Pour rendre les choses un peu moins théoriques, nous allons utiliser un exemple pratique pour expliquer la méthode de planification d'événements avec des cartes mentales. Imaginez le scénario suivant :
Jess et Jim sont des stylistes de mode qui viennent de créer leur propre agence de stylisme. Pour lancer leur nouvelle entreprise en fanfare, ils organisent un événement de presse pour les journalistes de mode locaux où ils peuvent présenter leur travail.
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Planification d'événements avec des cartes mentales – Étape par étape
1. Créer et partager votre carte mentale
Créez une nouvelle carte mentale, écrivez le nom de votre événement au centre de la carte, puis créez 4 à 6 branches autour. Pour notre exemple, et pour beaucoup d'autres événements, l'organisation suivante des branches fonctionne bien :
Une fois la structure de base de votre carte terminée, partagez-la avec vos co-organisateurs soit par e-mail soit par lien afin de pouvoir réfléchir ensemble et élaborer les détails.
2. Noter les informations de base
Utilisez la branche INFO pour noter le budget dont vous disposez, la date et l'heure de l'événement, ainsi que les responsabilités de chacun. Cette branche vous offrira par la suite un aperçu rapide des détails les plus importants de l'événement.
Astuce : Pour déterminer la meilleure date et heure pour votre événement, vérifiez d'abord le calendrier pour vous assurer de ne pas avoir à concurrencer d'autres événements majeurs ou jours fériés. Dans notre exemple, Jess et Jim se seraient assurés de ne pas organiser l'événement pendant la Fashion Week de New York ou le Berlin Premium.
3. Qui vient ?
À moins que vous n'organisiez une fête d'anniversaire pour votre chat solitaire, le nombre d'invités est probablement trop important pour écrire le nom de chaque personne dans votre carte mentale. Un Google Sheet ou un fichier Excel est bien mieux adapté pour une liste complète d'invités avec noms, adresses e-mail et numéros de téléphone, et de toute façon, vous pouvez facilement joindre le fichier (ou ajouter un lien vers le Google Sheet) à votre carte mentale.
Si l'événement n'est pas trop grand, cependant, vous pourriez trouver utile d'inclure un aperçu de l'équipe organisatrice et du personnel clé dans la carte elle-même. Vous pouvez ajouter les coordonnées des personnes dans la section notes de leurs noms pour éviter que la carte ne devienne trop encombrée.
4. Trouver un lieu approprié
Si vous connaissez déjà le lieu de votre événement, vous pouvez noter l'adresse dans la branche LIEU immédiatement. Jess et Jim de notre exemple n'étaient pas sûrs de l'endroit où organiser leur événement au début, alors ils ont utilisé une carte mentale séparée pour réfléchir à des idées et considérer les avantages et inconvénients de chaque lieu.
Après mûre réflexion, ils ont décidé que louer un grand studio photo en ville serait idéal pour leur événement de presse, car il serait facile d'accès pour les journalistes, pas trop cher, et offrirait un espace approprié pour présenter leur travail.
Jess et Jim connaissent déjà quelques studios dans la ville, donc tout ce qu'ils ont à faire est de découvrir lequel est disponible à la location à leur date préférée et pour un montant qui correspond à leur budget. Ils créent des tâches pour toutes ces choses à faire dans la branche LIEU et les assignent à Donna, leur assistante qui est responsable de tout ce qui concerne le lieu.
Astuce : Assurez-vous d'utiliser des phrases complètes ou des expressions dans les sujets qui sont utilisés comme tâches. Si vous décidez d'exporter les tâches vers un outil de gestion de projet séparé tel que MeisterTask, vous ne verrez pas le contexte de la carte mentale, donc des mots-clés uniques peuvent ne plus offrir suffisamment d'informations.
5. Planifier le programme de votre événement
Dans la branche PROGRAMME, vous pouvez décrire les principaux points de l'ordre du jour et noter les heures de début estimées de chacun. La clé d'une planification d'événement réussie est d'être réaliste avec vos estimations et de garder à l'esprit que les choses prennent souvent plus de temps que prévu.
Maintenant, pensez à toutes les petites choses qui se passent avant, pendant et entre ces points principaux, en commençant par le début : Comment les invités arriveront-ils au lieu — devez-vous organiser un quelconque transport ? Quel temps fera-t-il au moment de l'événement — aurez-vous besoin d'un vestiaire et d'un préposé ? Qui remettra aux invités la boisson de bienvenue et combien de bouteilles de chaque boisson aurez-vous besoin ? Qui enlèvera les verres vides des tables ? Y a-t-il même des tables sur le lieu, et si oui, y en a-t-il assez ?
Vous pouvez ajouter des sujets et des tâches aux points de l'ordre du jour eux-mêmes ou les insérer dans une autre branche connexe. Les choses qui ne sont pas directement liées au lieu, au marketing ou aux personnes vont simplement dans la branche GÉNÉRAL de votre carte mentale.
Astuce : Une bonne façon de trouver des lacunes et des oublis dans votre planification d'événement est de visiter le lieu et de faire une visite comme si vous étiez l'un des invités.
6. Marketing et relations publiques
Les activités de marketing et de relations publiques que vous devrez planifier dépendent largement du type d'événement que vous organisez. Pour un mariage, le seul élément de cette branche pourrait être « Envoyer les invitations ». Pour une conférence à grande échelle, le marketing comprendrait tout, de la création d'un site web à la mise en place d'une campagne d'e-mails automatisés et de profils sur les réseaux sociaux. Dans notre exemple, Jess et Jim ajoutent les tâches suivantes à leur carte :
7. Passer de la planification à l'exécution
Une fois la phase de planification terminée, il est temps de se mettre au travail. À ce stade, votre carte mentale contient probablement un nombre assez important de tâches. Si vous le souhaitez, vous pouvez simplement les laisser là et utiliser la carte elle-même comme plateforme de gestion des tâches. En plus d'assigner des tâches aux collaborateurs de la carte, vous pouvez ajouter des dates d'échéance et des priorités dans MindMeister, et indiquer l'achèvement des tâches.
Pour les événements plus importants, cependant, vous pourriez constater que la carte mentale n'est pas le meilleur format pour gérer toutes les tâches. Heureusement, passer de la planification dans une carte mentale à l'exécution dans un outil de gestion des tâches est simple et ne prend que quelques secondes. Si vous vous êtes inscrit au petit frère de MindMeister, MeisterTask (en utilisant vos identifiants MindMeister existants), vous pouvez simplement ouvrir le pied de page MeisterTask dans la carte mentale et créer un nouveau tableau de projet. Tous les collaborateurs de la carte mentale seront automatiquement invités au projet, et toutes les tâches seront exportées immédiatement.
Dans le tableau de projet MeisterTask, vous pouvez ensuite créer un flux de travail qui correspond à vos besoins (par exemple en utilisant la méthode Kanban) et organiser les tâches en conséquence.
Pour plus d'informations sur le flux de travail entre MindMeister et MeisterTask, vous pouvez consulter notre courte vidéo de démonstration ou en lire davantage sur notre site web.
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