de análisis se siguen los siguientes pasos: conocer, describir, descomponer
3. Manuales de procedimientos
3.1. En la Administración existen diferentes tipos de manuales, mismos que tienen el objetivo de integrar un conjunto de conocimientos sobre la administración en una determinada organización. El objetivo es dejar sentada una estructura mínima de funcionamiento, de tal manera que exista una regularidad en el comportamiento organizacional.
3.1.1. Objetivos, función y utilidad del manual El objetivo principal del manual de procedimiento es transmitir las reglas o normas de operación en una unidad organizacional. La función esencial es optimizar el uso de los recursos en la ejecución de procesos.
3.1.2. Metodología para su diseño y desarrollo Existen muchas metodologías para el diseño y desarrollo del manual de procedimientos, a continuación se presentan una serie de pasos básicos para su diseño y desarrollo.
3.1.2.1. Paso 1. Identificación de elementos básicos. Diagnóstico, estructura orgánica y manual de organización
3.1.2.2. Paso 2. Identificación de los procedimientos. En este paso “Es necesario establecer un método que permita la identificación coherente de los procedimientos de la unidad administrativa, con respecto a su estructura y funciones”
3.1.2.3. Paso 3. Muestra de representaciones de procedimiento. En este paso se elige el formato que se puede utilizar para la elaboración de los manuales de procedimientos.
3.1.2.4. Paso 4. Desarrollo del manual de procedimientos. En este paso se presenta el producto final: un manual de procedimientos.
4. Los límites al cambio organizacional
4.1. Esta ambigüedad resulta de la compleja red de interacciones que se establecen en la acción organizada, de las continuas negociaciones políticas que se desarrollan en el marco del proceso de cambio y de las propias modificaciones que pueden inducir las distintas fuerzas contextuales. En este sentido, lo que sucede ante el cambio son un conjunto de trabajas que pueden surgir de las propias normas formales e informales, de la dinámica interna, del personal, de los intereses particulares de los empleados, de las disputas de poder interno o externo, del contexto e incluso del presupuesto
5. INTRODUCCIÓN: Al conocer esto nos permitirá identificar con mayor rapidez las necesidades de cambio o innovación de una organización, así como también los límites al cambio organizacional con los que nos enfrentaremos. Este conocimiento finalmente deberás aplicarlo y utilizarlo para la propuesta de diseño o re diseño que venimos realizando en este módulo 4.
6. El proceso de modernización administrativa. El establecimiento de los modelos tecnócratas en la segunda mitad de la década de los años ochenta del siglo pasado trajo consigo la modificación de la administración pública en México, se habló en ese momento de la necesidad de reformar la manera en la que se gobernaba. Lo anterior generó que los políticos en turno buscaran establecer valores empresariales dentro del gobierno, se habló de eficacia, eficiencia y la aplicación de las tecnologías de punta, los cuales eran ejes rectores del modelo.
6.1. Esta innovación administrativa venía inspirada en la ola modernizadora que significó el establecimiento del public management en los Estado Unidos en la década de los setentas, misma que se extendió hacia diversos países, incluidos los latinoamericanos, en donde se adoptó el termino español de Gestión Pública.
6.2. La aplicación de la gestión pública como sistema de administración se extendió por todo el mundo, por lo que cada uno de los gobiernos imprimió un sello particular. De acuerdo a María del Carmen Pardo (2010) se pueden resumir los efectos de la Nueva Gerencia Pública de la siguiente manera: 1. La disponibilidad de los dirigentes de las agendas a la rendición de cuentas del desempeño de sus unidades administrativas; 2. El incremento en la medición de resultados; 3. La mejoría en la asignación de responsabilidades; y 4. La sensibilización de los funcionarios en el manejo de recursos para incrementar la eficiencia y la eficacia de las organizaciones.
6.2.1. Entre los resultados que se pueden destacar de ésta modernización se encuentran: el empleo de indicadores para medir el desempeño de agencias, en el tema de la profesionalización se adoptan los contratos temporales, además de un sistema integral de desarrollo de los recursos humanos del sector público, el cual se transformó más tarde en el servicio profesional de carrera.
7. Entre los resultados que se pueden destacar de ésta modernización se encuentran: el empleo de indicadores para medir el desempeño de agencias, en el tema de la profesionalización se adoptan los contratos temporales, además de un sistema integral de desarrollo de los recursos humanos del sector público, el cual se transformó más tarde en el servicio profesional de carrera.
8. Manuales de organización
8.1. El manual de organización es un documento que “contiene, en forma ordenada y sistemática, la información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y/o procedimientos de una institución, que se consideren necesarios para la mejor ejecución del trabajo”
8.1.1. Objetivos, función y utilidad del manual. Entre los objetivos que cumple del manual de organización se tienen básicamente los siguientes: - Brindar información sobre antecedentes históricos. - Contiene las disposiciones jurídicas de la organización. - Contiene la estructura orgánica de la unidad administrativa en cada uno de los órganos administrativos. - Describe objetivos, funciones, responsabilidades y espacios. - Ayuda en el proceso de comunicación administrativa. - Facilita funciones administrativas y operativas.
8.1.2. Entre las funciones principales del manual de operaciones se pueden mencionar los siguientes: - Instrumento de consulta. - Instrumento de coordinación. - Elimina la duplicidad de esfuerzo. - Evita la confusión e incertidumbre.
9. Principales partes del manual
9.1. 1. Elementos de identificación. Esta contiene la portada que contiene el nombre de la unidad administrativa, entidad; logotipo, fecha de elaboración y/o actualización.
9.2. 2. Elementos de contenido. Estos elementos de contenido son la estructura del texto del manual, el contenido del libro, que debe presentarse de una manera coherente y ordenada. Las partes más comunes son:
9.2.1. Introducción. Se presenta brevemente el contenido del manual su propósito y finalidad.
9.2.2. Antecedentes históricos. Es la descripción de la historia de la unidad administrativa, en dado caso de que exista basta información se recomienda realizar una selección estratégica.
9.2.3. Marco jurídico-administrativo. Principales ordenamientos jurídicos que tiene vigencia para la unidad administrativa.
9.2.4. Atribuciones. Facultad de obrar o derecho de hacer de la unidad administrativa a partir de su marco jurídico.
9.2.5. Estructura orgánica. En esta parte se muestran las dimensiones de la unidad administrativa, así como la descripción de cada una de sus partes.
9.2.6. Organigramas. En ella se muestra niveles jerárquicos, comunicación, líneas de autoridad.
9.2.7. Objetivos. Menciona el propósito de la unidad administrativa y del manual organizacional.
9.2.8. Funciones. Describe cada una de las tareas asignadas a cada parte de la unidad administrativa y de esta manera cumplir los objetivos planteados.
9.2.9. Bibliografía. Contiene las fuentes usadas para la elaboración del manual, el formato está determinado en los lineamientos de elaboración (DGMDA, 2004).
10. Normatividad aplicable
10.1. “El titular de cada Secretaría de Estado expedirá los manuales de organización, de procedimientos y servicios al público necesarios para su funcionamiento, los que deberán contener información sobre la estructura orgánica de la dependencia y las funciones de sus unidades administrativas, así como sobre los sistemas de comunicación y coordinación y los principales procedimientos administrativos que se establezcan.
10.1.1. Por otro lado, el orden jurídico-administrativo debe seguir el siguiente orden jerárquico en forma descendente: a) Constitución Política de los Estados Unidos mexicanos b) Tratados c) Leyes d) Códigos e) Reglamentos f) Decretos g) Acuerdos h) Convenios i) Circulares y/u oficios j) Documentos normativos-administrativos k) Otras disposiciones (documentos que por su naturaleza no puedan ser incluidos en la clasificación anterior)