Para hacer las cosas un poco menos teóricas, vamos a usar un ejemplo práctico para explicar el método de planificación de eventos con mapas mentales. Imagina el siguiente escenario:
Jess y Jim son estilistas de moda que acaban de iniciar su propia agencia de estilismo. Para lanzar su nuevo negocio con gran impacto, están organizando un evento de prensa para periodistas de moda locales donde pueden mostrar su trabajo.
¿Buscas aún más formas de usar mapas mentales? Inspírate con estos 13 ejemplos de mapas mentales
Planificación de eventos con mapas mentales – Paso a paso
1. Crea y comparte tu mapa mental
Crea un nuevo mapa mental, escribe el nombre de tu evento en el centro del mapa y luego crea de 4 a 6 ramas a su alrededor. Para nuestro ejemplo, y para muchos otros eventos, la siguiente organización de ramas funciona bien:
Una vez que la estructura básica de tu mapa esté terminada, compártelo con tus co-organizadores ya sea por correo electrónico o mediante enlace para que puedan hacer lluvia de ideas y trabajar los detalles juntos.
2. Anota los aspectos básicos
Usa la rama INFO para anotar el presupuesto que tienes disponible, la fecha y hora del evento, y las responsabilidades de cada uno. Esta rama te ofrecerá posteriormente una visión rápida de los detalles más importantes del evento.
Consejo: Para determinar la mejor fecha y hora para tu evento, primero revisa el calendario para asegurarte de que no tengas que competir con otros eventos importantes o días festivos. En nuestro ejemplo, Jess y Jim se habrían asegurado de no realizar el evento durante la Semana de la Moda de Nueva York o Berlin Premium.
3. ¿Quién viene?
A menos que estés planeando una fiesta de cumpleaños para tu gato solitario, el número de invitados probablemente sea demasiado grande para escribir el nombre de cada persona en tu mapa mental. Una hoja de Google o archivo de Excel es mucho más adecuado para una lista completa de invitados con nombres, direcciones de correo electrónico y números de teléfono, y de todos modos, puedes fácilmente adjuntar el archivo (o agregar un enlace a la hoja de Google) a tu mapa mental.
Sin embargo, si el evento no es demasiado grande, puede resultarte útil incluir una visión general del equipo organizador y personal clave en el mapa mismo. Puedes agregar los datos de contacto de las personas en la sección de notas de sus nombres para asegurarte de que el mapa no se vuelva demasiado desordenado.
4. Encuentra una ubicación adecuada
Si ya conoces la ubicación de tu evento, puedes anotar la dirección en la rama UBICACIÓN de inmediato. Jess y Jim de nuestro ejemplo no estaban seguros de dónde realizar su evento al principio, así que usaron un mapa mental separado para hacer lluvia de ideas y considerar los pros y contras de cada lugar.
Después de una cuidadosa consideración, decidieron que alquilar un gran estudio fotográfico en la ciudad sería ideal para su evento de prensa, ya que sería fácil de alcanzar para los periodistas, no demasiado costoso, y ofrecería un espacio apropiado para mostrar su trabajo.
Jess y Jim ya conocen algunos estudios en la ciudad, así que todo lo que tienen que hacer es averiguar cuál está disponible para alquilar en su fecha preferida y por una cantidad que se ajuste a su presupuesto. Crean tareas para todos estos pendientes en la rama UBICACIÓN y las asignan a Donna, su asistente que es responsable de todo lo relacionado con el lugar.
Consejo: Asegúrate de usar oraciones completas o frases en aquellos temas que se usan como tareas. Si decides exportar las tareas a una herramienta de gestión de proyectos separada como MeisterTask, no verás el contexto del mapa mental, por lo que las palabras clave individuales pueden no ofrecer suficiente información.
5. Planifica el programa de tu evento
En la rama PROGRAMA puedes delinear los puntos principales de la agenda y anotar las horas de inicio estimadas de cada uno. La clave para una planificación de eventos exitosa es ser realista con tus estimaciones y tener en cuenta que las cosas a menudo toman más tiempo de lo esperado.
Ahora, piensa en todas las cosas más pequeñas que suceden antes, durante y entre esos puntos principales, comenzando por el principio: ¿Cómo llegarán los invitados a la ubicación—necesitas organizar algún tipo de transporte? ¿Cómo estará el clima en el momento del evento—necesitarás un guardarropa y encargado? ¿Quién entregará a los invitados la bebida de bienvenida y cuántas botellas de cada bebida necesitarás? ¿Quién retirará los vasos vacíos de las mesas? ¿Hay siquiera mesas en el lugar, y si las hay, son suficientes?
Puedes agregar temas y tareas a los puntos de la agenda mismos o insertarlos en otra rama relacionada. Las cosas que no están directamente relacionadas con la ubicación, el marketing o las personas simplemente van en la rama GENERAL de tu mapa mental.
Consejo: Una buena manera de encontrar huecos y descuidos en tu planificación de eventos es visitar la ubicación y hacer un recorrido como si fueras uno de los invitados.
6. Marketing y relaciones públicas
Las actividades de marketing y relaciones públicas que necesitarás planificar dependen en gran medida del tipo de evento que estés organizando. Para una boda, el único elemento en esta rama podría ser "Enviar invitaciones". Para una conferencia a gran escala, el marketing incluiría desde configurar un sitio web hasta crear una campaña de correo electrónico automatizada y perfiles de redes sociales. En nuestro ejemplo, Jess y Jim agregan las siguientes tareas a su mapa:
7. Pasa de la planificación a la ejecución
Una vez que la fase de planificación ha concluido, es hora de ponerse a trabajar. Para este momento tu mapa mental probablemente contiene un número bastante grande de tareas. Si quieres, puedes simplemente dejarlas ahí mismo y usar el mapa en sí como tu plataforma de gestión de tareas. Además de asignar tareas a los colaboradores del mapa, puedes agregar fechas de vencimiento y prioridades en MindMeister, e indicar la finalización de las tareas.
Sin embargo, para eventos más grandes, puede que encuentres que el mapa mental no es el mejor formato para gestionar todas las tareas. Afortunadamente, pasar de la planificación en un mapa mental a la ejecución en una herramienta de gestión de tareas es simple y solo toma unos segundos. Si te has registrado en el hermano pequeño de MindMeister, MeisterTask (usando tus datos de inicio de sesión existentes de MindMeister) simplemente puedes abrir el pie de página de MeisterTask en el mapa mental y crear un nuevo tablero de proyecto. Todos los colaboradores del mapa mental serán invitados automáticamente al proyecto, y todas las tareas se exportarán inmediatamente.
En el tablero de proyecto de MeisterTask puedes entonces crear un flujo de trabajo que se ajuste a tus necesidades (por ejemplo, usando el método Kanban) y organizar las tareas en consecuencia.
Para más información sobre el flujo de trabajo entre MindMeister y MeisterTask, puedes echar un vistazo a nuestro video de demostración corto o leer más en nuestro sitio web.
Planifica tu evento con mapas mentales.
