Kỹ năng sắp xếp & tổ chức công việc

Get Started. It's Free
or sign up with your email address
Rocket clouds
Kỹ năng sắp xếp & tổ chức công việc by Mind Map: Kỹ năng sắp xếp & tổ chức công việc

1. Các hoạt động trong khóa coaching

1.1. Hoạt động khởi động để tạo không khí

1.2. Khảo sát mong muốn của mọi người trước buổi học

1.3. Tặng thẻ điện thoại để kích thích trả lời

1.4. Chia team để brain-storming

1.5. Các team commit cuối khóa về việc set mục tiêu và sắp xếp công việc bản thân

1.6. Cho các cá nhân tài khoản Kyna, vào học để có thêm kiến thức

2. PHẦN GIỚI THIỆU

2.1. Tại sao cần có buổi huấn luyện "Tổ chức, sắp xếp và quản lý công việc"

2.1.1. Phương diện công ty

2.1.2. Phương diện cá nhân - Một nhân viên thành công và có khả năng thăng tiến cần các yếu tố gì? (áp dụng cho tất cả các ngành hoạt động - áp dụng cho cả cuộc sống của bản thân)

2.1.2.1. Kiến thức

2.1.2.1.1. Kiến thức sản phẩm

2.1.2.1.2. Kiến thức thị trường về sản phẩm đấy

2.1.2.1.3. Kiến thức tổng quát về thị trường

2.1.2.1.4. Khi có kiến thức & hiểu thật rõ về sản phẩm, bạn có khả năng bán được sản phẩm đó

2.1.2.1.5. Điều kiện cần để làm việc được, ngoài các yếu tố Văn Hóa

2.1.2.2. Kỹ năng giao tiếp & trình bày hiệu quả

2.1.2.2.1. Giao tiếp nội bộ

2.1.2.2.2. Giao tiếp với Khách Hàng

2.1.2.2.3. Giao tiếp với đối tác

2.1.2.2.4. Kỹ năng để giúp bạn bán hàng hiệu quả

2.1.2.3. Kỹ năng lên kế hoạch và triển khai kế hoạch

2.1.2.4. Kỹ năng sắp xếp và tổ chức công việc

2.1.2.4.1. Công việc được sắp xếp tốt

2.1.2.4.2. XỬ lý nhanh

2.1.2.4.3. Hiệu suất cao

2.1.2.4.4. => làm được nhiều việc hơn => gặt hái được nhiều kết quả tốt đẹp => viên mãn trong tài chính và cuộc sống so với người đồng cấp

2.1.2.4.5. ngủ ngon giấc và luôn có mục tiêu phấn đấu

2.1.2.5. Kỹ năng lãnh đạo

2.1.2.6. Tư duy đột phá, dám nghĩ dám làm

2.2. Khóa học này trị giá bao nhiêu?

2.2.1. Khóa học trị giá 25,000,000đ

2.2.1.1. Mỗi nhân viên 1,000,000đ

2.2.1.2. Hãy tận dụng khóa học này thật hợp lý

2.2.2. Sau khóa học, mỗi NV được sử dụng tài khoản của khóa học trên kyna.vn trị giá 350,000đ để học thêm

2.3. Output của đợt coaching

2.3.1. Nhân viên đặt ra được mục tiêu cụ thể trong 3 tháng - 1 năm làm việc tại công ty

2.3.2. Hiểu rõ được lợi ích của việc sắp xếp và tổ chức công việc hằng ngày để đạt được mục tiêu đề ra

2.3.3. Biết cách lên lịch làm việc hằng ngày của bản thân một cách hiệu quả nhất

2.3.4. Hiểu quy luật Pareto 80/20. Nâng cao hiệu suất làm việc hằng ngày bằng cách chỉ đề ra 1 - 2 đầu mục quan trọng nhất và dành 80% thời gian để giải quyết nó

2.3.5. Thói quen gởi bảng báo cáo công việc mỗi ngày và kế hoạch ngày mai

2.3.5.1. Biết đặt ưu tiên công việc

2.3.5.2. Có mục tiêu cụ thể cho từng công việc

2.3.5.3. Có thời gian hoàn thành cụ thể

2.3.6. CRM được cập nhật đủ thông tin "Cơ hội", "Nóng",... và các bạn có kế hoạch làm việc cụ thể với các contact leads này

2.3.7. Qua đó gia tăng thu nhập cá nhân, và cuộc sống cân bằng hơn

2.3.7.1. Nỗ lực làm việc

2.3.7.2. Đạt hiệu quả

2.3.7.3. Hiệu suất cao

2.3.7.4. => đạt gấp rưỡi/ gấp đôi so với đồng nghiệp của mình

2.3.8. Có một Lưu ý về SALE - công việc của nhân viên PTKD

2.3.8.1. Là bộ môn khoa học

2.3.8.2. LÀM ĐÚNG - LÀM ĐỦ - LÀM ĐỀU

2.3.8.2.1. Cần có kiến thức để làm đúng

2.3.8.2.2. Cần có sự chuẩn bị, tổ chức, sắp xếp để làm ĐỦ

2.3.8.2.3. Cần có hương liệu từ đam mê, nhiệt huyết với công việc để gắn bó và làm liên tục

2.4. 20p

3. KHỞI ĐỘNG

3.1. Các hoạt động vận động nhẹ tạo không khí sôi nổi

3.2. Lắng nghe nguyện vọng/ mong muốn của nhân viên trước khi tham gia buổi học

3.2.1. Dự kiến 10p

3.2.2. Cần bảng để note lại

3.3. Chia thành 3 - 4 team nhỏ để trao đổi, brainstorming trong quá trình học. Mỗi nhóm có 1 leader hỗ trợ

3.4. Quy ước khi tham dự khóa học

3.4.1. Tập trung tối đa 100%, không điện thoại & máy tính

3.4.2. Thực sự trung thực với bản thân

3.4.3. Khóa học cho phép nói thẳng mọi suy nghĩ của bản thân, nói thật, cho phép fighting để chất vấn, giải quyết vấn đề. Sau khóa học mọi thứ clear.

3.4.4. tuân theo thiết kế của khóa học trước và sau

3.4.5. làm đúng -> gặt kết quả tốt; làm sai -> không có kết quả

3.5. 15p

4. PHẦN THÂN BÀI

4.1. Teamwork 1 - REVIEW LẠI MỨC ĐỘ HIỆU QUẢ CỦA CÔNG VIỆC TỪNG NGƯỜI HIỆN TẠI

4.1.1. Mỗi team được phát 1 tờ giấy A2

4.1.1.1. Từng người mỗi team liệt kê thật chi tiết công việc hằng ngày (tất cả các công việc làm trong giờ làm: vd lên facebook, gọi khách hàng, ...)

4.1.1.2. Liệt kê thật trung thực, không đánh giá, người coaching và leader đứng ở vai trò hỗ trợ và giúp cải thiện

4.1.1.3. Leader trợ giúp

4.1.1.3.1. đầu mục

4.1.1.3.2. mục đích

4.1.1.3.3. thời gian

4.1.2. Nhóm cử người lên trình bày và nhận xét về mỗi thành viên của team mình

4.1.3. Trình bày xong đứng tại chổ

4.1.4. Phỏng vấn từng bạn

4.1.4.1. Bạn thấy CV của mình/ của các bạn nhóm mình liệt kê ra, bạn đánh giá như thế nào?

4.1.4.2. Bạn cho rằng vì sao lại không hiệu quả?

4.2. Coaching 1 - đi sâu vào phân tích tại sao KHÔNG HIỆU QUẢ TRONG CÔNG VIỆC và CÁCH XỬ LÝ

4.2.1. Giới thiệu Quy Luật Pareto (luật 80/20) trong tổ chức, sắp xếp và quản lý công việc

4.2.1.1. Bạn muốn được đánh giá cao hơn người khác trong tổ chức?

4.2.1.2. Dành 80% thời gian để hoàn thành 20% công việc quan trọng nhất

4.2.1.3. 20% công việc quan trọng nhất, cho ra 80% kết quả

4.2.2. Vậy trong một mớ các công việc, làm sao biết công việc nào là quan trọng nhất cần ưu tiên để tập trung???

4.2.3. Đưa các công việc vào biểu đồ QUAN TRỌNG - KHẨN CẤP

4.2.3.1. Cách trình bày theo phong cách thầy Lê Thẩm Dương

4.2.3.1.1. https://www.youtube.com/watch?time_continue=459&v=gAecLQ0EbiI

4.2.3.2. Tư liệu - Bài 6 trong Kyna

4.2.3.3. Hướng cải thiện sắp xếp công việc Chia các đầu mục công việc thành

4.2.3.3.1. A

4.2.3.3.2. B

4.2.3.3.3. C

4.2.3.3.4. D

4.3. Teamwork 2 - SẮP XẾP LẠI CÔNG VIỆC MỘT CÁCH HIỆU QUẢ

4.3.1. Áp dụng các kiến thức đã được coaching

4.3.2. Điền các công việc trong bảng của mình bằng các nhóm A B C D

4.3.3. Tóm tắt lại các công việc làm hằng ngày, nhóm nào và khoảng thời gian của từng công việc. % thời lượng của từng công việc theo nhóm

4.3.4. Mỗi team, cử đại diện từng người phân hóa lại công việc và trình bày trước tập thể

4.3.5. Q&A

4.4. Coaching 2 - Các công việc cần làm để tổ chức và kiểm soát công việc hiệu quả hơn, sau khi đã có đầy đủ A, B, C, D

4.4.1. Hiểu rõ chuyên môn

4.4.2. Định lượng được thời gian và sắp xếp thời gian chuẩn mực, phù hợp với bản thân

4.4.3. Các kỹ năng cần thiết để hoàn thành công việc

4.4.4. Lưu ý: đồng hồ sinh học - là thời gian làm việc hiệu quả nhất trong ngày của một người

4.4.4.1. Chia thời gian làm việc thành mỗi 2 tiếng

4.4.4.2. Xác định khoảng thời gian hiệu quả nhất

4.4.4.3. Dành thời gian hiệu quả nhất để hoàn thành công việc mục tiêu/ cv quan trọng nhất

4.4.4.4. Có thể mất 1 tuần để xác định thời gian này

4.4.5. Tư liệu: bài 4 - kyna

4.5. Coaching 4 - LÀM THẾ NÀO ĐỂ BẠN CÓ KỸ NĂNG QUẢN LÝ VÀ SẮP XẾP CÔNG VIỆC TUYỆT HẢO?

4.5.1. 2 tháng coaching (tương đương với 20 giờ) - Nguyên lý số 1 để bạn học được kỹ năng Quản lý và tổ chức công việc hiệu quả

4.5.1.1. Lập kế hoạch và sắp xếp tổ chức công việc hằng ngày

4.5.1.2. Leader theo dõi và giám sát

4.5.1.3. Nếu 1 ngày trong chuỗi 2 tháng không làm - fail. Không được học khóa tiếp.

4.5.1.4. 2 tháng bạn làm đúng, đủ -> tin chắc doanh số của bạn tăng 200% :)

4.5.2. 10,000 giờ rèn luyện việc lập kế hoạch

4.5.2.1. Coi như đó là công việc hằng ngày

4.5.3. Tập trung

4.5.4. Kiên trì

4.5.5. Bền bỉ

4.5.6. Thành công

4.6. Coaching 4 - XỬ LÝ CÁC YẾU TỐ GÂY MẤT THỜI GIAN

4.6.1. Bài 7 - Kyna - Xử lý các yếu tố gây mất thời gian trong công việc

4.6.2. Bài 8 - Kyna - Học cách nói không hiệu quả

4.7. Bonus

4.7.1. Giới thiệu thêm về Các phong cách quản lý công việc

4.7.1.1. Phong cách LÍNH CỨU HỎA

4.7.1.2. Phong cách NGẪU HỨNG

4.7.1.3. Phong cách LO XA

4.7.1.4. Phong cách CHU ĐÁO

4.7.2. Giới thiệu về Luật Murphy

4.7.2.1. Murphy - 10 quy luật quản lý thời gian

4.7.2.1.1. chuyện gì có thể trục trặc, thì nó sẽ trục trặc

4.7.2.1.2. Hiếm có việc đơn giản như ta tưởng

4.7.2.1.3. Nếu không giải quyết công việc 100%, chắc chắn sẽ gây ra rắc rối

4.7.2.1.4. Không thể làm hài lòng tất cả mọi người

4.7.2.1.5. Không có gì ổn thỏa lâu dài

4.7.2.1.6. Dù có giải thích kỹ, vẫn có người hiểu sai

4.7.2.1.7. Phóng lao thì phải theo lao

4.7.2.1.8. Thấy mới tin

4.7.2.1.9. Nếu có điều gì đang diễn ra suôn sẻ, chắc chắn có điều không ổn xảy ra

4.7.2.1.10. Luôn có những việc xảy ra làm hỏng kế hoạch của mình

4.7.2.1.11. Nguyên tắc

4.8. Coaching 5 - TỐI ƯU HÓA CÁC CV HÀNH CHÁNH (không sử dụng trong khóa này)

4.8.1. Email

4.8.1.1. Xóa/ Archive (Lưu trữ) tất cả các email rác/ email không muốn đọc ngay

4.8.1.1.1. Dùng các thẻ tag để phân loại

4.8.1.1.2. Dùng cơ chế Archive

4.8.1.2. Đọc Email và xử lý Email vào thời gian cố định

4.8.1.2.1. 8h sáng

4.8.1.2.2. 1h30 chiều

4.8.1.3. Chỉ xử lý trong trường hợp quan trọng

4.8.1.4. Cho mình cảm giác hoàn tất công việc, tạo cảm hứng để làm các công việc khác

4.8.1.5. Tô màu Email

4.8.1.5.1. Đỏ

4.8.1.5.2. Xanh

4.8.1.5.3. Vàng

4.8.1.5.4. Đen

4.8.1.6. Cách trả lời Email/ Giao tiếp nội bộ hiệu quả

4.8.1.6.1. Chỉ gởi cho người nhận cần thiết

4.8.1.6.2. Khi nhận email luôn có phản hồi

4.8.1.7. Soạn mẫu câu có sẳn để trả lời những trường hợp giống nhau

4.8.1.7.1. Báo giá

4.8.1.7.2. Giới thiệu DV

4.8.1.7.3. ...

4.8.1.7.4. Bài Tập

4.8.1.8. Bài tập

4.8.1.8.1. Đánh dấu và tô màu Email

4.8.1.8.2. Sử dụng các công cụ filter

4.8.2. Các CV được tổ chức giao

4.8.3. Thường chiếm 20% - 40% thời gian

4.9. Team work 5 - Thực hành tối ưu hóa các CV hành chánh

4.10. LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH HẰNG THÁNG

4.11. Coaching 3 - NGUYÊN LÝ 20 GIỜ kết hợp LUẬT MURPHY, NGUYÊN LÝ 10,000 GIỜ

4.11.1. Coaching 2 mục đích tạo động lực cho nhân viên áp dụng thực tế khi đã có xác định được mục tiêu/ công việc của bản thân (hằng ngày/ tháng/ năm/ cuộc đời)

4.11.2. Nguyên lý 20 giờ, kết hợp định luật Murphy - Học được mọi thứ

4.11.2.1. https://www.youtube.com/watch?v=5MgBikgcWnY

4.11.3. Nguyên lý 10,000 giờ - dành cho những người muốn trở thành thiên tài, những người cực thành công trong cuộc sống hoặc một lĩnh vực nào đó

4.11.3.1. Cuốn sách: NHỮNG KẺ XUẤT CHÚNG - The Outliers - Malcom Gladwell - Anh Hùng tặng

4.11.3.2. Tính xem mỗi ngày, bạn dành ra bao nhiêu thời gian để nhằm đạt được MỤC TIÊU LỚN của bạn!

4.11.3.3. Một MỤC TIÊU LỚN không thể ngày một ngày hai là xong, cần một quá trình kiên nhẫn thực hiện, theo đuổi đến cùng thì mới đạt được!!!

4.11.3.4. Nếu trung bình mỗi ngày bạn dành 2 tiếng cho MỤC TIÊU LỚN của đời bạn, hãy tính xem bạn sẽ mất bao nhiêu năm để đạt đến trình độ bậc thầy và hiện thực hóa được MỤC TIÊU LỚN đó (một cách tương đối) theo nguyên tắc 10.000 giờ...

4.11.3.5. Nếu trung bình mỗi ngày dành ra hơn 8 tiếng cho MỤC TIÊU LỚN của cuộc đời, mỗi năm cứ lấy 365 ngày, thế thì 8*365=2920 (giờ/năm) 10.000/2920 ~ 3,4 năm!!!

4.11.3.5.1. => Đây có thể là một lý do quan trọng giải thích được vì sao nhiều người trẻ tuổi lại có những thành công vượt trội hơn rất rất nhiều so với những người khác cùng thế hệ!!!

4.11.3.6. May mắn=Sự chuẩn bị kỹ càng ( Nguyên tắc 10.000 giờ) +Cơ hội!!!

4.11.3.7. Chăm Chỉ và Tập Trung, mỗi ngày-mỗi ngày-mỗi ngày. Đó là cách thức giúp chúng ta tiến nhanh hơn và trở thành bậc thầy, chứ không phải kiểu "nhanh lên nhưng cũng tàn nhanh".

4.11.3.8. Nhiều người cứ muốn nhanh đạt được Mục Tiêu, nhưng để "tăng tốc mà không gặp tai nạn" thì công thức cần dùng là: Nguyên tắc 10.000 giờ + F.O.C.U.S + Chăm chỉ + Mỗi ngày => Tốc độ đi kèm với trình độ bậc thầy!!!

4.11.4. Tóm Coaching 2

4.11.4.1. Mục tiêu của 1 - 3 năm tới của bạn là gì?

4.11.4.2. Kỹ năng nào bạn muốn hoàn thiện

4.11.4.3. Thu nhập bạn muốn bao nhiêu?

4.11.4.4. Bạn sẽ là ai?

4.11.4.5. Sharing điều đó lên tường Facebook của bạn vào đầu năm mới và hãy tag tên những người trong công ty nhé

4.11.4.6. Vì sao bạn cần mạnh dạn nói lên suy nghĩ và mong muốn của mình??? Chia sẻ thêm: LỜI PHẬT DẠY

4.11.4.6.1. Gieo suy nghĩ, gặt lời nói

4.11.4.6.2. Gieo lời nói, gặt hành động

4.11.4.6.3. Gieo hành động, gặt thói quen

4.11.4.6.4. Gieo thói quen, gặt tính cách

4.11.4.6.5. Gieo tính cách, gặt số phận

5. Coaching - XUYÊN SUỐT SAU KHÓA HỌC

5.1. Hằng ngày NV gởi báo cáo công việc hằng ngày

5.2. Hằng mỗi tối, gởi lịch công việc ngày mai

5.3. Sử dụng Google Calendar/ Getfly CRM task management để tạo công việc

5.4. kèm theo đánh giá về kỳ vọng công việc (doanh số, user,...)

6. ĐÓNG GÓP VÀ GÓP Ý CHO KHÓA HỌC

6.1. Gởi email cảm ơn các thành viên đã tham dự

6.2. Gởi link khóa học trên Kyna, nhân viên vào ôn lại kiến thức

6.3. Gởi email thẳng thắn góp ý, đề xuất để khóa học hoàn thiện hơn

6.4. Đăng ký khóa học tiếp theo

6.4.1. Chỉ dành cho những bạn pass khóa học SẮP XẾP VÀ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC