Was ist eine Wissensdatenbank?

Eine Wissensdatenbank ist eine visuelle Darstellung, wie das obige Beispiel, die zeigt, wo Wissen innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation zu finden ist. Sie enthält Wissen und nicht nur Informationen, und dieses Wissen wird abgerufen und nicht danach gesucht.

Hier finden Sie einige Informationen, die erklären, was diese Konzepte bedeuten.

Wissen vs. Information

Der Schlüssel zum Aufbau einer guten Wissensdatenbank besteht darin, unnötiges Rauschen zu vermeiden, und der beste Weg, Rauschen zu vermeiden, besteht darin, eine klare Definition dessen zu haben, was als Wissensressource qualifiziert und was nicht.

Mir gefällt diese Definition von Davenport und Prusak: „Wissen ist eine hochwertige Form von Information, die bereit ist, auf Entscheidungen und Handlungen angewendet zu werden, [und dass] Wissen aus Informationen abgeleitet wird, so wie Informationen aus Daten abgeleitet werden."

Dies ist äußerst wichtig, da ich oft gesehen habe, dass Plattformen zum Wissensaustausch unter einem Übermaß an Informationen leiden. Dies schadet der Initiative zur Wissensdatenbank. Zu viele Informationen werden zu Rauschen, und Rauschen hindert Menschen daran, auf die wichtigsten Inhalte zuzugreifen.

Hier wird das Konzept der „Wissensressource" wichtig.

Für mich sind Wissensressourcen kleinste gemeinsame Nenner von Wissen – ein Atom, wenn Sie so wollen. Sie sind umsetzbar und produktiv. Ich erwarte normalerweise, dass über 90 % der Wissensressourcen als Teil des normalen Team-Workflows erstellt werden.

Ich mag es, wenn Ressourcen klein und umsetzbar sind. Diese Atome werden dann zur Wissensdatenbank hinzugefügt, damit Benutzer:innen sie nach Belieben navigieren und abrufen können, sodass sie zum Baumaterial ihrer Projekte werden.

Suchen Sie nicht nach Wissen, greifen Sie darauf zu

In jedem Meeting und Workshop über Wissensmanagement bekomme ich folgende Frage: „Sollten wir nicht ein Suchfeld haben?"

Wir sind es so gewohnt, nach Informationen zu suchen, dass es überrascht, wenn von der Suche nach Wissen abgeraten wird. Aber auf Wissen sollte zugegriffen werden, anstatt danach zu suchen.

Wenn wir nach Wissen suchen – und wenn wir Glück haben – ist das Beste, was passieren kann, dass wir finden, wonach wir suchen. Wenn wir auf Wissen zugreifen, indem wir die Wissensdatenbank navigieren, entdecken wir Dinge, von denen wir nicht wussten, dass sie existieren.

Wir gewinnen auch schnell ein Verständnis dafür, was wir als Gruppe wissen, was uns zur Verfügung steht und was wir gerne zur Verfügung hätten, aber noch nicht besitzen.

Viele von uns haben unterschiedliche Grade an Frustration erlebt, wenn wir eine Suche in einer Datenbank durchführen. Oft gibt der Computer Listen mit 20 oder mehr Elementen mit vage ähnlichen Titeln zurück und zwingt uns, Datei für Datei zu öffnen. Ich kann Ihnen versichern, dass die Suche nicht schneller ist als der Zugriff.

Was sind die Vorteile einer Wissensdatenbank?

Wissensdatenbanken helfen Organisationen, eine Erfahrung für ihre Mitarbeiter:innen/Mitglieder zu kuratieren, wenn sie auf ihre kollektive Intelligenz zugreifen. Das intellektuelle Kapital des Unternehmens kann schnell abgerufen werden, indem die Wissensressourcen in einer Wissensdatenbank organisiert werden.

Wissensdatenbanken sind äußerst intuitiv und bieten großartige Plattformen, um Wissensressourcen zu präsentieren. Teammitglieder können durch die verschiedenen Zweige der Datenbank navigieren, die sie zu Gruppen von Ressourcen und neuen Datenbanken führen. Und auf die meisten Ressourcen kann über verschiedene Pfade zugegriffen werden, da verschiedene Menschen unterschiedlichen Denkprozessen folgen.

Wie man eine Wissensdatenbank erstellt

Das untenstehende Bild gehört zur Wissensdatenbank für die Vorbereitung des jährlichen OuiShare Festivals in Barcelona.

OuiShare ist ein Think Tank, der sich auf kollaborativen Konsum und die Sharing Economy konzentriert. Es ist eine Gemeinschaft von 3.000 Menschen, die sich um Projekte versammeln.

In unserer Fallstudie konzentrieren wir uns auf das OuiShare Fest BCN. OuiShare Fest ist eine jährliche dreitägige Konferenz für etwa 700 Teilnehmer:innen, die in Barcelona stattfindet. Die Organisation des Festivals umfasst etwa 30 Personen, die über einige Monate mit unterschiedlicher Intensität arbeiten.

Die Arbeit ist in eine Reihe von Abteilungen unterteilt, aber für dieses Beispiel konzentrieren wir uns auf die Arbeit des Sponsoren-Teams. Das Sponsoren-Team besteht aus vier Mitgliedern, und nur eine:r von uns war an der Vorbereitung der letztjährigen Konferenz beteiligt.

Bereits hier identifizieren wir ein Schlüsselelement für unsere Wissensmanagement-Initiative: institutionelles Gedächtnis. Wenn wir beginnen, Wissensressourcen zu erfassen, sollten wir besonders darauf achten, dies so zu tun, dass es für das Sponsoren-Team des nächsten Jahres leicht zu finden und wiederzuverwenden ist.

Mit dieser Fallstudie im Hinterkopf finden Sie hier unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen einer Wissensdatenbank sowohl für Planungs- als auch für langfristige Wissenserwerbs-Zwecke.

Schritt 1. Identifizieren Sie Ihr Wissensdatenbank-Thema

Während des ersten Meetings des Teams würden wir eine brandneue Mindmap in unserem Wissensdatenbank-Tool der Wahl öffnen: MindMeister. Wir nennen sie „Sponsoren". Dies wird die Domäne für alles Wissen sein, das mit dem Umgang mit Sponsoren verbunden ist, und wir erwarten, dass die anderen Teams dasselbe mit ihren Domänen tun.

Vorerst konzentrieren wir uns nur auf die Arbeit an unserer Datenbank, und in einem späteren Stadium werden wir beginnen, dieses Wissen mit anderen Datenbanken zu verbinden.

Schritt 2. Bereiten Sie Ihre ersten Ressourcen vor

Sie können beginnen, Ressourcen zu Ihrer Mindmap hinzuzufügen, bevor Sie überhaupt ein Projekt gestartet haben.

In unserem ersten Meeting zur Gewinnung von Sponsoren könnten wir beispielsweise bereits einige der Dinge definieren, von denen wir erwarten, dass wir sie bald tun werden.

Wir können uns vorstellen, dass wir irgendwann eine Präsentation für die potenziellen Sponsoren halten werden. Die Präsentation wird erklären, was OuiShare ist, worum es bei der Konferenz geht und warum sie mit uns zusammenarbeiten sollten.

Dafür könnten wir damit beginnen, ein Thema zur Datenbank hinzuzufügen und es „Erste Präsentation für Sponsoren" zu nennen. Dies ist unsere erste Wissensressource.

Wir können diesen Namen in Zukunft immer ändern, aber vorerst dient dies als Erinnerung für uns, uns auf diese unvermeidlichen Präsentationen für Sponsoren vorzubereiten.

Lassen Sie uns nun ein paar weitere Ressourcen finden, von denen wir vorhersagen, dass wir sie brauchen werden:

• Angenommen, der Sponsor findet unsere Idee interessant, werden wir gebeten, einen Vorschlag einzureichen. Darin werden wir detailliert den Wert beschreiben, den wir bieten, und den Geldbetrag, den wir verlangen würden.

• Wenn dem Sponsor unser Vorschlag gefällt, müssen wir dann einen Vertrag oder eine Vereinbarung zwischen den Parteien haben.

Und sobald die Vereinbarung getroffen ist, werden wir dann beginnen, diesen Wert an die Sponsoren zu liefern, was auch immer das ist. Vorerst nennen wir diese Ressource „Aktivitäten mit den Sponsoren".

Schritt 3. Erfassen Sie die erste Wissensressource

Wir haben eine Liste von Sponsoren aus der vorherigen Ausgabe sowie eine Liste von Unternehmen, die wir in die engere Wahl gezogen, aber noch nicht getroffen haben.

Das Erste, was wir tun, ist, die E-Mail an Sponsoren zu entwerfen. In dieser E-Mail stellen wir uns vor und schlagen ein Meeting vor, um ihnen vom Festival und den verfügbaren Möglichkeiten für potenzielle Sponsoren zu erzählen. Dies ist also die erste Wissensressource, die wir tatsächlich erstellt haben: die Einführungs-E-Mail.

Dies ist eine Ressource, die wir ursprünglich nicht in der Datenbank vorgesehen hatten, von der wir aber jetzt glauben, dass sie es wert ist, aufgenommen zu werden. Da verschiedene Personen im Team potenzielle Sponsoren ansprechen werden – einschließlich der Teams zukünftiger Ausgaben – lohnt es sich, sie zu erfassen und zu teilen.

Beachten Sie, dass wir keine Wissensressourcen um ihrer selbst willen erstellen. Wir erledigen unsere normale tägliche Arbeit und erfassen diese Ressourcen, sobald sie verfügbar werden.

Wir gehen daher zur Datenbank und wählen aus, wo wir die Ressource hinzufügen möchten. Da wir glauben, dass sie zur Gruppe der Aktivitäten im Zusammenhang mit „Sponsoren ansprechen" passt, beschließen wir, unsere Themen leicht neu anzuordnen.

Wie Sie im untenstehenden Bild sehen können, haben wir einen neuen Zweig namens „Sponsoren ansprechen" erstellt. Wir haben auch die „Einführungs-E-Mail" und die „Erste Präsentation für Sponsoren" in dieses Thema verschoben. Dieses Beispiel zeigt, wie vielseitig Mindmapping sein kann, wenn es um die Neuanordnung von Wissen geht.

Schritt 4. Wissen über Dokumente oder Google Docs anhängen

Jetzt, da wir einen Platz für die „Einführungs-E-Mail" haben, müssen wir nur noch eine Kopie der Vorlagen-E-Mail im Ordner „OuiShare Wissensdatenbank" speichern. Wenn Sie Google Docs verwenden, ändern Sie einfach die Freigabeeinstellungen, damit Ihre relevanten Teammitglieder zusammenarbeiten und ihre Vorschläge hinzufügen können.

Sobald Sie diesen teilbaren Link haben, kopieren Sie einfach den Link und fügen ihn in das relevante Thema in Ihrer Mindmap ein. Dies kann über die URL-Funktion in der Seitenleiste erfolgen, wie unten hervorgehoben.

Schritt 5. Falls erforderlich, fügen Sie Ihre Ressource an anderen Stellen hinzu

Einige Ressourcen gehören nicht nur in eine Domäne. Als beispielsweise die Zeit kam, die erste Präsentation vorzubereiten, war eine wichtige Ressource, die wir verwendeten, die „Allgemeine OuiShare Fest BCN"-Präsentation, die vom allgemeinen Koordinator vorbereitet wurde.

Indem wir die allgemeine Präsentation als Grundlage für unsere Arbeit verwenden, sparen wir nicht nur Zeit, sondern stellen auch die Konsistenz im gesamten Team sicher. Wieder einmal haben wir die Wissensdatenbank angepasst, um dies widerzuspiegeln:

Diese Ressource, „Allgemeine Präsentation", ist das perfekte Beispiel für eine Ressource, die in vielen verschiedenen Domänen vorhanden ist, nicht nur in „Sponsoren". Dies ist äußerst wertvoll, da dies der beste Weg ist, um sicherzustellen, dass alle im Team die neueste Version davon haben.

Nehmen Sie sich jedes Mal, wenn Sie eine Ressource erfassen, ein paar Minuten Zeit, um darüber nachzudenken, in welchen anderen Bereichen der Datenbanken sie ebenfalls vorhanden sein sollte.

Schritt 6. Verbinden Sie Ihre verschiedenen Domänen

Wie wir in unserer Einführung in das Wissensmanagement besprochen haben, ermöglichen uns Mindmaps, eine ontologische Navigation der verschiedenen Wissensdomänen zu erstellen.

In unserem Beispiel gibt es ein paar Designer:innen, die am Branding und Design der Konferenz arbeiten. Auch sie entwickeln Wissensdatenbanken, um nützliches Wissen zu erfassen, und diese „Design-Ressourcen"-Wissensdatenbank wird im gesamten Team verwendet.

Dies ist eine äußerst wertvolle Domäne, da wir alle dafür verantwortlich sind, Material zu erstellen, das an Sponsoren, Redner:innen, die Presse usw. gesendet wird. Aus diesem Grund haben wir (das Sponsoren-Team) ein Thema zu unserer Wissensdatenbank hinzugefügt, das direkt zur „Design-Ressourcen"-Mindmap führt.

Schritt 7. Machen Sie Ihr Wissen remote verfügbar

Bei OuiShare arbeiten wir vollständig über die Cloud für Projekte, Kommunikation, Governance und den Austausch von Wissen.

Aus diesem Grund ist MindMeister die am besten geeignete Mindmapping-Plattform, um unser kollektives Wissen zu erfassen und zu teilen.

MindMeister ist vollständig cloudbasiert und auf Zusammenarbeit ausgerichtet. Der Administrator hat das gesamte Team in der MindMeister-Team-/Mitgliederumgebung eingerichtet. Wir können daher auf das gemeinsame Wissen zugreifen, egal ob wir im Büro sind oder remote arbeiten.

Wir verwenden G Suite für unser Projektmanagement und unsere Dateispeicherung, die ebenfalls über die Cloud verfügbar ist. Dafür haben wir einen dedizierten Ordner namens „OuiShare Wissensdatenbank" erstellt, der alle Wissensressourcen enthält. Die Dateien werden dann über die teilbaren Links (wie oben gezeigt) in ihren jeweiligen Mindmaps geteilt.

Da wir die Wissensdatenbanken mit anderen Mitgliedern der Organisation und externen Benutzer:innen teilen werden, geben wir den relevanten Personen die Berechtigung zum Bearbeiten. Dies geschieht über die Freigabeeinstellungen in der unteren Symbolleiste von MindMeister. Alle erhalten dann eine E-Mail mit einer Benachrichtigung und einem Link zum Zugriff und zur Bearbeitung der Mindmap.

Best Practices für Wissensdatenbanken

Hier sind ein paar Best Practices, die Sie beim Erstellen Ihrer Wissensdatenbank beachten sollten.

Organisieren Sie Ihre Wissensressourcen um Wissensdomänen herum

Es gibt Hunderte von Wissensressourcen in jeder Gemeinschaft und jeder Organisation. Der erste Ratschlag beim Aufbau der Wissensdatenbank für Ihre Organisation ist, nicht zu versuchen, alle Ihre Wissensressourcen in einer einzigen Mindmap zu erfassen.

Wenn Sie und Ihre Kolleg:innen beginnen, Ihr kollektives Wissen zu erstellen, sollten Sie es als Wissensdomänen betrachten. Sie können dann jeder dieser Domänen eine Mindmap widmen.

Eine Domäne ist einfach eine Gruppe von Ressourcen, die einen bestimmten Bereich teilen. Es ist wichtig zu beachten, dass eine bestimmte Ressource in mehreren Domänen vorhanden sein könnte. Dies ist ein Hauptmerkmal einer Ontologie im Vergleich zu einer Taxonomie.

Im obigen OuiShare-Beispiel hat Sponsoren seine eigene dedizierte Datenbank. Andere Domänen umfassen „Branding", „Produktion", „Programm" und „Freiwillige".

Verschiedene Mitglieder der Organisation werden sich auf eine oder zwei Domänen spezialisieren. Diese Teammitglieder werden ein Gefühl der Eigenverantwortung über diese Domänen entwickeln, was wichtiger ist, als es klingt, da die Unternehmenskultur das Haupthindernis für jede Wissensmanagement-Initiative ist.

Erstellen Sie Ihre Wissensdatenbank so, dass jede:r sie nutzen kann

Denken Sie daran, dass jede:r in Ihrer Organisation zur Wissensdatenbank Ihrer Domäne kommen kann, um nützliche und umsetzbare Informationen zu suchen. Während Sie die Mindmap erstellen, versuchen Sie, eine Erfahrung für diese Besucher:innen zu schaffen.

Ich empfehle dringend, dass Sie, wenn Sie eine lange Liste von Themen erhalten, erwägen, sie als Unterthemen zu gruppieren. Wir fühlen uns oft wohler mit Gruppen von nicht mehr als sechs oder sieben Elementen.

Ein alltägliches Beispiel für das Finden von Wissen mithilfe einer Wissensdatenbank

Jetzt, da ich Ihnen gezeigt habe, wie man eine Wissensdatenbank mit MindMeister erstellt, möchte ich ein alltägliches Beispiel dafür teilen, wie die Verwendung einer Wissensdatenbank zur Wissenskuratierung die Qualität unserer Arbeit erhöht und uns viel Zeit spart.

Mein Kollege Luis von Ouishare in Madrid hatte ein Meeting mit TeamLabs, einer Organisation, die die Hochschulbildung revolutioniert. Wir sind schon seit einiger Zeit mit TeamLabs befreundet und machen hier und da Dinge, aber wir haben noch keine richtige Zusammenarbeit gemacht.

An diesem Tag erkundete Luis, wie wir zusammenarbeiten könnten. Das Meeting verlief gut und sie einigten sich auf die nächsten Schritte.

In diesem Meeting dachte der Kunde, dass Ouishare eine Reihe von Workshops für ihre Studierenden zu Themen über, grob gesagt, die Zukunft von Organisationen veranstalten könnte. Luis stimmte zu, die folgenden Materialien einzureichen:

• Spezifische Themen für die Workshops

• Was sind die Vorteile für die Studierenden?

• Wie stehen unsere Workshops im Zusammenhang mit der Philosophie von TeamLabs?

• Relevante Erfahrung und Testimonials

Luis musste ein hervorragendes PDF mit diesen Teilen zusammenstellen und es idealerweise in weniger als 24 Stunden einreichen.

80 % der Arbeit waren bereits erledigt

Einige mögen mir hier widersprechen, aber ich kann mich an keine Aufgabe oder kein Projekt erinnern, bei dem 80 % der Arbeit nicht bereits vorher erledigt worden wären. Normalerweise stelle ich fest, dass meine Arbeit darin besteht, verfügbare Ressourcen sauber und schnell zu kombinieren, sodass ich 80 % meiner Zeit diesen 20 % der Arbeit widmen kann, die einen Unterschied machen.

In diesem Beispiel muss sich Luis auf die Frage konzentrieren: „Wie stehen unsere Workshops im Zusammenhang mit der Philosophie von TeamLabs?" Dies ist die wertvollste Frage für unseren potenziellen Kunden.

Luis muss sich die Details ihrer Kurse ansehen und sicherstellen, dass das, was wir vorschlagen, Sinn macht und einen Mehrwert bietet. Alles andere (die Themen, Referenzen und Vorteile) ist zweitrangig und sollte schnell zusammengestellt werden.

Das obige Diagramm versucht, ein Kuchen zu sein. Obwohl natürlich benötigt, ist der Körper des Kuchens nicht so wertvoll wie die Glasur. Wir verwalten Wissen, damit wir den größten Teil unserer Anstrengung und Zeit auf die Glasur verwenden – was auch immer wirklich Wert bietet.

Die Teile finden, um den Kuchen mit unserer Wissensdatenbank zu bauen

Wir erfassen und teilen unser Wissen mit MindMeister und teilen es mit allen, vollständig Open Source. Sie können selbst hier darauf zugreifen.

Beim Navigieren durch die Wissensdatenbank erreicht Luis die Domäne der „Masterclasses". Dort findet er die Einseiter, die die verschiedenen Workshops beschreiben, etwas, wonach er speziell gesucht hat.

Nebenbei bemerkt er auch, dass es einen Bereich für „Personen-Biografien und Lebensläufe" gibt und denkt, dass dies auch nützlich sein könnte, um dem Kunden die Art von Moderator:innen zu zeigen, die die Workshops anbieten könnten. Unsere Mischung von Menschen zu zeigen, ist eine gute Möglichkeit zu zeigen, wie wir zu ihrem Programm passen (die Glasur auf dem Kuchen).

In der Dokumentation für jeden Workshop gibt es einen Abschnitt, der die Vorteile für die Teilnehmer:innen auflistet. Großartig! Das deckt den zweiten Teil ab.

Luis findet eine grundlegende Präsentation, die für diese Gelegenheit Sinn macht, wo er auch die Testimonials findet. Nebenbei entdeckt er die Arbeit, die unser:e Kolleg:in in Österreich für eine Design-Universität in der Schweiz geleistet hat. Ich kann nicht genug betonen, wie wichtig diese Art von Verbindungen sind!

Durch das Navigieren durch die Wissensdatenbanken konnte Luis:

• 80 % des Dokuments in weniger als 30 Minuten zusammenstellen.

• Ressourcen entdecken, von denen er nicht wusste, dass sie existieren, die ihm bei der Glasur auf dem Kuchen helfen werden.

• Jemanden entdecken, der etwas wirklich Cooles macht.

• Die folgenden zwei Stunden damit verbringen, etwas zu erstellen, das für die Bedürfnisse des Kunden sehr sinnvoll war.

Beginnen Sie mit der Erfassung Ihres Wissens mit einer Wissensdatenbank

Inzwischen wissen Sie, was eine Wissensdatenbank ist, warum sie wichtig ist, wie sie von Menschen in Ihrer Organisation täglich genutzt werden kann, um Zeit zu sparen, und wie man eine Wissensdatenbank erstellt. Zur Zusammenfassung sind die Schritte:

1. Identifizieren Sie Ihr Wissensdatenbank-Thema.

2. Identifizieren Sie Ihre ersten Ressourcen in der Datenbank (auch wenn Sie sie noch nicht haben).

3. Erfassen Sie die Wissensressourcen, sobald sie verfügbar werden.

4. Hängen Sie diese Ressourcen an die Datenbank an.

5. Kopieren Sie die Ressourcen, wo immer Sie es für richtig halten.

6. Verbinden Sie Ihre verschiedenen Domänen.

7. Machen Sie Ihr Wissen remote verfügbar.

Die wichtigste Aufgabe von allen ist es, das Bewusstsein aufrechtzuerhalten. In unserer täglichen Arbeit generieren wir kontinuierlich Material, das nützlich und es wert ist, erfasst zu werden. Wenn Ihr Team diese Ressourcen erfasst und teilt, während sie erstellt werden, wird die Erfassung kollektiven Wissens erheblich einfacher.