Інформаційні потоки в електронному офісі

1. Інформаційний потік – це сукупність повідомлень, які циркулюють у системі і необхідні для здійснення процесів управління.

2. Зовнішній контур – забезпечує структурування впливу зовнішнього середовища та можливість надходження інформаційних ресурсів до системи, запобігає її руйнуванню від зовнішнього впливу

2.1. На вході-забезпечується захист від несанкціонованого доступу до внутрішньої інформації системи, сумісність із зовнішнім середовищем (системним, апаратним, інформаційним, юридичним), відбір інформації, розподіл інформації внутрішніми

2.2. На виході-забезпечується блокування несанкціонованого виходу інформації з системи, забезпечується сумісність із зовнішнім середовищем, забезпечується можливість передавання інформації заданими каналами

3. Основні види інформаційних обмінів у організації:

3.1. Обмін між організацією та зовнішнім середовищем: маркетинг, реклама, зв’язки з громадськістю

3.2. Міжрівневий (вертикальний) обмін інформацією в організації: –нисхідні потоки інформації, якими повідомляють підлеглим про поточні завдання, конкретні доручення, зміну пріоритетів та ін.; –висхідні потоки інформації – звіти про виконання завдань, пропозиції з удосконалення технології та ін., за допомогою яких керівництво інформують про поточні та можливі проблеми, про можливі варіанти рішень.

3.3. Горизонтальний обмін інформацією:-наради керівників суміжних підрозділів -наради керівників підрозділів, які мають схожі виробничі завдання;-робота у межах робочих груп (управління проектом).

3.4. Неформальний обмін інформацією -обговорення виробничих питань під час неформальних зустрічей;-поширення чуток, основною причиною яких є дефіцит офіційної інформації.

4. Інформаційний бар’єр -перешкода, яка заважає оптимальному перебігу інформаційних процесів.

5. Електронний офіс – система всебічного використання в управлінській діяльності засобів обчислювальної техніки і телекомунікацій.

6. Моделі «електронних офісів» це підходи,які об’єднуються у єдину концепцію електроного офісу, що реалізується на базі системи автоматизації документообігу

6.1. Інформаційна модель – орієнтована на орієнтацію як ресурс, який виробляється і використовується у процесі функціонування системи управління, спрямована на розв’язання інформаційних проблем, раціоналізацію та інтеграцію інформаційних процесів, поліпшення організаційної структури, підвищення ефективності роботи у цілому;

6.2. Комунікаційна модель – обґрунтовує інформатизацію управління як комплексну систему, яка включає організацію апарату управління разом з персоналом, організаційними зв’язками, методами роботи, тобто є моделлю організаційної системи управління як складної системи соціальних комунікацій;

6.3. Соціотехнічна модель – описує процес і результат проектування автоматизованих систем, при якому вважається недостатнім обмеження параметрами інформаційних потоків, загальним характером вирішуваних завдань або типами комунікацій, повинні враховувати також соціально-психологічні особливості організації, у якій буде функціонувати проектована система. У контексті соціотехнічного підходу кінцеві результати роботи організації залежать не в останню чергу від взаємовідносин людей, їх ціннісних орієнтацій.

7. Джерела інформації для підприємства:

7.1. джерела всередині самої організації: спеціалізовані групи співробітників, періодичні звіти, різноманітні інформаційні зв’язки;

7.2. інші організації: постачальники, рекламні агенції та засоби масової інформації, замовники, конкуренти;

7.3. опубліковані джерела (звіти урядових організацій, звіти торгових організацій, наукові публікації, довідники);

8. Інформаційні характеристики інформаційного потоку:

8.1. джерело виникнення;напрям; періодичність виникнення і передачі (раз на тиждень/місяць/рік та ін.);ступінь сталості (проміжок часу, протягом якого інформація зберігає своє значення);