理論的な話を少し減らすために、マインドマップを使ったイベント企画の方法を実例を使って説明します。次のようなシナリオを想像してください:
ジェスとジムはファッションスタイリストで、自分たちのスタイリング事務所を立ち上げたばかりです。新しいビジネスを華々しくスタートさせるため、彼らは地元のファッションジャーナリストを対象に、自分たちの作品を披露できるプレスイベントを企画しています。
マインドマップの活用法をさらに知りたい方は、こちらの13のマインドマップ事例をご覧ください。
マインドマップを使ったイベント企画 – ステップバイステップ
1. マインドマップを作成して共有する
新しいマインドマップを作成し、イベント名をマップの中央に書き、その周りに4~6本のブランチを作成します。今回の例や他の多くのイベントでは、次のようなブランチ構成がうまく機能します:
マップの基本構造が完成したら、共同企画者と共有しましょう。メール経由またはリンク経由で共有することで、一緒にブレインストーミングを行い、詳細を詰めていくことができます。
2. 基本情報を記録する
INFOブランチを使って、利用可能な予算、イベントの日時、全員の責任範囲を記録します。このブランチは、最も重要なイベント詳細の概要を素早く確認できるようにしてくれます。
ヒント: イベントに最適な日時を決定するには、まずカレンダーを確認して、他の大きなイベントや祝日と競合しないようにしましょう。今回の例では、ジェスとジムはニューヨークファッションウィークやベルリンプレミアムの期間中にイベントを開催しないよう確認したはずです。
3. 誰が来るのか?
一人ぼっちの猫の誕生日パーティーを企画しているのでなければ、招待者の数はおそらくマインドマップに全員の名前を書くには多すぎるでしょう。名前、メールアドレス、電話番号を含む完全なゲストリストには、GoogleスプレッドシートやExcelファイルの方がはるかに適しています。いずれにしても、ファイルを添付したり(またはGoogleスプレッドシートへのリンクを追加)、マインドマップに簡単に組み込むことができます。
ただし、イベントがそれほど大規模でない場合は、企画チームと主要スタッフの概要をマップ自体に含めると便利です。マップが雑然としないように、各人の連絡先詳細は名前のノートセクションに追加できます。
4. 適切な会場を見つける
イベントの会場がすでに決まっている場合は、LOCATIONブランチに住所をすぐに記録できます。今回の例のジェスとジムは最初どこでイベントを開催するか決めていなかったため、別のマインドマップを使ってアイデアをブレインストーミングし、各会場の長所と短所を検討しました。
慎重に検討した結果、彼らは市内の大きな写真スタジオを借りることがプレスイベントに最適だと判断しました。ジャーナリストにとってアクセスしやすく、それほど高額ではなく、自分たちの作品を披露するのにふさわしい空間を提供してくれるからです。
ジェスとジムは市内のいくつかのスタジオをすでに知っているため、希望する日時に利用可能で、予算内に収まる金額のスタジオを見つけるだけです。彼らはこれらのタスクすべてをLOCATIONブランチに作成し、会場関連のすべてを担当するアシスタントのドナに割り当てます。
ヒント: タスクとして使用するトピックには、完全な文章またはフレーズを使用するようにしてください。MeisterTaskのような別のプロジェクト管理ツールにタスクをエクスポートする場合、マインドマップのコンテキストが見えなくなるため、単一のキーワードでは十分な情報を提供できない可能性があります。
5. イベントのプログラムを計画する
PROGRAMブランチでは、主要な議題項目の概要を示し、それぞれの開始予定時刻を記録できます。イベント企画を成功させる鍵は、見積もりを現実的にし、物事が予想よりも時間がかかることが多いことを念頭に置くことです。
次に、これらの主要項目の前、最中、合間に起こる小さなことすべてについて考えます。最初から始めましょう:ゲストはどうやって会場に到着するのか—何らかの交通手段を手配する必要があるか?イベント時の天候はどうなるか—クロークと係員が必要か?誰がゲストにウェルカムドリンクを手渡すのか、各飲料は何本必要か?誰が空のグラスをテーブルから片付けるのか?会場にはテーブルがあるのか、あるとすれば十分な数があるのか?
トピックとタスクを議題項目自体に追加することも、別の関連ブランチに挿入することもできます。会場、マーケティング、人員に直接関連しないものは、マインドマップのGENERALブランチに入れます。
ヒント: イベント企画の穴や見落としを見つける良い方法は、会場を訪れてゲストの一人であるかのようにウォークスルーを行うことです。
6. マーケティング&PR
計画する必要があるマーケティングとPR活動は、企画しているイベントの種類に大きく依存します。結婚式の場合、このブランチの唯一の項目は「招待状を送る」かもしれません。大規模なカンファレンスの場合、マーケティングにはウェブサイトの設定からメールドリップキャンペーンやソーシャルメディアプロファイルの作成まで、あらゆるものが含まれます。今回の例では、ジェスとジムはマップに次のタスクを追加します:
7. 計画から実行へ
計画段階が終了したら、作業に取り掛かる時です。この時点で、マインドマップにはかなり多くのタスクが含まれているはずです。必要に応じて、タスクをそのままマップに残し、マップ自体をタスク管理プラットフォームとして使用できます。マップの共同作業者にタスクを割り当てるだけでなく、MindMeisterでは期限と優先度を追加でき、タスクの完了を示すこともできます。
ただし、大規模なイベントの場合、マインドマップがすべてのタスクを管理するのに最適な形式ではないと感じるかもしれません。幸いなことに、マインドマップでの計画からタスク管理ツールでの実行への移行は簡単で、数秒しかかかりません。MindMeisterの兄弟ツールであるMeisterTaskに(既存のMindMeisterログイン情報を使用して)サインアップしている場合、マインドマップでMeisterTaskフッターを開き、新しいプロジェクトボードを作成するだけです。すべてのマインドマップ共同作業者が自動的にプロジェクトに招待され、すべてのタスクが即座にエクスポートされます。
MeisterTaskプロジェクトボードでは、ニーズに合ったワークフローを作成し(例:カンバン方式を使用)、それに応じてタスクを整理できます。
MindMeisterとMeisterTask間のワークフローの詳細については、短いデモビデオをご覧いただくか、ウェブサイトで詳細をご確認ください。
マインドマップでイベントを計画
