FM Processen

1. 9 man/vrouw kopen dagelijks "iets" in.

2. Niemand registreert wie dossier wegneemt uit map. Adm-INK heeft hier geen zicht op.

3. Kim

3.1. Marketing

4. Linda

4.1. Telemarketing

5. Jeaques

5.1. WVB

6. Jeroen

6.1. WVB

7. Koos

7.1. WVB

8. Max en Fred

8.1. Directie

9. Ron - Nick Henry ...

9.1. Verkoop

10. Wie koopt in

10.1. Iedereen koopt in (met alle goede bedoelingen) Leverancier heeft met diversiteit aan medewerkers FM te maken. Er worden inkopen gedaan zonder ordernr. Gevolg: Bevestigingen, pakbonnen en facturen zonder nummer. Wie zijn er mee bezig: MAG - S&O - ADM - INKOOP -FACTURATIE - BOEKHOUDING. Tijdverspilling.

10.2. OBF wordt niet structureel gebruikt. 7 van de 10 inkopen moet worden nagevraagd op aanvullende informatie

11. Wie bergt dossiers op

11.1. ADM-INK bergt dossiers op

12. Wie beheerd WVBdossiers (inkijk - binnenkomst-inplannen-archiveren)

12.1. Adm-ink na opbergen geen inzicht in beheer

13. Huidige werkwijze

13.1. On-efficiënt - Niet effectief. Verantwoordelijkheid wordt niet genomen omdat niemand probleemeigenaar kan zijn. Gevolg - irritatie en onterechte verwijten, kost organisatie tijd en geld

14. Gewenst = werken d.m.v. efficientie - effectieviteit - rust - tijd - ruimte (om uiteindelijk geld te verdienen) Duidelijke werk afspraken maken en hier aan houden. Verantwoordelijkheid nemen en doen wat is afgesproken.

14.1. Op korte termijn realiseerbaar

15. Huidige werkwijze: ADM / INKOOP bergt na inkopen onderdelen - LL of Projectinkopen dossiers op bij W&O.

15.1. Bij zoekraken dossier weet niemand wie dader is.

15.2. Binnen melden - inplannen monteurs - archiveren dossier ligt bij W&O

16. 2 per. kopen in (back-up geregeld)

17. Wie beheerd WVB dossiers (inkijk - binnenkomst-inplannen-archiveren)

18. Wie bergt dossiers op

18.1. WVB

18.1.1. Is verantwoordelijk voor registratie en juistheid van opbergen.

19. Wie koopt in

19.1. Centrale inkoop. Voordeel: clusteren orders- voorkomen adm. kosten - onderhandelen prijs (bij grotere aantallen scherpere prijzen) 1 aanspreekpunt zowel intern als extern. Er is 1 mankracht met inkopen bezig. Optimaliseren inkoopprocessen gaat alleen wanneer er duidelijke werkafspraken worden gemaakt en deze worden opgevolgd. Alleen dan kunnen er duidelijke afspraken worden gemaakt met de leveranciers.

19.2. Gebruik OBF formulier = van belang! In 1x complete informatie & besparing in tijd en geld.

20. Mirella

20.1. Facturatie

21. Inge

21.1. Contractbeheer

22. Frits

22.1. Boekhouding

22.1.1. IT

22.1.1.1. Alg. Vraagbaak

22.1.1.1.1. Artikelbeheer

23. Karin

23.1. Inkoop

23.1.1. Artikelbeheer

23.1.1.1. Crediteurenbeheer

24. Roy

24.1. Magazijn

24.1.1. Beheer mag. - controle - melding bij afwijkingen aan inkoop - binnen boeken

25. Gewenste werkwijze

25.1. Oplossingsgericht

25.1.1. Tijd & geld besparen

25.1.1.1. Duidelijke taken en verantwoordelijkheden

25.1.1.1.1. Structuur en rust in eigen werkzaamheden brengen

26. Gewenste werkwijze: Na inkopen door inkoop, dossiers opbergen door WVB

26.1. WVB houdt bij wie/wanneer iemand een lopend dossier wegneemt uit map.

26.2. WVB is verantwoordelijk voor dossier (waar - wie -waarom)

27. Bestellingen worden digitaal opgeslagen onder administratie-mapje projecten

27.1. Alle info mbt het project. Van OBF - mailverkeer - inkooporder tot orderbevestiging - binnenkomst - evt. klachtafhandeling