¿Qué es un mapa de conocimiento?
Un mapa de conocimiento es una representación visual, como el ejemplo anterior, que muestra dónde se puede encontrar el conocimiento dentro de una empresa u organización. Incluye conocimiento en lugar de información, y ese conocimiento se accede en lugar de buscarse.
Aquí hay información que explica qué significan esos conceptos.
Conocimiento vs. información
La clave para construir un buen mapa de conocimiento es evitar el ruido innecesario, y la mejor manera de evitar el ruido es tener una definición clara de qué califica como un activo de conocimiento y qué no.
Me gusta esta definición de Davenport y Prusak: "El conocimiento es una forma de información de alto valor que está lista para aplicarse a decisiones y acciones, [y] el conocimiento deriva de la información así como la información deriva de los datos."
Esto es extremadamente importante, ya que a menudo he visto plataformas de intercambio de conocimiento que sufren de un exceso de información. Esto es perjudicial para la iniciativa de mapeo de conocimiento. Demasiada información se convierte en ruido, y el ruido impide que las personas accedan al contenido más importante.
Aquí es donde el concepto de "activo de conocimiento" se vuelve importante.
Para mí, los activos de conocimiento son denominadores comunes mínimos de conocimiento: un átomo, si se quiere. Son unidades accionables y productivas. Normalmente espero que más del 90% de los activos de conocimiento se produzcan como parte del flujo de trabajo normal del equipo.
Me gusta que los activos sean pequeños y accionables. Esos átomos se agregan luego al mapa de conocimiento para que los usuarios naveguen y tomen a voluntad, convirtiéndose así en el material de construcción de sus proyectos.
No busques conocimiento, accede a él
En cada reunión y taller sobre gestión del conocimiento, recibo la siguiente pregunta: "¿No deberíamos tener un campo de búsqueda?"
Estamos tan acostumbrados a buscar información que resulta sorprendente cuando se desaconseja buscar conocimiento. Pero el conocimiento debe ser accedido en lugar de buscado.
Cuando buscamos conocimiento —y si tenemos suerte— lo mejor que puede pasar es que encontremos lo que estamos buscando. Cuando accedemos al conocimiento navegando el mapa de conocimiento, descubrimos cosas que no sabíamos que existían.
También obtenemos una comprensión rápida de lo que sabemos como grupo, lo que tenemos disponible para nosotros y lo que nos gustaría tener disponible pero aún no poseemos.
Muchos de nosotros hemos experimentado diversos niveles de frustración cuando completamos una búsqueda en una base de datos. A menudo la computadora devuelve listas de 20 elementos o más con títulos vagamente similares, obligándonos a abrir archivo tras archivo. Puedo asegurarte que buscar no es más rápido que acceder.
¿Cuáles son los beneficios del mapeo de conocimiento?
El mapeo de conocimiento ayuda a las organizaciones a curar una experiencia para sus empleados/miembros al acceder a su inteligencia colectiva. El capital intelectual de la empresa puede ser accedido rápidamente organizando los activos de conocimiento en un mapa de conocimiento.
Los mapas de conocimiento son extremadamente intuitivos y proporcionan excelentes plataformas para mostrar activos de conocimiento. Los miembros del equipo pueden navegar las diferentes ramas del mapa, llevándolos a grupos de activos y nuevos mapas. Y la mayoría de los activos pueden ser alcanzados siguiendo diferentes caminos, ya que diferentes personas siguen diferentes procesos de pensamiento.
Cómo construir un mapa de conocimiento
La imagen a continuación pertenece al mapa de conocimiento para la preparación del Festival anual OuiShare celebrado en Barcelona.
OuiShare es un think tank que se enfoca en el consumo colaborativo y la economía compartida. Es una comunidad de 3,000 personas que se reúnen en torno a proyectos.
En nuestro caso de estudio, nos enfocamos en el OuiShare Fest BCN. OuiShare Fest es una conferencia anual de tres días para alrededor de 700 asistentes, celebrada en Barcelona. Organizar el festival involucra a alrededor de 30 personas trabajando en diferentes grados de intensidad durante unos meses.
El trabajo se divide en una serie de departamentos, pero para este ejemplo, nos enfocaremos en el trabajo del equipo de Patrocinadores. El equipo de Patrocinadores está compuesto por cuatro miembros, y solo uno de nosotros estuvo involucrado en la preparación de la conferencia del año pasado.
Ya aquí identificamos un elemento clave para nuestra iniciativa de gestión del conocimiento: la memoria institucional. Cuando comenzamos a capturar activos de conocimiento, debemos prestar especial atención a hacerlo de tal manera que sea fácil de encontrar y reutilizar por el equipo de Patrocinadores del próximo año.
Con este caso de estudio en mente, aquí está nuestra guía paso a paso para crear un mapa de conocimiento tanto para propósitos de planificación como de adquisición de conocimiento a largo plazo.
Paso 1. Identifica el tema de tu mapa de conocimiento
Durante la primera reunión del equipo, abriríamos un mapa mental completamente nuevo dentro de nuestra herramienta de mapeo de conocimiento elegida: <a href="https://www.mindmeister.com/es/">MindMeister</a>. Lo nombramos "Patrocinadores". Este será el dominio de todo el conocimiento asociado con el trato con patrocinadores, y esperamos que los otros equipos hagan lo mismo con sus dominios.
Por el momento, nos enfocaremos solo en trabajar en nuestro mapa, y en una etapa posterior, comenzaremos a conectar este conocimiento con otros mapas.
Paso 2. Prepara tus primeros activos
Puedes comenzar a agregar activos a tu mapa mental incluso antes de haber comenzado un proyecto.
En nuestra primera reunión sobre la captación de patrocinadores, por ejemplo, ya podríamos definir algunas de las cosas que esperamos estar haciendo pronto.
Podemos imaginar que en algún momento estaremos entregando una presentación a los patrocinadores potenciales. La presentación explicará qué es OuiShare, de qué trata la conferencia y por qué deberían asociarse con nosotros.
Para esto, podríamos comenzar agregando un tema al mapa y llamándolo "Primera Presentación a Patrocinadores". Este es nuestro primer activo de conocimiento.
Siempre podemos cambiar este nombre en el futuro, pero por ahora, esto sirve como un recordatorio para prepararnos para estas presentaciones inevitables para patrocinadores.
Ahora encontremos algunos activos más que predecimos que necesitaremos:
Asumiendo que el patrocinador encuentra nuestra idea interesante, se nos pedirá que presentemos una propuesta. En esta, describiremos en detalle el valor que ofrecemos y la cantidad de dinero que estaríamos pidiendo.
Si al patrocinador le gusta nuestra propuesta, entonces tendremos que tener un contrato, o un acuerdo, entre las partes.
Y una vez que el acuerdo esté en su lugar, entonces comenzaremos a entregar ese valor a los patrocinadores, sea lo que sea. Por el momento, llamaremos a ese activo "Actividades con los Patrocinadores".
Paso 3. Captura el primer activo de conocimiento
Tenemos una lista de patrocinadores de la edición anterior, más una lista de empresas que hemos preseleccionado pero aún no hemos conocido.
Lo primero que hacemos es redactar el correo electrónico a los patrocinadores. En este correo, nos presentamos y proponemos una reunión para contarles sobre el festival y las oportunidades disponibles para patrocinadores potenciales. Así que este es el primer activo de conocimiento que hemos producido realmente: el correo electrónico introductorio.
Este es un activo que no habíamos anticipado originalmente en el mapa pero que ahora creemos que vale la pena incluir. Como diferentes personas en el equipo estarán contactando a patrocinadores potenciales —incluyendo los equipos de futuras ediciones— vale la pena capturarlo y compartirlo.
Ten en cuenta que no estamos produciendo activos de conocimiento por el simple hecho de producirlos. Estamos haciendo nuestro trabajo diario normal, y capturamos esos activos a medida que están disponibles.
Por lo tanto, vamos al mapa y elegimos dónde agregar el activo. Como creemos que encaja con el grupo de actividades relacionadas con "Acercamiento a Patrocinadores", decidimos reorganizar nuestros temas ligeramente.
Como puedes ver en la imagen a continuación, hemos creado una nueva rama llamada "Acercamiento a Patrocinadores". También hemos movido el "Correo Electrónico Introductorio" y la "Primera Presentación a Patrocinadores" dentro de ese tema. Este ejemplo muestra cuán versátil puede ser el mapeo mental cuando se trata de reorganizar el conocimiento.
Paso 4. Adjunta conocimiento mediante documentos o Google Docs
Ahora que tenemos un lugar para el "Correo Electrónico Introductorio", solo tenemos que guardar una copia de la plantilla de correo electrónico en la carpeta "Mapa de Conocimiento OuiShare". Si usas Google Docs, simplemente cambia la configuración de compartir para que los miembros relevantes de tu equipo puedan colaborar y agregar sus sugerencias.
Una vez que tengas este enlace compartible, simplemente copia y pega el enlace en el tema relevante dentro de tu mapa mental. Esto se puede hacer a través de la función URL en la barra lateral, como se destaca a continuación.
Paso 5. Si es necesario, agrega tu activo a otras ubicaciones
Algunos activos no pertenecen solo a un dominio. Por ejemplo, cuando llegó el momento de preparar la primera presentación, un activo clave que usamos fue la presentación "General OuiShare Fest BCN", preparada por el coordinador general.
Al usar la presentación general como base para nuestro trabajo, no solo ahorramos tiempo, sino que también aseguramos consistencia en todo el equipo. Una vez más, adaptamos el mapa de conocimiento para reflejar esto:
Este activo, "Presentación General", es el ejemplo perfecto de un activo que está presente en muchos dominios diferentes, no solo en "Patrocinadores". Esto es extremadamente valioso ya que esta es la mejor manera de asegurarse de que todos en el equipo tengan la última versión de él.
Cada vez que captures un activo, dedica un par de minutos a pensar en qué otras áreas de los mapas debería estar presente también.
Paso 6. Conecta tus diferentes dominios
Como discutimos en nuestra introducción a la gestión del conocimiento, los mapas mentales nos permiten crear una navegación ontológica de los diferentes dominios de conocimiento.
En nuestro ejemplo, hay un par de diseñadores trabajando en la marca y el diseño de la conferencia. Ellos también desarrollan mapas de conocimiento para capturar conocimiento útil, y este mapa de conocimiento de "Recursos de Diseño" se usa en todo el equipo.
Este es un dominio extremadamente valioso, ya que todos somos responsables de producir material para enviar a patrocinadores, oradores, la prensa, etc. Por esta razón, nosotros (el equipo de Patrocinadores) hemos agregado un tema en nuestro mapa de conocimiento que lleva directamente al mapa mental de "Recursos de Diseño".
Paso 7. Haz tu conocimiento disponible de forma remota
En OuiShare, trabajamos completamente a través de la nube para proyectos, comunicaciones, gobernanza y compartir conocimiento.
Por esta razón, <a href="https://www.mindmeister.com/es/">MindMeister</a> es la plataforma de mapeo mental más adecuada para capturar y compartir nuestro conocimiento colectivo.
MindMeister está completamente basado en la nube y orientado a la colaboración. El administrador ha configurado todo el equipo en el entorno de equipo/miembros de MindMeister. Por lo tanto, podemos acceder al conocimiento compartido ya sea que estemos en la oficina o trabajando de forma remota.
Usamos G Suite para nuestra gestión de proyectos y almacenamiento de archivos, nuevamente disponible a través de la nube. Para esto, hemos creado una carpeta dedicada llamada "Mapa de Conocimiento OuiShare" que contiene todos los activos de conocimiento. Los archivos se comparten luego en sus respectivos mapas mentales a través de los enlaces compartibles (como se mostró anteriormente).
Dado que compartiremos los mapas de conocimiento con otros miembros de la organización y usuarios externos, proporcionamos a las personas relevantes permiso para editar. Esto se hace a través de la configuración de compartir en la barra de herramientas inferior de MindMeister. Todos recibirán entonces un correo electrónico alertándolos e incluyendo un enlace para acceder y editar el mapa mental.
Mejores prácticas de mapeo de conocimiento
Aquí hay un par de mejores prácticas a tener en cuenta al crear tu mapa de conocimiento.
Organiza tus activos de conocimiento en torno a dominios de conocimiento
Hay cientos de activos de conocimiento en cada comunidad y cada organización. El primer consejo al construir el mapa de conocimiento para tu organización es no intentar capturar todos tus activos de conocimiento en un solo mapa mental.
Cuando tú y tus colegas comiencen a crear su conocimiento colectivo, deberían estar pensando en ello como dominios de conocimiento. Luego pueden dedicar un mapa mental a cada uno de estos dominios.
Un dominio es simplemente un grupo de activos que comparten un área particular. Es importante notar que un activo dado podría estar presente en varios dominios. Esta es una característica clave de una ontología en comparación con una taxonomía.
En el ejemplo de OuiShare anterior, Patrocinadores tiene su propio mapa dedicado. Otros dominios incluyen "Marca", "Producción", "Programa" y "Voluntarios".
Diferentes miembros de la organización se especializarán en uno o dos dominios. Estos miembros del equipo desarrollarán un sentimiento de propiedad sobre estos dominios, lo cual es más importante de lo que parece ya que la cultura empresarial es el principal obstáculo para cualquier iniciativa de gestión del conocimiento.
Construye tu mapa de conocimiento para que cualquiera pueda usarlo
Ten en cuenta que cualquiera en tu organización puede venir al mapa de conocimiento del dominio en busca de información útil y accionable. Mientras creas el mapa mental, intenta crear una experiencia para esos visitantes.
Recomiendo encarecidamente que si comienzas a obtener una larga lista de temas, consideres agruparlos como subtemas. A menudo nos sentimos más cómodos con grupos de no más de seis o siete elementos.
Un ejemplo cotidiano de encontrar conocimiento usando un mapa de conocimiento
Ahora que te he mostrado cómo crear un mapa de conocimiento con <a href="https://www.mindmeister.com/es/">MindMeister</a>, quiero compartir un ejemplo cotidiano de cómo usar un mapa de conocimiento para la curación de conocimiento aumenta la calidad de nuestro trabajo y nos ahorra mucho tiempo.
Mi colega Luis de Ouishare en Madrid tuvo una reunión con TeamLabs, una organización que está revolucionando la educación superior. Hemos sido amigos de TeamLabs durante bastante tiempo, haciendo cosas aquí y allá, pero aún no hemos hecho un trabajo adecuado juntos.
Ese día, Luis estaba explorando cómo podríamos colaborar. La reunión fue bien y acordaron los próximos pasos.
En esa reunión, el cliente pensó que Ouishare podría organizar una serie de talleres para sus estudiantes sobre temas acerca de, aproximadamente, el futuro de las organizaciones. Luis acordó presentar los siguientes materiales:
Temas específicos para los talleres
¿Cuáles son los beneficios para los estudiantes?
¿Cómo se relacionan nuestros talleres con la filosofía de TeamLabs?
Experiencia relevante y testimonios
Luis necesitaba reunir un excelente PDF con esas piezas e idealmente presentarlo en menos de 24 horas.
El 80% del trabajo ya estaba hecho
Algunos pueden estar en desacuerdo conmigo aquí, pero no puedo recordar ninguna tarea o proyecto donde el 80% del trabajo no se hubiera hecho ya antes. Normalmente encuentro que mi trabajo consiste en combinar activos disponibles, de manera limpia y rápida, para poder dedicar el 80% de mi tiempo a ese 20% del trabajo que marca la diferencia.
En este ejemplo, Luis necesita enfocarse en la pregunta de "¿Cómo se relacionan nuestros talleres con la filosofía de TeamLabs?" Esta es la pregunta más valiosa para nuestro cliente potencial.
Luis necesita examinar los detalles de sus cursos y asegurarse de que lo que proponemos tenga sentido y agregue valor. Todo lo demás (los temas, referencias y beneficios) son secundarios y deben reunirse rápidamente.
El diagrama anterior intenta ser un pastel. Aunque necesario, por supuesto, el cuerpo del pastel no es tan valioso como el glaseado. Gestionamos el conocimiento para que pasemos la mayor parte de nuestro esfuerzo y tiempo en el glaseado: lo que realmente proporciona valor.
Encontrando las piezas para construir el pastel usando nuestro mapa de conocimiento
Capturamos y compartimos nuestro conocimiento con <a href="https://www.mindmeister.com/es/">MindMeister</a> y lo compartimos con todos, completamente de código abierto. Puedes <a href="https://www.mindmeister.com/es/823981349?t=YwJcfWckV4">acceder a él tú mismo aquí</a>.
Navegando el mapa de conocimiento, Luis llega al dominio de "Masterclasses". Allí, encuentra las hojas de una página que describen los diferentes talleres, algo que estaba buscando específicamente.
Incidentalmente, también se da cuenta de que hay un área para "Biografías y CVs de Personas" y piensa que esto también podría ser útil para mostrar al cliente el tipo de facilitadores que podrían proporcionar los talleres. Mostrar nuestra mezcla de personas es una buena manera de mostrar cómo encajamos con su programa (el glaseado del pastel).
En la documentación de cada taller, hay una sección que enumera los beneficios para los asistentes. ¡Genial! Eso cubre la segunda parte.
Luis encuentra una presentación básica que tiene sentido para esta oportunidad, donde también encuentra los testimonios. Incidentalmente, descubre el trabajo que nuestro colega en Austria hizo para una universidad de diseño en Suiza. ¡No puedo enfatizar lo suficiente cuán importantes son este tipo de conexiones!
Al navegar los mapas de conocimiento, Luis pudo:
Reunir el 80% del documento en menos de 30 minutos.
Descubrir activos que no sabía que existían que lo ayudarán con el glaseado del pastel.
Descubrir a alguien haciendo algo realmente genial.
Invertir las siguientes dos horas creando algo que tenía mucho sentido para las necesidades del cliente.
Comienza a capturar tu conocimiento con un mapa de conocimiento
A estas alturas, sabes qué es un mapa de conocimiento, por qué es importante, cómo puede ser usado por personas en tu organización todos los días para ahorrar tiempo, y cómo construir un mapa de conocimiento. Para recapitular, los pasos son:
Identifica el tema de tu mapa de conocimiento.
Identifica tus primeros activos en el mapa (incluso si aún no los tienes).
Captura los activos de conocimiento a medida que estén disponibles.
Adjunta esos activos al mapa.
Copia los activos donde consideres apropiado.
Conecta tus diferentes dominios.
Haz tu conocimiento disponible de forma remota.
La tarea más importante de todas es mantener la conciencia. En nuestro trabajo diario, estamos generando continuamente material que es útil y vale la pena capturar. Si tu equipo captura y comparte esos activos a medida que se crean, capturar el conocimiento colectivo se volverá mucho más fácil.
Convierte el saber en acceso al instante.
