Qu'est-ce qu'une carte de connaissances ?
Une carte de connaissances est une représentation visuelle, comme l'exemple ci-dessus, qui montre où les connaissances peuvent être trouvées au sein d'une entreprise ou d'une organisation. Elle inclut des connaissances plutôt que des informations, et ces connaissances sont accessibles plutôt que recherchées.
Voici quelques informations expliquant ce que signifient ces concepts.
Connaissances vs. informations
La clé pour construire une bonne carte de connaissances est d'éviter le bruit inutile, et la meilleure façon d'éviter le bruit est d'avoir une définition claire de ce qui constitue un actif de connaissances et de ce qui n'en constitue pas.
J'aime cette définition de Davenport et Prusak : "La connaissance est une forme d'information à haute valeur ajoutée qui est prête à être appliquée aux décisions et aux actions, [et] la connaissance dérive de l'information comme l'information dérive des données."
Ceci est extrêmement important, car j'ai souvent vu des plateformes de partage de connaissances souffrir d'un excès d'informations. Cela nuit à l'initiative de cartographie des connaissances. Trop d'informations deviennent du bruit, et le bruit empêche les gens d'accéder au contenu le plus important.
C'est là que le concept d'« actif de connaissances » devient important.
Pour moi, les actifs de connaissances sont les plus petits dénominateurs communs de la connaissance — un atome si vous voulez. Ce sont des unités actionnables et productives. Je m'attends normalement à ce que plus de 90 % des actifs de connaissances soient produits dans le cadre du flux de travail normal de l'équipe.
J'aime que les actifs soient petits et actionnables. Ces atomes sont ensuite ajoutés à la carte de connaissances pour que les utilisateurs puissent naviguer et les saisir à volonté afin qu'ils deviennent le matériau de construction de leurs projets.
Ne cherchez pas les connaissances, accédez-y
Dans chaque réunion et atelier sur la gestion des connaissances, je reçois la question suivante : « Ne devrions-nous pas avoir un champ de recherche ? »
Nous sommes tellement habitués à rechercher des informations que cela nous surprend lorsque la recherche de connaissances est déconseillée. Mais les connaissances doivent être accessibles plutôt que recherchées.
Lorsque nous recherchons des connaissances — et si nous avons de la chance — la meilleure chose qui puisse arriver est que nous trouvions ce que nous cherchons. Lorsque nous accédons aux connaissances en naviguant dans la carte de connaissances, nous découvrons des choses dont nous ne savions pas qu'elles existaient.
Nous acquérons également une compréhension rapide de ce que nous savons en tant que groupe, de ce que nous avons à notre disposition, et de ce que nous aimerions avoir à notre disposition mais que nous ne possédons pas encore.
Beaucoup d'entre nous ont connu différents niveaux de frustration lorsque nous effectuons une recherche dans une base de données. Souvent, l'ordinateur renvoie des listes de 20 éléments ou plus avec des titres vaguement similaires, nous obligeant à ouvrir fichier après fichier. Je peux vous assurer que la recherche n'est pas plus rapide que l'accès.
Quels sont les avantages de la cartographie des connaissances ?
La cartographie des connaissances aide les organisations à créer une expérience pour leurs employés/membres lorsqu'ils accèdent à leur intelligence collective. Le capital intellectuel de l'entreprise peut être rapidement accessible en organisant les actifs de connaissances dans une carte de connaissances.
Les cartes de connaissances sont extrêmement intuitives et offrent d'excellentes plateformes pour présenter les actifs de connaissances. Les membres de l'équipe peuvent naviguer dans les différentes branches de la carte, les menant à des groupes d'actifs et à de nouvelles cartes. Et la plupart des actifs peuvent être atteints en suivant différents chemins, car différentes personnes suivent différents processus de réflexion.
Comment construire une carte de connaissances
L'image ci-dessous appartient à la carte de connaissances pour la préparation du festival annuel OuiShare organisé à Barcelone.
OuiShare est un think tank qui se concentre sur la consommation collaborative et l'économie du partage. C'est une communauté de 3 000 personnes qui se réunissent autour de projets.
Dans notre étude de cas, nous nous concentrons sur l'OuiShare Fest BCN. OuiShare Fest est une conférence annuelle de trois jours pour environ 700 participants, organisée à Barcelone. L'organisation du festival implique environ 30 personnes travaillant à différents degrés d'intensité sur quelques mois.
Le travail est divisé en une série de départements, mais pour cet exemple, nous nous concentrerons sur le travail de l'équipe Sponsors. L'équipe Sponsors est composée de quatre membres, et un seul d'entre nous était impliqué dans la préparation de la conférence de l'année dernière.
Nous identifions déjà ici un élément clé pour notre initiative de gestion des connaissances : la mémoire institutionnelle. Lorsque nous commençons à capturer les actifs de connaissances, nous devons accorder une attention particulière à le faire de manière à ce qu'ils soient faciles à trouver et à réutiliser par l'équipe Sponsors de l'année prochaine.
Avec cette étude de cas à l'esprit, voici notre guide étape par étape pour créer une carte de connaissances à des fins de planification et d'acquisition de connaissances à long terme.
Étape 1. Identifiez le sujet de votre carte de connaissances
Lors de la première réunion de l'équipe, nous ouvririons une toute nouvelle <a href="https://www.mindmeister.com/fr/">carte mentale</a> dans notre outil de cartographie des connaissances de choix : MindMeister. Nous la nommons « Sponsors ». Ce sera le domaine de toutes les connaissances associées au traitement des sponsors, et nous nous attendons à ce que les autres équipes fassent de même avec leurs domaines.
Pour le moment, nous nous concentrerons uniquement sur le travail sur notre carte, et à un stade ultérieur, nous commencerons à connecter ces connaissances avec d'autres cartes.
Étape 2. Préparez vos premiers actifs
Vous pouvez commencer à ajouter des actifs à votre carte mentale avant même d'avoir commencé un projet.
Lors de notre première réunion sur la collecte de sponsors, par exemple, nous pourrions déjà définir certaines des choses que nous prévoyons de faire bientôt.
Nous pouvons imaginer qu'à un moment donné, nous présenterons une présentation aux sponsors potentiels. La présentation expliquera ce qu'est OuiShare, de quoi parle la conférence et pourquoi ils devraient s'associer avec nous.
Pour cela, nous pourrions commencer par ajouter un sujet à la carte et l'appeler « Première présentation aux sponsors ». C'est notre premier actif de connaissances.
Nous pouvons toujours changer ce nom à l'avenir, mais pour l'instant, cela nous sert de rappel pour nous préparer à ces présentations inévitables pour les sponsors.
Trouvons maintenant quelques autres actifs dont nous prévoyons avoir besoin :
En supposant que le sponsor trouve notre idée intéressante, il nous sera demandé de soumettre une proposition. Dans celle-ci, nous décrirons en détail la valeur que nous offrons et le montant d'argent que nous demanderions.
Si le sponsor aime notre proposition, nous devrons alors avoir un contrat, ou un accord, entre les parties.
Et une fois l'accord en place, nous commencerons alors à fournir cette valeur aux sponsors, quelle qu'elle soit. Pour le moment, nous appellerons cet actif « Activités avec les sponsors ».
Étape 3. Capturez le premier actif de connaissances
Nous avons une liste de sponsors de l'édition précédente, plus une liste d'entreprises que nous avons présélectionnées mais que nous n'avons pas encore rencontrées.
La première chose que nous faisons est de rédiger l'e-mail aux sponsors. Dans cet e-mail, nous nous présentons et proposons une réunion pour leur parler du festival et des opportunités disponibles pour les sponsors potentiels. C'est donc le premier actif de connaissances que nous avons réellement produit : l'e-mail d'introduction.
C'est un actif que nous n'avions pas initialement prévu dans la carte mais que nous pensons maintenant qu'il vaut la peine d'inclure. Comme différentes personnes de l'équipe contacteront des sponsors potentiels — y compris les équipes des éditions futures — il vaut la peine de le capturer et de le partager.
Notez que nous ne produisons pas d'actifs de connaissances pour le plaisir de les produire. Nous faisons notre travail quotidien normal, et nous capturons ces actifs au fur et à mesure qu'ils deviennent disponibles.
Nous allons donc à la carte et choisissons où ajouter l'actif. Comme nous pensons qu'il s'intègre au groupe d'activités liées à « Approcher les sponsors », nous décidons de réorganiser légèrement nos sujets.
Comme vous pouvez le voir dans l'image ci-dessous, nous avons créé une nouvelle branche appelée « Approcher les sponsors ». Nous avons également déplacé l'« E-mail d'introduction » et la « Première présentation aux sponsors » à l'intérieur de ce sujet. Cet exemple montre à quel point la cartographie mentale peut être polyvalente lorsqu'il s'agit de réorganiser les connaissances.
Étape 4. Joignez les connaissances via des documents ou Google Docs
Maintenant que nous avons un emplacement pour l'« E-mail d'introduction », nous devons seulement enregistrer une copie du modèle d'e-mail dans le dossier « Carte de connaissances OuiShare ». Si vous utilisez Google Docs, modifiez simplement les paramètres de partage afin que les membres pertinents de votre équipe puissent collaborer et ajouter leurs suggestions.
Une fois que vous avez ce lien partageable, copiez et collez simplement le lien dans le sujet pertinent de votre carte mentale. Cela peut être fait via la fonction URL dans la barre latérale, comme indiqué ci-dessous.
Étape 5. Si nécessaire, ajoutez votre actif à d'autres emplacements
Certains actifs n'appartiennent pas seulement à un seul domaine. Par exemple, lorsque le moment est venu de préparer la première présentation, un actif clé que nous avons utilisé était la présentation « OuiShare Fest BCN général », préparée par le coordinateur général.
En utilisant la présentation générale comme base de notre travail, nous économisons non seulement du temps, mais nous assurons également la cohérence dans toute l'équipe. Encore une fois, nous avons adapté la carte de connaissances pour refléter cela :
Cet actif, « Présentation générale », est l'exemple parfait d'un actif présent dans de nombreux domaines différents, pas seulement dans « Sponsors ». C'est extrêmement précieux car c'est le meilleur moyen de s'assurer que tout le monde dans l'équipe dispose de la dernière version.
Chaque fois que vous capturez un actif, passez quelques minutes à réfléchir dans quels autres domaines des cartes il devrait également être présent.
Étape 6. Connectez vos différents domaines
Comme nous l'avons évoqué dans notre introduction à la gestion des connaissances, les cartes mentales nous permettent de créer une navigation ontologique des différents domaines de connaissances.
Dans notre exemple, il y a quelques designers qui travaillent sur l'image de marque et le design de la conférence. Eux aussi développent des cartes de connaissances pour capturer des connaissances utiles, et cette carte de connaissances « Ressources de design » est utilisée dans toute l'équipe.
C'est un domaine extrêmement précieux, car nous sommes tous responsables de produire du matériel à envoyer aux sponsors, aux conférenciers, à la presse, etc. Pour cette raison, nous (l'équipe Sponsors) avons ajouté un sujet sur notre carte de connaissances qui mène directement à la carte mentale « Ressources de design ».
Étape 7. Rendez vos connaissances disponibles à distance
Chez OuiShare, nous travaillons entièrement via le cloud pour les projets, les communications, la gouvernance et le partage des connaissances.
Pour cette raison, MindMeister est la plateforme de cartographie mentale la mieux adaptée pour capturer et partager nos connaissances collectives.
MindMeister est entièrement basé sur le cloud et conçu pour la collaboration. L'administrateur a configuré toute l'équipe dans l'environnement équipe/membres de MindMeister. Nous pouvons donc accéder aux connaissances partagées que nous soyons au bureau ou en télétravail.
Nous utilisons G Suite pour notre gestion de projet et notre stockage de fichiers, également disponible via le cloud. Pour cela, nous avons créé un dossier dédié appelé « Carte de connaissances OuiShare » contenant tous les actifs de connaissances. Les fichiers sont ensuite partagés dans leurs cartes mentales respectives via les liens partageables (comme indiqué ci-dessus).
Puisque nous partagerons les cartes de connaissances avec d'autres membres de l'organisation et des utilisateurs externes, nous fournissons aux personnes concernées l'autorisation de modifier. Cela se fait via les paramètres de partage sur la barre d'outils inférieure de MindMeister. Tout le monde recevra alors un e-mail les alertant et incluant un lien pour accéder et modifier la carte mentale.
Bonnes pratiques de cartographie des connaissances
Voici quelques bonnes pratiques à garder à l'esprit lors de la création de votre carte de connaissances.
Organisez vos actifs de connaissances autour de domaines de connaissances
Il existe des centaines d'actifs de connaissances dans chaque communauté et chaque organisation. Le premier conseil lors de la construction de la carte de connaissances pour votre organisation est de ne pas essayer de capturer tous vos actifs de connaissances dans une seule carte mentale.
Lorsque vous et vos collègues commencez à créer vos connaissances collectives, vous devriez y penser comme à des domaines de connaissances. Vous pouvez ensuite consacrer une carte mentale à chacun de ces domaines.
Un domaine est simplement un groupe d'actifs qui partagent un domaine particulier. Il est important de noter qu'un actif donné pourrait être présent dans plusieurs domaines. C'est une caractéristique clé d'une ontologie par rapport à une taxonomie.
Dans l'exemple OuiShare ci-dessus, Sponsors a sa propre carte dédiée. D'autres domaines incluent « Image de marque », « Production », « Programme » et « Bénévoles ».
Différents membres de l'organisation se spécialiseront dans un ou deux domaines. Ces membres de l'équipe développeront un sentiment d'appropriation de ces domaines, ce qui est plus important qu'il n'y paraît puisque la culture d'entreprise est le principal obstacle pour toute initiative de gestion des connaissances.
Construisez votre carte de connaissances pour que tout le monde puisse l'utiliser
Gardez à l'esprit que n'importe qui dans votre organisation peut venir sur la carte de connaissances de votre domaine à la recherche d'informations utiles et actionnables. Pendant que vous créez la carte mentale, essayez de créer une expérience pour ces visiteurs.
Je recommande fortement que si vous commencez à obtenir une longue liste de sujets, envisagez de les regrouper en sous-sujets. Nous nous sentons souvent plus à l'aise avec des groupes de six ou sept éléments maximum.
Un exemple quotidien de recherche de connaissances à l'aide d'une carte de connaissances
Maintenant que je vous ai montré comment créer une carte de connaissances avec MindMeister, je veux partager un exemple quotidien de la façon dont l'utilisation d'une carte de connaissances pour la curation des connaissances augmente la qualité de notre travail et nous fait gagner beaucoup de temps.
Mon collègue Luis d'Ouishare à Madrid a eu une réunion avec TeamLabs, une organisation qui révolutionne l'enseignement supérieur. Nous sommes amis avec TeamLabs depuis un certain temps, faisant des choses ici et là, mais nous n'avons pas encore fait de vrai travail ensemble.
Ce jour-là, Luis explorait comment nous pourrions collaborer. La réunion s'est bien passée et ils se sont mis d'accord sur les prochaines étapes.
Lors de cette réunion, le client a pensé qu'Ouishare pourrait organiser une série d'ateliers pour leurs étudiants sur des sujets concernant, en gros, l'avenir des organisations. Luis a accepté de soumettre les documents suivants :
Sujets spécifiques pour les ateliers
Quels sont les avantages pour les étudiants ?
Comment nos ateliers se rapportent-ils à la philosophie de TeamLabs ?
Expérience pertinente et témoignages
Luis devait assembler un excellent PDF avec ces éléments et idéalement le soumettre en moins de 24 heures.
80 % du travail était déjà fait
Certains peuvent ne pas être d'accord avec moi ici, mais je ne me souviens d'aucune tâche ou projet où 80 % du travail n'avait pas déjà été fait auparavant. Je trouve normalement que mon travail consiste à combiner les actifs disponibles, proprement et rapidement, afin de pouvoir consacrer 80 % de mon temps à ces 20 % du travail qui font la différence.
Dans cet exemple, Luis doit se concentrer sur la question « Comment nos ateliers se rapportent-ils à la philosophie de TeamLabs ? » C'est la question la plus précieuse pour notre client potentiel.
Luis doit examiner les détails de leurs cours et s'assurer que ce que nous proposons a du sens et ajoute de la valeur. Tout le reste (les sujets, les références et les avantages) est secondaire et devrait être assemblé rapidement.
Le diagramme ci-dessus essaie d'être un gâteau. Bien que nécessaire, bien sûr, le corps du gâteau n'est pas aussi précieux que le glaçage. Nous gérons les connaissances pour que nous passions la plupart de nos efforts et de notre temps sur le glaçage — tout ce qui apporte vraiment de la valeur.
Trouver les pièces pour construire le gâteau en utilisant notre carte de connaissances
Nous capturons et partageons nos connaissances avec MindMeister et les partageons avec tout le monde, entièrement en open source. Vous pouvez y accéder vous-même ici.
En naviguant dans la carte de connaissances, Luis atteint le domaine des « Masterclasses ». Là, il trouve les fiches d'une page qui décrivent les différents ateliers, quelque chose qu'il recherchait spécifiquement.
Incidemment, il réalise également qu'il y a une zone pour « Biographies et CV des personnes » et pense que cela pourrait également être utile pour montrer au client le type de facilitateurs qui pourraient animer les ateliers. Montrer notre mélange de personnes est une bonne façon de montrer comment nous nous intégrons à leur programme (le glaçage sur le gâteau).
Dans la documentation de chaque atelier, il y a une section énumérant les avantages pour les participants. Parfait ! Cela couvre la deuxième partie.
Luis trouve une présentation de base qui a du sens pour cette opportunité, où il trouve également les témoignages. Incidemment, il découvre le travail que notre collègue en Autriche a fait pour une université de design en Suisse. Je ne peux pas assez souligner à quel point ces types de connexions sont importants !
En naviguant dans les cartes de connaissances, Luis a pu :
Assembler 80 % du document en moins de 30 minutes.
Découvrir des actifs dont il ne savait pas qu'ils existaient et qui l'aideront avec le glaçage sur le gâteau.
Découvrir quelqu'un faisant quelque chose de vraiment cool.
Investir les deux heures suivantes à créer quelque chose qui avait beaucoup de sens pour les besoins du client.
Commencez à capturer vos connaissances avec une carte de connaissances
À présent, vous savez ce qu'est une carte de connaissances, pourquoi elle est importante, comment elle peut être utilisée par les personnes de votre organisation chaque jour pour gagner du temps, et comment construire une carte de connaissances. Pour récapituler, les étapes sont :
Identifiez le sujet de votre carte de connaissances.
Identifiez vos premiers actifs dans la carte (même si vous ne les avez pas encore).
Capturez les actifs de connaissances au fur et à mesure qu'ils deviennent disponibles.
Joignez ces actifs à la carte.
Copiez les actifs partout où vous le jugez approprié.
Connectez vos différents domaines.
Rendez vos connaissances disponibles à distance.
La tâche la plus importante de toutes est de maintenir la conscience. Dans notre travail quotidien, nous générons continuellement du matériel qui est utile et qui vaut la peine d'être capturé. Si votre équipe capture et partage ces actifs au fur et à mesure qu'ils sont créés, la capture des connaissances collectives deviendra beaucoup plus facile.
Transformez le savoir en accès instantané.
