Para tornar as coisas um pouco menos teóricas, vamos usar um exemplo prático para explicar o método de planejamento de eventos com mapas mentais. Imagine o seguinte cenário:
Jess e Jim são estilistas de moda que acabaram de abrir sua própria agência de styling. Para lançar seu novo negócio com tudo, eles estão organizando um evento para a imprensa para jornalistas de moda locais, onde podem mostrar seu trabalho.
Procurando ainda mais formas de usar mapas mentais? Inspire-se com estes 13 exemplos de mapas mentais
Planejamento de Eventos com Mapas Mentais – Passo a Passo
1. Crie e Compartilhe Seu Mapa Mental
Crie um novo mapa mental, escreva o nome do seu evento no centro do mapa e então crie de 4 a 6 ramificações ao redor dele. Para nosso exemplo, e para muitos outros eventos, a seguinte organização de ramificações funciona bem:
Quando a estrutura básica do seu mapa estiver pronta, compartilhe-o com seus co-organizadores por e-mail ou por link para que vocês possam fazer brainstorming e definir os detalhes juntos.
2. Anote o Básico
Use a ramificação INFO para anotar o orçamento disponível, a data e horário do evento, e as responsabilidades de cada um. Esta ramificação oferecerá posteriormente uma visão geral rápida dos detalhes mais importantes do evento.
Dica: Para determinar a melhor data e horário para seu evento, primeiro verifique o calendário para garantir que você não terá que competir com outros grandes eventos ou feriados. Em nosso exemplo, Jess e Jim teriam se certificado de não realizar o evento durante a Semana de Moda de Nova York ou a Berlin Premium.
3. Quem Está Vindo?
A menos que você esteja planejando uma festa de aniversário para seu gato solitário, o número de convidados provavelmente é grande demais para escrever o nome de cada pessoa no seu mapa mental. Uma planilha do Google ou arquivo Excel é muito mais adequada para uma lista completa de convidados com nomes, endereços de e-mail e números de telefone, e de qualquer forma, você pode facilmente anexar o arquivo (ou adicionar um link para a planilha do Google) ao seu mapa mental.
Se o evento não for muito grande, no entanto, você pode achar útil incluir uma visão geral da equipe organizadora e pessoal-chave no próprio mapa. Você pode adicionar os detalhes de contato das pessoas na seção de notas de seus nomes para garantir que o mapa não fique muito poluído.
4. Encontre um Local Adequado
Se você já conhece o local para seu evento, pode anotar o endereço na ramificação LOCAL imediatamente. Jess e Jim do nosso exemplo não tinham certeza de onde realizar o evento no início, então eles usaram um mapa mental separado para fazer brainstorming de ideias e considerar os prós e contras de cada local.
Após cuidadosa consideração, eles decidiram que alugar um grande estúdio fotográfico na cidade seria ideal para seu evento de imprensa, pois seria fácil de acessar para jornalistas, não muito caro, e ofereceria um espaço adequado para mostrar seu trabalho.
Jess e Jim já conhecem alguns estúdios na cidade, então tudo o que eles têm que fazer é descobrir qual está disponível para aluguel na data preferida e por um valor que caiba no orçamento. Eles criam tarefas para todos esses afazeres na ramificação LOCAL e as atribuem a Donna, sua assistente que é responsável por tudo relacionado ao local.
Dica: Certifique-se de usar frases completas ou expressões naqueles tópicos que são usados como tarefas. Se você decidir exportar as tarefas para uma ferramenta separada de gerenciamento de projetos como o MeisterTask, você não verá o contexto do mapa mental, então palavras-chave isoladas podem não oferecer informação suficiente.
5. Planeje a Programação do Seu Evento
Na ramificação PROGRAMA você pode delinear os principais itens da agenda e anotar os horários estimados de início de cada um. A chave para um planejamento de eventos bem-sucedido é ser realista com suas estimativas e ter em mente que as coisas frequentemente levam mais tempo do que o esperado.
Agora, pense em todas as coisas menores que acontecem antes, durante e entre esses itens principais, começando pelo início: Como os convidados chegarão ao local — você precisa organizar algum tipo de transporte? Como estará o tempo na hora do evento — você precisará de um guarda-volumes e atendente? Quem entregará aos convidados a bebida de boas-vindas e quantas garrafas de cada bebida você precisará? Quem recolherá copos vazios das mesas? Há mesas no local, e se houver, há o suficiente?
Você pode adicionar tópicos e tarefas aos próprios itens da agenda ou inseri-los em outra ramificação relacionada. Coisas que não estão diretamente relacionadas ao local, marketing ou pessoas vão para a ramificação GERAL do seu mapa mental.
Dica: Uma boa forma de encontrar falhas e descuidos no seu planejamento de eventos é visitar o local e fazer uma simulação como se você fosse um dos convidados.
6. Marketing e Relações Públicas
Quais atividades de marketing e relações públicas você precisará planejar depende muito do tipo de evento que você está organizando. Para um casamento, o único item nesta ramificação pode ser "Enviar convites". Para uma conferência de grande escala, o marketing incluiria tudo, desde criar um site até desenvolver uma campanha de e-mail marketing e perfis de mídias sociais. Em nosso exemplo, Jess e Jim adicionam as seguintes tarefas ao seu mapa:
7. Vá do Planejamento à Execução
Uma vez concluída a fase de planejamento, é hora de colocar a mão na massa. A essa altura, seu mapa mental provavelmente contém um número considerável de tarefas. Se quiser, você pode simplesmente deixá-las lá e usar o próprio mapa como sua plataforma de gerenciamento de tarefas. Além de atribuir tarefas aos colaboradores do mapa, você pode adicionar prazos e prioridades no MindMeister e indicar a conclusão de tarefas.
Para eventos maiores, no entanto, você pode achar que o mapa mental não é o melhor formato para gerenciar todas as tarefas. Felizmente, ir do planejamento em um mapa mental para a execução em uma ferramenta de gerenciamento de tarefas é simples e leva apenas alguns segundos. Se você se cadastrou no irmão mais novo do MindMeister, o MeisterTask (usando seus dados de login existentes do MindMeister), você pode simplesmente abrir o rodapé do MeisterTask no mapa mental e criar um novo quadro de projeto. Todos os colaboradores do mapa mental serão automaticamente convidados para o projeto, e todas as tarefas serão exportadas imediatamente.
No quadro de projeto do MeisterTask, você pode então criar um fluxo de trabalho que atenda às suas necessidades (por exemplo, usando o método Kanban) e organizar as tarefas de acordo.
Para mais informações sobre o fluxo de trabalho entre MindMeister e MeisterTask, você pode dar uma olhada no nosso vídeo de demonstração curto ou ler mais em nosso site.
Planeje seu evento com mapas mentais.
