O que é um mapa de conhecimento?

Um mapa de conhecimento é uma representação visual, como o exemplo acima, que mostra onde o conhecimento pode ser encontrado dentro de uma empresa ou organização. Ele inclui conhecimento em vez de informação, e esse conhecimento é acessado em vez de pesquisado.

Aqui estão algumas informações explicando o que esses conceitos significam.

Conhecimento vs. informação

A chave para construir um bom mapa de conhecimento é evitar ruído desnecessário, e a melhor maneira de evitar ruído é ter uma definição clara do que se qualifica como um ativo de conhecimento e o que não se qualifica.

Gosto desta definição de Davenport e Prusak: "Conhecimento é uma forma de informação de alto valor que está pronta para ser aplicada a decisões e ações, [e] o conhecimento deriva da informação assim como a informação deriva dos dados."

Isso é extremamente importante, pois frequentemente vejo plataformas de compartilhamento de conhecimento sofrendo com excesso de informação. Isso é prejudicial para a iniciativa de mapeamento de conhecimento. Muita informação se torna ruído, e o ruído impede as pessoas de acessarem o conteúdo mais importante.

É aqui que o conceito de "ativo de conhecimento" se torna importante.

Para mim, ativos de conhecimento são denominadores comuns mínimos de conhecimento — um átomo, se preferir. Eles são unidades acionáveis e produtivas. Normalmente espero que mais de 90% dos ativos de conhecimento sejam produzidos como parte do fluxo de trabalho normal da equipe.

Gosto que os ativos sejam pequenos e acionáveis. Esses átomos são então adicionados ao mapa de conhecimento para que os usuários naveguem e peguem à vontade, tornando-se o material de construção de seus projetos.

Não pesquise conhecimento, acesse-o

Em cada reunião e workshop sobre gestão do conhecimento, recebo a seguinte pergunta: "Não deveríamos ter um campo de pesquisa?"

Estamos tão acostumados a pesquisar informações que é uma surpresa quando a pesquisa de conhecimento é desencorajada. Mas o conhecimento deve ser acessado em vez de pesquisado.

Quando pesquisamos conhecimento — e se tivermos sorte — a melhor coisa que pode acontecer é encontrarmos o que estamos procurando. Quando acessamos conhecimento navegando pelo mapa de conhecimento, descobrimos coisas que não sabíamos que existiam.

Também ganhamos uma compreensão rápida do que sabemos como grupo, do que temos disponível para nós e do que gostaríamos de ter disponível, mas ainda não possuímos.

Muitos de nós experimentamos níveis variados de frustração quando completamos uma pesquisa em um banco de dados. Frequentemente, o computador retorna listas de 20 itens ou mais com títulos vagamente semelhantes, forçando-nos a abrir arquivo após arquivo. Posso garantir que pesquisar não é mais rápido do que acessar.

Quais são os benefícios do mapeamento de conhecimento?

O mapeamento de conhecimento ajuda as organizações a curarem uma experiência para seus funcionários/membros ao acessarem sua inteligência coletiva. O capital intelectual da empresa pode ser rapidamente acessado organizando os ativos de conhecimento em um mapa de conhecimento.

Os mapas de conhecimento são extremamente intuitivos e fornecem ótimas plataformas para exibir ativos de conhecimento. Os membros da equipe podem navegar pelos diferentes ramos do mapa, levando-os a grupos de ativos e novos mapas. E a maioria dos ativos pode ser alcançada seguindo diferentes caminhos, já que diferentes pessoas seguem diferentes processos de pensamento.

Como construir um mapa de conhecimento

A imagem abaixo pertence ao mapa de conhecimento para a preparação do Festival OuiShare anual realizado em Barcelona.

OuiShare é um think tank que se concentra em consumo colaborativo e economia compartilhada. É uma comunidade de 3.000 pessoas que se reúnem em torno de projetos.

No nosso estudo de caso, estamos focando no OuiShare Fest BCN. O OuiShare Fest é uma conferência anual de três dias para cerca de 700 participantes, realizada em Barcelona. Organizar o festival envolve cerca de 30 pessoas trabalhando em diferentes graus de intensidade ao longo de alguns meses.

O trabalho é dividido em uma série de departamentos, mas para este exemplo, vamos focar no trabalho da equipe de Patrocinadores. A equipe de Patrocinadores é composta por quatro membros, e apenas um de nós esteve envolvido na preparação da conferência do ano anterior.

Já aqui identificamos um elemento-chave para nossa iniciativa de gestão do conhecimento: memória institucional. Quando começamos a capturar ativos de conhecimento, devemos prestar atenção especial em fazê-lo de forma que seja fácil de encontrar e reutilizar pela equipe de Patrocinadores do próximo ano.

Com este estudo de caso em mente, aqui está nosso guia passo a passo para criar um mapa de conhecimento tanto para planejamento quanto para fins de aquisição de conhecimento a longo prazo.

Passo 1. Identifique o tópico do seu mapa de conhecimento

Durante a primeira reunião da equipe, abriríamos um mapa mental totalmente novo dentro de nossa ferramenta de mapeamento de conhecimento de escolha: MindMeister. Nomeamos como "Patrocinadores". Este será o domínio para todo o conhecimento associado ao trato com patrocinadores, e esperamos que as outras equipes façam o mesmo com seus domínios.

Por enquanto, vamos focar apenas em trabalhar no nosso mapa e, em um estágio posterior, começaremos a conectar este conhecimento com outros mapas.

Passo 2. Prepare seus primeiros ativos

Você pode começar a adicionar ativos ao seu mapa mental antes mesmo de ter iniciado um projeto.

Em nossa primeira reunião sobre captação de patrocinadores, por exemplo, já poderíamos definir algumas das coisas que esperamos estar fazendo em breve.

Podemos imaginar que em algum momento estaremos fazendo uma apresentação para os potenciais patrocinadores. A apresentação explicará o que é a OuiShare, sobre o que é a conferência e por que eles deveriam fazer parceria conosco.

Para isso, poderíamos começar adicionando um tópico ao mapa e chamá-lo de "Primeira Apresentação para Patrocinadores". Este é nosso primeiro ativo de conhecimento.

Sempre podemos mudar este nome no futuro, mas por enquanto, isso serve como um lembrete para nos prepararmos para essas apresentações inevitáveis para patrocinadores.

Vamos agora encontrar mais alguns ativos que prevemos que precisaremos:

• Assumindo que o patrocinador ache nossa ideia interessante, seremos solicitados a enviar uma proposta. Nela, descreveremos em detalhes o valor que oferecemos e a quantia de dinheiro que estaríamos pedindo.

• Se o patrocinador gostar da nossa proposta, então teremos que ter um contrato, ou um acordo, entre as partes.

E uma vez que o acordo esteja em vigor, começaremos então a entregar esse valor aos patrocinadores, seja lá o que for. Por enquanto, chamaremos esse ativo de "Atividades com os Patrocinadores".

Passo 3. Capture o primeiro ativo de conhecimento

Temos uma lista de patrocinadores da edição anterior, além de uma lista de empresas que pré-selecionamos mas ainda não conhecemos.

A primeira coisa que fazemos é rascunhar o e-mail para patrocinadores. Neste e-mail, nos apresentamos e propomos uma reunião para falar sobre o festival e as oportunidades disponíveis para potenciais patrocinadores. Então este é o primeiro ativo de conhecimento que realmente produzimos: o e-mail introdutório.

Este é um ativo que não havíamos originalmente antecipado no mapa, mas que agora acreditamos valer a pena incluir. Como diferentes pessoas na equipe estarão entrando em contato com potenciais patrocinadores — incluindo as equipes de edições futuras — vale a pena capturar e compartilhar.

Note que não estamos produzindo ativos de conhecimento pelo bem de produzi-los. Estamos fazendo nosso trabalho diário normal e capturamos esses ativos conforme eles se tornam disponíveis.

Portanto, vamos ao mapa e escolhemos onde adicionar o ativo. Como acreditamos que se encaixa com o grupo de atividades relacionadas a "Abordagem de Patrocinadores", decidimos reorganizar nossos tópicos ligeiramente.

Como você pode ver na imagem abaixo, criamos um novo ramo chamado "Abordagem de Patrocinadores". Também movemos o "E-mail Introdutório" e a "Primeira Apresentação para Patrocinadores" para dentro desse tópico. Este exemplo mostra quão versátil o mapeamento mental pode ser quando se trata de reorganizar conhecimento.

Passo 4. Anexe conhecimento via documentos ou Google Docs

Agora que temos um lugar para o "E-mail Introdutório", só precisamos salvar uma cópia do modelo de e-mail na pasta "Mapa de Conhecimento OuiShare". Se estiver usando Google Docs, simplesmente altere as configurações de compartilhamento para que os membros relevantes da sua equipe possam colaborar e adicionar suas sugestões.

Depois de ter este link compartilhável, simplesmente copie e cole o link no tópico relevante dentro do seu mapa mental. Isso pode ser feito através do recurso de URL na barra lateral, conforme destacado abaixo.

Passo 5. Se necessário, adicione seu ativo a outros locais

Alguns ativos não pertencem apenas a um domínio. Por exemplo, quando chegou a hora de preparar a primeira apresentação, um ativo-chave que usamos foi a apresentação "Geral OuiShare Fest BCN", preparada pelo coordenador geral.

Ao usar a apresentação geral como base para nosso trabalho, não apenas economizamos tempo, mas também garantimos consistência em toda a equipe. Mais uma vez, adaptamos o mapa de conhecimento para refletir isso:

Este ativo, "Apresentação Geral", é o exemplo perfeito de um ativo que está presente em muitos domínios diferentes, não apenas em "Patrocinadores". Isso é extremamente valioso, pois esta é a melhor maneira de garantir que todos na equipe tenham a versão mais recente dele.

Sempre que você capturar um ativo, dedique alguns minutos pensando em quais outras áreas dos mapas ele também deveria estar presente.

Passo 6. Conecte seus diferentes domínios

Como discutimos em nossa introdução à gestão do conhecimento, os mapas mentais nos permitem criar uma navegação ontológica dos diferentes domínios de conhecimento.

No nosso exemplo, há alguns designers trabalhando na marca e design da conferência. Eles também desenvolvem mapas de conhecimento para capturar conhecimento útil, e este mapa de conhecimento "Recursos de Design" é usado por toda a equipe.

Este é um domínio extremamente valioso, pois todos somos responsáveis por produzir material para enviar a patrocinadores, palestrantes, imprensa, etc. Por esta razão, nós (a equipe de Patrocinadores) adicionamos um tópico no nosso mapa de conhecimento que leva diretamente ao mapa mental "Recursos de Design".

Passo 7. Disponibilize seu conhecimento remotamente

Na OuiShare, trabalhamos inteiramente via nuvem para projetos, comunicações, governança e compartilhamento de conhecimento.

Por esta razão, o MindMeister é a plataforma de mapeamento mental mais adequada para capturar e compartilhar nosso conhecimento coletivo.

O MindMeister é totalmente baseado em nuvem e voltado para colaboração. O administrador configurou toda a equipe no ambiente de equipe/membros do MindMeister. Podemos, portanto, acessar o conhecimento compartilhado estejamos no escritório ou trabalhando remotamente.

Usamos o G Suite para nosso gerenciamento de projetos e armazenamento de arquivos, novamente disponível via nuvem. Para isso, criamos uma pasta dedicada chamada "Mapa de Conhecimento OuiShare" contendo todos os ativos de conhecimento. Os arquivos são então compartilhados em seus respectivos mapas mentais através dos links compartilháveis (conforme mostrado acima).

Como estaremos compartilhando os mapas de conhecimento com outros membros da organização e usuários externos, fornecemos aos indivíduos relevantes permissão para editar. Isso é feito através das configurações de compartilhamento na barra de ferramentas inferior do MindMeister. Todos receberão então um e-mail alertando-os e incluindo um link para acessar e editar o mapa mental.

Melhores práticas de mapeamento de conhecimento

Aqui estão algumas melhores práticas para ter em mente ao criar seu mapa de conhecimento.

Organize seus ativos de conhecimento em torno de domínios de conhecimento

Existem centenas de ativos de conhecimento em cada comunidade e cada organização. O primeiro conselho ao construir o mapa de conhecimento para sua organização é não tentar capturar todos os seus ativos de conhecimento em um único mapa mental.

Quando você e seus colegas começarem a criar seu conhecimento coletivo, devem estar pensando nele como domínios de conhecimento. Você pode então dedicar um mapa mental a cada um desses domínios.

Um domínio é apenas um grupo de ativos que compartilham uma área particular. É importante notar que um determinado ativo pode estar presente em vários domínios. Esta é uma característica-chave de uma ontologia quando comparada a uma taxonomia.

No exemplo da OuiShare acima, Patrocinadores tem seu próprio mapa dedicado. Outros domínios incluem "Marca", "Produção", "Programa" e "Voluntários".

Diferentes membros da organização se especializarão em um ou dois domínios. Esses membros da equipe desenvolverão um sentimento de propriedade sobre esses domínios, o que é mais importante do que parece, já que a cultura da empresa é o principal obstáculo para qualquer iniciativa de gestão do conhecimento.

Construa seu mapa de conhecimento para que qualquer pessoa possa usá-lo

Tenha em mente que qualquer pessoa na sua organização pode vir ao mapa de conhecimento do seu domínio em busca de informações úteis e acionáveis. Enquanto você cria o mapa mental, tente criar uma experiência para esses visitantes.

Recomendo fortemente que, se você começar a ter uma longa lista de tópicos, considere agrupá-los como subtópicos. Frequentemente nos sentimos mais confortáveis com grupos de não mais de seis ou sete elementos.

Um exemplo cotidiano de encontrar conhecimento usando um mapa de conhecimento

Agora que mostrei como criar um mapa de conhecimento com o MindMeister, quero compartilhar um exemplo cotidiano de como usar um mapa de conhecimento para curadoria de conhecimento aumenta a qualidade do nosso trabalho e nos economiza muito tempo.

Meu colega Luis da Ouishare em Madrid teve uma reunião com a TeamLabs, uma organização que está revolucionando o ensino superior. Somos amigos da TeamLabs há algum tempo, fazendo coisas aqui e ali, mas ainda não fizemos um trabalho adequado juntos.

Naquele dia, Luis estava explorando como poderíamos colaborar. A reunião foi bem e eles concordaram com os próximos passos.

Naquela reunião, o cliente achou que a Ouishare poderia hospedar uma série de workshops para seus alunos sobre tópicos relacionados, grosso modo, ao futuro das organizações. Luis concordou em enviar os seguintes materiais:

• Tópicos específicos para os workshops

• Quais são os benefícios para os alunos?

• Como nossos workshops se relacionam com a filosofia da TeamLabs?

• Experiência relevante e depoimentos

Luis precisava montar um PDF excelente com esses pedaços e peças e, idealmente, enviá-lo em menos de 24 horas.

80% do trabalho já estava feito

Alguns podem discordar de mim aqui, mas não consigo me lembrar de nenhuma tarefa ou projeto onde 80% do trabalho não tivesse sido feito antes. Normalmente descubro que meu trabalho consiste em combinar ativos disponíveis, de forma limpa e rápida, para que eu possa dedicar 80% do meu tempo àqueles 20% do trabalho que fazem a diferença.

Neste exemplo, Luis precisa se concentrar na questão "Como nossos workshops se relacionam com a filosofia da TeamLabs?" Esta é a questão mais valiosa para nosso potencial cliente.

Luis precisa analisar os detalhes de seus cursos e garantir que o que propomos faça sentido e agregue valor. Todo o resto (os tópicos, referências e benefícios) são secundários e devem ser montados rapidamente.

O diagrama acima tenta ser um bolo. Embora necessário, é claro, o corpo do bolo não é tão valioso quanto a cobertura. Gerenciamos conhecimento para que gastemos a maior parte de nosso esforço e tempo na cobertura — seja lá o que realmente forneça valor.

Encontrando as peças para construir o bolo usando nosso mapa de conhecimento

Capturamos e compartilhamos nosso conhecimento com o MindMeister e o compartilhamos com todos, totalmente open source. Você pode acessá-lo você mesmo aqui.

Navegando pelo mapa de conhecimento, Luis chega ao domínio de "Masterclasses". Lá, ele encontra os one-pagers que descrevem os diferentes workshops, algo que ele estava especificamente procurando.

Incidentalmente, ele também percebe que há uma área para "Biografias e CVs de Pessoas" e pensa que isso também poderia ser útil para mostrar ao cliente o tipo de facilitadores que poderiam fornecer os workshops. Mostrar nossa mistura de pessoas é uma boa maneira de mostrar como nos encaixamos com o programa deles (a cobertura do bolo).

Na documentação de cada workshop, há uma seção listando os benefícios para os participantes. Ótimo! Isso cobre a segunda parte.

Luis encontra uma apresentação básica que faz sentido para esta oportunidade, onde também encontra os depoimentos. Incidentalmente, ele descobre o trabalho que nosso colega na Áustria fez para uma universidade de design na Suíça. Não posso enfatizar o suficiente quão importantes são esses tipos de conexões!

Ao navegar pelos mapas de conhecimento, Luis conseguiu:

• Montar 80% do documento em menos de 30 minutos.

• Descobrir ativos que ele não sabia que existiam e que o ajudarão com a cobertura do bolo.

• Descobrir alguém fazendo algo realmente legal.

• Investir as duas horas seguintes criando algo que fez muito sentido para as necessidades do cliente.

Comece a capturar seu conhecimento com um mapa de conhecimento

Agora você sabe o que é um mapa de conhecimento, por que é importante, como pode ser usado por pessoas na sua organização todos os dias para economizar tempo e como construir um mapa de conhecimento. Para recapitular, os passos são:

1. Identifique o tópico do seu mapa de conhecimento.

2. Identifique seus primeiros ativos no mapa (mesmo que você ainda não os tenha).

3. Capture os ativos de conhecimento conforme eles se tornam disponíveis.

4. Anexe esses ativos ao mapa.

5. Copie os ativos onde achar adequado.

6. Conecte seus diferentes domínios.

7. Disponibilize seu conhecimento remotamente.

A tarefa mais importante de todas é manter a consciência. Em nosso trabalho diário, estamos continuamente gerando material que é útil e vale a pena capturar. Se sua equipe capturar e compartilhar esses ativos conforme são criados, capturar conhecimento coletivo se tornará muito mais fácil.