Um die Sache etwas weniger theoretisch zu gestalten, verwenden wir ein praktisches Beispiel, um die Methode der Eventplanung mit Mindmaps zu erklären. Stellen Sie sich folgendes Szenario vor:
Jess und Jim sind Mode-Stylisten, die gerade ihre eigene Styling-Agentur gegründet haben. Um ihr neues Unternehmen mit einem Knall zu starten, organisieren sie ein Presseevent für lokale Modejournalisten, bei dem sie ihre Arbeit präsentieren können.
Sie suchen nach noch mehr Möglichkeiten, Mindmaps zu nutzen? Lassen Sie sich von diesen 13 Mindmap-Beispielen inspirieren.
Eventplanung mit Mindmaps – Schritt für Schritt
1. Erstellen und teilen Sie Ihre Mindmap
Erstellen Sie eine neue Mindmap, schreiben Sie den Namen Ihres Events in die Mitte der Map und erstellen Sie dann 4–6 Äste darum herum. Für unser Beispiel und für viele andere Events funktioniert die folgende Organisation der Äste gut:
Sobald die Grundstruktur Ihrer Map fertig ist, teilen Sie sie mit Ihren Mitorganisator:innen entweder per E-Mail oder per Link, damit Sie gemeinsam brainstormen und die Details ausarbeiten können.
2. Notieren Sie die Grundlagen
Verwenden Sie den INFO-Ast, um das verfügbare Budget, Datum und Uhrzeit des Events sowie die Verantwortlichkeiten aller Beteiligten zu notieren. Dieser Ast bietet Ihnen anschließend einen schnellen Überblick über die wichtigsten Event-Details.
Tipp: Um das beste Datum und die beste Uhrzeit für Ihr Event zu bestimmen, prüfen Sie zunächst den Kalender, um sicherzustellen, dass Sie nicht mit anderen großen Events oder Feiertagen konkurrieren müssen. In unserem Beispiel hätten Jess und Jim sichergestellt, dass das Event nicht während der New York Fashion Week oder der Berlin Premium stattfindet.
3. Wer kommt?
Sofern Sie nicht eine Geburtstagsparty für Ihre Einzelgänger-Katze planen, ist die Anzahl der Eingeladenen wahrscheinlich zu groß, um den Namen jeder einzelnen Person in Ihre Mindmap zu schreiben. Ein Google Sheet oder eine Excel-Datei eignet sich viel besser für eine vollständige Gästeliste mit Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern, und Sie können die Datei (oder einen Link zum Google Sheet) problemlos an Ihre Mindmap anhängen.
Wenn das Event jedoch nicht zu groß ist, kann es nützlich sein, eine Übersicht über das Organisationsteam und Schlüsselpersonal in die Map selbst aufzunehmen. Sie können die Kontaktdaten der Personen im Notizbereich ihrer Namen hinzufügen, um sicherzustellen, dass die Map nicht zu überladen wird.
4. Finden Sie einen geeigneten Veranstaltungsort
Wenn Sie den Veranstaltungsort für Ihr Event bereits kennen, können Sie die Adresse sofort im LOCATION-Ast notieren. Jess und Jim aus unserem Beispiel waren sich zunächst nicht sicher, wo sie ihr Event abhalten sollten, also verwendeten sie eine separate Mindmap zum Brainstormen von Ideen und zur Betrachtung der Vor- und Nachteile jedes Veranstaltungsortes.
Nach sorgfältiger Überlegung entschieden sie, dass die Anmietung eines großen Fotostudios in der Stadt ideal für ihr Presseevent wäre, da es für Journalist:innen leicht zu erreichen wäre, nicht zu teuer und einen passenden Raum bieten würde, um ihre Arbeit zu präsentieren.
Jess und Jim kennen bereits einige Studios in der Stadt, also müssen sie nur herausfinden, welches an ihrem bevorzugten Datum verfügbar ist und zu einem Preis, der in ihr Budget passt. Sie erstellen Aufgaben für all diese To-dos im LOCATION-Ast und weisen sie Donna zu, ihrer Assistentin, die für alle Dinge rund um den Veranstaltungsort verantwortlich ist.
Tipp: Achten Sie darauf, vollständige Sätze oder Phrasen in jenen Themen zu verwenden, die als Aufgaben verwendet werden. Wenn Sie sich entscheiden, die Aufgaben zu exportieren in ein separates Projektmanagement-Tool wie MeisterTask, sehen Sie nicht den Kontext der Mindmap, sodass einzelne Schlüsselwörter möglicherweise nicht mehr genügend Informationen bieten.
5. Planen Sie das Programm für Ihr Event
Im PROGRAM-Ast können Sie die wichtigsten Agendapunkte skizzieren und die geschätzten Startzeiten für jeden notieren. Der Schlüssel zur erfolgreichen Eventplanung ist, bei Ihren Schätzungen realistisch zu sein und zu bedenken, dass Dinge oft länger dauern als erwartet.
Denken Sie nun an all die kleineren Dinge, die vor, während und zwischen diesen Hauptpunkten passieren, beginnend am Anfang: Wie gelangen die Gäste zum Veranstaltungsort – müssen Sie irgendeine Art von Transport organisieren? Wie wird das Wetter zum Zeitpunkt des Events sein – benötigen Sie eine Garderobe und einen Garderobier? Wer wird den Gästen den Begrüßungsdrink reichen und wie viele Flaschen jedes Getränks benötigen Sie? Wer wird leere Gläser von den Tischen nehmen? Gibt es überhaupt Tische am Veranstaltungsort, und wenn ja, sind es genug?
Sie können Themen und Aufgaben zu den Agendapunkten selbst hinzufügen oder sie in einen anderen verwandten Ast einfügen. Dinge, die nicht direkt mit Standort, Marketing oder Personen zusammenhängen, kommen einfach in den GENERAL-Ast Ihrer Mindmap.
Tipp: Eine gute Möglichkeit, Lücken und Versäumnisse in Ihrer Eventplanung zu finden, ist, den Veranstaltungsort zu besuchen und einen Rundgang zu machen, als wären Sie einer der Gäste.
6. Marketing & PR
Welche Marketing- und PR-Aktivitäten Sie planen müssen, hängt weitgehend von der Art des Events ab, das Sie organisieren. Für eine Hochzeit könnte der einzige Punkt in diesem Ast „Einladungen versenden" sein. Für eine große Konferenz würde das Marketing alles von der Einrichtung einer Website bis zur Erstellung einer E-Mail-Drip-Kampagne und Social-Media-Profilen umfassen. In unserem Beispiel fügen Jess und Jim die folgenden Aufgaben zu ihrer Map hinzu:
7. Von der Planung zur Umsetzung
Sobald die Planungsphase abgeschlossen ist, ist es Zeit, an die Arbeit zu gehen. Inzwischen enthält Ihre Mindmap wahrscheinlich eine ziemlich große Anzahl von Aufgaben. Wenn Sie möchten, können Sie sie einfach dort lassen und die Map selbst als Ihre Aufgabenverwaltungsplattform verwenden. Zusätzlich zur Zuweisung von Aufgaben an Map-Mitarbeiter:innen können Sie in MindMeister Fälligkeitstermine und Prioritäten hinzufügen und die Fertigstellung von Aufgaben anzeigen.
Für größere Events stellen Sie jedoch möglicherweise fest, dass die Mindmap nicht das beste Format ist, um alle Aufgaben zu verwalten. Glücklicherweise ist der Übergang von der Planung in einer Mindmap zur Ausführung in einem Aufgabenverwaltungs-Tool einfach und dauert nur wenige Sekunden. Wenn Sie sich für MindMeisters kleinen Bruder MeisterTask angemeldet haben (mit Ihren bestehenden MindMeister-Anmeldedaten), können Sie einfach die MeisterTask-Fußzeile in der Mindmap öffnen und ein neues Projektboard erstellen. Alle Mindmap-Mitarbeiter:innen werden automatisch zum Projekt eingeladen, und alle Aufgaben werden sofort exportiert.
Im MeisterTask-Projektboard können Sie dann einen Workflow erstellen, der Ihren Anforderungen entspricht (z.B. mit der Kanban-Methode) und Aufgaben entsprechend organisieren.
Für weitere Informationen über den Workflow zwischen MindMeister und MeisterTask können Sie sich unser kurzes Demovideo ansehen oder mehr auf unserer Website lesen.
Plane dein Event mit Mindmaps.
