ナレッジマップとは?
ナレッジマップとは、上記の例のように、企業や組織内のどこに知識があるかを示す視覚的なツールです。情報ではなく知識を含み、その知識は検索するのではなくアクセスするものです。
これらの概念が何を意味するのか、以下で説明します。
知識と情報の違い
優れたナレッジマップを構築する鍵は、不要なノイズを避けることです。そして、ノイズを避ける最良の方法は、何が知識資産として適格で、何がそうでないかを明確に定義することです。
私はDavenportとPrusakによる次の定義が気に入っています。「知識とは、意思決定や行動に適用できる状態にある高価値な情報の形態であり、知識は情報から派生し、情報はデータから派生する。」
これは非常に重要です。なぜなら、私は知識共有プラットフォームが情報過多に苦しんでいるのをよく見てきたからです。これはナレッジマッピングの取り組みにとって有害です。情報が多すぎるとノイズになり、ノイズは人々が最も重要なコンテンツにアクセスすることを妨げます。
ここで「知識資産」という概念が重要になります。
私にとって、知識資産は知識の最小公分母であり、原子のようなものです。それらは実行可能で生産的な単位です。通常、知識資産の90%以上は、通常のチームワークフローの一部として生成されることを期待しています。
私は資産が小さく実行可能であることを好みます。これらの原子はナレッジマップに追加され、ユーザーが自由にナビゲートして取得できるようになり、プロジェクトの構成要素となります。
知識を検索するのではなく、アクセスする
ナレッジマネジメントに関するすべての会議やワークショップで、次の質問を受けます。「検索フィールドを設けるべきではないでしょうか?」
私たちは情報を検索することに慣れているため、知識の検索が推奨されないことに驚きます。しかし、知識は検索するのではなく、アクセスすべきものです。
知識を検索する場合、運が良ければ、起こりうる最良のことは探しているものを見つけることです。ナレッジマップをナビゲートして知識にアクセスする場合、存在すら知らなかったものを発見します。
また、グループとして何を知っているか、何が利用可能か、そして何を持ちたいがまだ持っていないかを素早く理解できます。
多くの人がデータベースで検索を完了したときに、さまざまなレベルのフラストレーションを経験したことがあるでしょう。多くの場合、コンピュータは曖昧に似たタイトルの20以上のアイテムのリストを返し、ファイルを次々と開くことを余儀なくされます。検索がアクセスより速いとは断言できません。
ナレッジマッピングの利点とは?
ナレッジマッピングは、組織が集合知にアクセスする際の従業員/メンバーの体験をキュレーションするのに役立ちます。企業の知的資本は、知識資産をナレッジマップに整理することで迅速にアクセスできます。
ナレッジマップは非常に直感的で、知識資産を紹介する優れたプラットフォームを提供します。チームメンバーはマップのさまざまな枝をナビゲートし、資産のグループや新しいマップに導かれます。そして、ほとんどの資産は異なる経路をたどって到達できます。なぜなら、異なる人々は異なる思考プロセスをたどるからです。
ナレッジマップの構築方法
下の画像は、バルセロナで開催される年次OuiShare Festivalの準備のためのナレッジマップに属しています。
OuiShareは、協働消費とシェアリングエコノミーに焦点を当てたシンクタンクです。プロジェクトを中心に集まる3,000人のコミュニティです。
私たちのケーススタディでは、OuiShare Fest BCNに焦点を当てています。OuiShare Festは、バルセロナで開催される約700人の参加者のための年次3日間カンファレンスです。フェスティバルの運営には、数ヶ月にわたってさまざまな強度で働く約30人が関わっています。
作業は一連の部門に分かれていますが、この例では、スポンサーチームの作業に焦点を当てます。スポンサーチームは4人のメンバーで構成されており、昨年のカンファレンスの準備に関わったのは私たちのうち1人だけでした。
ここで、ナレッジマネジメントの取り組みにとって重要な要素を特定します。それは組織の記憶です。知識資産を取得し始めるとき、来年のスポンサーチームが簡単に見つけて再利用できるような方法で行うことに特別な注意を払う必要があります。
このケーススタディを念頭に置いて、計画と長期的な知識獲得の両方の目的でナレッジマップを作成するためのステップバイステップガイドを以下に示します。
ステップ1. ナレッジマップのトピックを特定する
チームの最初の会議で、選択したナレッジマッピングツール(MindMeister)内で新しいマインドマップを開きます。それを「スポンサー」と名付けます。これは、スポンサーとの取引に関連するすべての知識のドメインとなり、他のチームも自分たちのドメインで同じことをすることを期待しています。
当面は、自分たちのマップでの作業にのみ焦点を当て、後の段階でこの知識を他のマップと接続し始めます。
ステップ2. 最初の資産を準備する
プロジェクトを開始する前でも、マインドマップに資産を追加し始めることができます。
たとえば、スポンサー集めに関する最初の会議で、すぐに行うと予想されることのいくつかをすでに定義できます。
ある時点で、潜在的なスポンサーにプレゼンテーションを行うことになると想像できます。プレゼンテーションでは、OuiShareとは何か、カンファレンスとは何か、そしてなぜ彼らが私たちとパートナーシップを組むべきかを説明します。
このために、マップにトピックを追加し、「スポンサーへの最初のプレゼンテーション」と呼ぶことから始めることができます。これが私たちの最初の知識資産です。
この名前は将来変更できますが、今のところ、これらの避けられないスポンサーへのプレゼンテーションの準備をするためのリマインダーとして機能します。
次に、必要になると予測されるいくつかの資産を見つけましょう。
スポンサーが私たちのアイデアに興味を持っていると仮定すると、提案書の提出を求められます。これには、提供する価値と要求する金額を詳細に記述します。
スポンサーが提案を気に入った場合、当事者間の契約または合意が必要になります。
そして、合意が成立したら、スポンサーにその価値を提供し始めます。当面は、その資産を「スポンサーとの活動」と呼びます。
ステップ3. 最初の知識資産を取得する
前回のエディションからのスポンサーのリストと、まだ会っていないがショートリストに載せた企業のリストがあります。
最初に行うことは、スポンサーへのメールの下書きです。このメールでは、自己紹介をし、フェスティバルと潜在的なスポンサーが利用できる機会について話すための会議を提案します。これが実際に作成した最初の知識資産です。紹介メールです。
これは、マップで当初予想していなかった資産ですが、今では含める価値があると考えています。チームのさまざまな人々が潜在的なスポンサーに連絡を取る予定であり、将来のエディションのチームも含まれるため、取得して共有する価値があります。
知識資産を作成するために作成しているわけではないことに注意してください。通常の日常業務を行っており、利用可能になったときにそれらの資産を取得しています。
したがって、マップに移動し、資産を追加する場所を選択します。「スポンサーへのアプローチ」に関連する活動のグループに適合すると考えているため、トピックを少し再配置することにします。
下の画像でわかるように、「スポンサーへのアプローチ」という新しいブランチを作成しました。また、「紹介メール」と「スポンサーへの最初のプレゼンテーション」をそのトピック内に移動しました。この例は、知識を再配置する際にマインドマッピングがいかに多用途であるかを示しています。
ステップ4. ドキュメントまたはGoogleドキュメント経由で知識を添付する
「紹介メール」の場所ができたので、「OuiShareナレッジマップ」フォルダにテンプレートメールのコピーを保存するだけです。Googleドキュメントを使用している場合は、関連するチームメンバーが協力して提案を追加できるように、共有設定を変更するだけです。
この共有可能なリンクができたら、マインドマップ内の関連トピックにリンクをコピー&ペーストするだけです。これは、下で強調表示されているように、サイドバーのURL機能を介して行うことができます。
ステップ5. 必要に応じて、資産を他の場所に追加する
一部の資産は1つのドメインにのみ属するわけではありません。たとえば、最初のプレゼンテーションを準備する時が来たとき、使用した重要な資産の1つは、総合コーディネーターが準備した「一般OuiShare Fest BCN」プレゼンテーションでした。
一般的なプレゼンテーションを作業の基礎として使用することで、時間を節約できるだけでなく、チーム全体で一貫性を確保できます。ここでも、これを反映するためにナレッジマップを適応させました。
この資産「一般プレゼンテーション」は、「スポンサー」だけでなく、多くの異なるドメインに存在する資産の完璧な例です。これは非常に価値があります。なぜなら、これはチームの全員が最新バージョンを持っていることを確認する最良の方法だからです。
資産を取得するたびに、マップの他のどの領域にも存在すべきかを考えるために数分を費やしてください。
ステップ6. 異なるドメインを接続する
ナレッジマネジメントの紹介で説明したように、マインドマップを使用すると、さまざまな知識ドメインのオントロジカルナビゲーションを作成できます。
私たちの例では、カンファレンスのブランディングとデザインに取り組んでいる数人のデザイナーがいます。彼らも有用な知識を取得するためにナレッジマップを開発し、この「デザインリソース」ナレッジマップはチーム全体で使用されています。
これは非常に価値のあるドメインです。なぜなら、私たち全員がスポンサー、スピーカー、プレスなどに送信する資料を作成する責任があるからです。このため、私たち(スポンサーチーム)は、「デザインリソース」マインドマップに直接つながるトピックをナレッジマップに追加しました。
ステップ7. 知識をリモートで利用可能にする
OuiShareでは、プロジェクト、コミュニケーション、ガバナンス、知識共有のすべてをクラウド経由で完全に行っています。
このため、MindMeisterは、集合知を取得して共有するのに最適なマインドマッピングプラットフォームです。
MindMeisterは完全にクラウドベースで、コラボレーション向けに設計されています。管理者は、MindMeisterのチーム/メンバー環境でチーム全体を設定しました。したがって、オフィスにいても、リモートで作業していても、共有知識にアクセスできます。
プロジェクト管理とファイルストレージにはG Suiteを使用しており、これもクラウド経由で利用できます。このために、すべての知識資産を含む「OuiShareナレッジマップ」という専用フォルダを作成しました。ファイルは、共有可能なリンク(上記のように)を介してそれぞれのマインドマップで共有されます。
ナレッジマップを組織の他のメンバーや外部ユーザーと共有するため、編集権限を持つ関連する個人に許可を提供します。これは、MindMeisterの下部ツールバーの共有設定を介して行われます。全員がアラートとマインドマップにアクセスして編集するためのリンクを含むメールを受信します。
ナレッジマッピングのベストプラクティス
ナレッジマップを作成する際に留意すべきいくつかのベストプラクティスを以下に示します。
知識ドメインを中心に知識資産を整理する
すべてのコミュニティとすべての組織には、何百もの知識資産があります。組織のナレッジマップを構築する際の最初のアドバイスは、すべての知識資産を1つのマインドマップに取得しようとしないことです。
あなたとあなたの同僚が集合知を作成し始めるとき、それを知識のドメインとして考えるべきです。これらの各ドメインに1つのマインドマップを専用にできます。
ドメインは、特定の領域を共有する資産のグループにすぎません。1つの資産が多数のドメインに存在する可能性があることに注意することが重要です。これは、分類法と比較した場合のオントロジーの重要な特性です。
上記のOuiShareの例では、スポンサーには専用のマップがあります。他のドメインには、「ブランディング」、「プロダクション」、「プログラム」、「ボランティア」が含まれます。
組織のさまざまなメンバーが1つまたは2つのドメインを専門とします。これらのチームメンバーは、これらのドメインに対する所有感を育みます。これは、企業文化がナレッジマネジメントの取り組みにとって主な障害であるため、思っているよりも重要です。
誰でも使えるようにナレッジマップを構築する
組織内の誰もが、有用で実行可能な情報を求めてあなたのドメインのナレッジマップに来る可能性があることを念頭に置いてください。マインドマップを作成する際は、それらの訪問者のための体験を作成するようにしてください。
トピックの長いリストができ始めたら、それらをサブトピックとしてグループ化することを強くお勧めします。私たちは、6つまたは7つ以下の要素のグループの方が快適に感じることがよくあります。
ナレッジマップを使用して知識を見つける日常的な例
MindMeisterでナレッジマップを作成する方法を紹介したので、ナレッジキュレーションにナレッジマップを使用することで、作業の質がどのように向上し、多くの時間を節約できるかの日常的な例を共有したいと思います。
マドリードのOuishareの同僚Luisは、高等教育に革命を起こしている組織TeamLabsとの会議を持っていました。私たちはTeamLabsとしばらく友人であり、あちこちで物事を行っていますが、まだ適切な仕事を一緒にしていません。
その日、Luisは協力方法を探っていました。会議はうまくいき、次のステップについて合意しました。
その会議で、クライアントはOuishareが学生向けに、大まかに言えば、組織の未来に関するトピックについて一連のワークショップを主催できると考えました。Luisは次の資料を提出することに同意しました。
ワークショップの具体的なトピック
学生にとっての利点は何か?
私たちのワークショップはTeamLabsの哲学とどのように関連しているか?
関連する経験と推薦状
Luisは、これらの断片を1つの優れたPDFにまとめ、理想的には24時間以内に提出する必要がありました。
作業の80%はすでに完了していた
ここで私に同意しない人もいるかもしれませんが、作業の80%がすでに完了していなかったタスクやプロジェクトを思い出すことができません。通常、私の仕事は、利用可能な資産をきれいに素早く組み合わせることで構成されているため、作業の20%に80%の時間を費やすことができます。
この例では、Luisは「私たちのワークショップはTeamLabsの哲学とどのように関連しているか?」という質問に焦点を当てる必要があります。これは、潜在的なクライアントにとって最も価値のある質問です。
Luisは、彼らのコースの詳細を調べ、私たちが提案することが意味があり、価値を追加することを確認する必要があります。他のすべて(トピック、参考文献、利点)は二次的なものであり、迅速にまとめる必要があります。
上の図はケーキになろうとしています。もちろん必要ですが、ケーキの本体はアイシングほど価値がありません。私たちは、真に価値を提供するもの、つまりアイシングに努力と時間のほとんどを費やすために知識を管理します。
ナレッジマップを使用してケーキを構築するためのピースを見つける
私たちはMindMeisterで知識を取得して共有し、完全にオープンソースで全員と共有しています。ここで自分でアクセスできます。
ナレッジマップをナビゲートして、Luisは「マスタークラス」のドメインに到達します。そこで、彼は特に探していた、さまざまなワークショップを説明する1ページャーを見つけます。
偶然にも、彼は「人々の経歴とCV」のエリアがあることに気づき、これもワークショップを提供できるファシリテーターのタイプをクライアントに示すのに役立つと考えます。私たちの人々のミックスを示すことは、彼らのプログラムにどのように適合するかを示す良い方法です(ケーキのアイシング)。
各ワークショップのドキュメントには、参加者の利点をリストするセクションがあります。素晴らしい!これで2番目の部分がカバーされます。
Luisは、この機会に意味のある基本的なプレゼンテーションを見つけ、そこで推薦状も見つけます。偶然にも、彼はオーストリアの同僚がスイスのデザイン大学のために行った仕事を発見します。この種のつながりがいかに重要であるかを十分に強調することはできません!
ナレッジマップをナビゲートすることで、Luisは次のことができました。
30分以内にドキュメントの80%をまとめる。
存在することを知らなかった資産を発見し、ケーキのアイシングに役立てる。
本当にクールなことをしている誰かを発見する。
次の2時間を、クライアントのニーズに非常に意味のあるものを作成することに投資する。
ナレッジマップで知識の取得を始める
これで、ナレッジマップとは何か、なぜ重要なのか、組織内の人々が毎日どのように使用して時間を節約できるか、そしてナレッジマップの構築方法がわかりました。要約すると、手順は次のとおりです。
ナレッジマップのトピックを特定する。
マップ内の最初の資産を特定する(まだ持っていなくても)。
利用可能になったときに知識資産を取得する。
それらの資産をマップに添付する。
適切と思われる場所に資産をコピーする。
異なるドメインを接続する。
知識をリモートで利用可能にする。
最も重要なタスクは、意識を維持することです。日常業務では、有用で取得する価値のある資料を継続的に生成しています。チームが作成時にそれらの資産を取得して共有すれば、集合知の取得がはるかに容易になります。
ナレッジを即アクセスに。
