Conseils de prise de notes pour différents scénarios
Différentes situations nécessitent différents types de prise de notes. Vous ne choisiriez probablement pas de créer un plan détaillé pour capturer une séance de brainstorming, ni d'écrire à la main des notes que vous devez partager avec cinq autres personnes par e-mail après une réunion.
Nous allons passer en revue cinq scénarios différents et comment vous pouvez adapter votre stratégie de prise de notes pour atteindre vos objectifs professionnels.
1. Réunions d'équipe
Les meilleures réunions d'équipe aboutissent à une compréhension claire et partagée par toutes les personnes impliquées et à des éléments d'action concrets.
Lorsque vous prenez des notes lors de réunions d'équipe ou dans des environnements collaboratifs, vous devez vous concentrer sur :
Les faits : (Exemple : Jenna est la responsable créative de ce projet)
Les problèmes : (Exemple : Il y a trop de travail à accomplir avant la date limite)
Les décisions : (Exemple : Nous allons diviser ce projet en morceaux plus petits et plus gérables)
Les plans d'action : (Exemple : Le chef de projet et la responsable créative détermineront comment diviser ce projet, puis le chef de projet planifiera une réunion pour discuter de la répartition de ce travail)
Les questions et réponses : Notez les questions que les membres de l'équipe soulèvent pendant la réunion et les réponses qui sont données
Pour une efficacité maximale, utilisez un outil de prise de notes qui vous permet de capturer et de partager facilement des notes (comme Google Docs) ou essayez de transformer vos notes en tâches et listes de choses à faire avec MeisterTask.
Les cartes mentales peuvent également être utilisées pour la gestion de réunions. Un outil de cartographie mentale en ligne comme MindMeister peut vous aider à prendre des comptes rendus de réunion, puis à créer et attribuer des tâches au sein de la carte mentale, en temps réel.
À noter : Pour utiliser le modèle de carte mentale ci-dessus, cliquez simplement sur le bouton « Copier la carte » dans la barre latérale gauche. Vous n'avez pas encore de compte MindMeister ? Vous pouvez
2. Réunions individuelles
Parfois, vous souhaitez prendre des notes lors de réunions individuelles — peut-être prenez-vous un café avec votre mentor ou vous vous préparez à un entretien d'évaluation. Ce sont des environnements d'apprentissage plus intimes où vous participez à une discussion mais souhaitez tout de même capturer ce que vous entendez.
La prise de notes dans ces situations est un équilibre. Vous voulez enregistrer des informations sans mettre un mur en forme d'ordinateur portable entre vous et l'autre personne. Et trop d'attention portée à vos notes pourrait vous faire paraître distrait ou inattentif.
Privilégiez cette connexion personnelle en abandonnant votre ordinateur portable comme dispositif de prise de notes et optez pour un petit carnet discret.
Tomasz Tunguz, capital-risqueur chez Redpoint et ancien employé de Google, écrit que lorsqu'il travaillait chez Google, « j'emportais un ordinateur portable à chaque réunion. Je tapais des notes, notais des éléments d'action et distribuais les comptes rendus de presque chacune de mes réunions. »
Lorsqu'il a commencé à travailler chez Redpoint, « en dehors de la bulle arc-en-ciel du Googleplex, très peu de gens prennent des notes sur ordinateur portable pendant les réunions. C'est tout simplement impoli. Les gens se demandent si vous tapez des e-mails (ce que je faisais souvent). »
Parfois, une connexion personnelle est plus importante que d'enregistrer chaque mot. Ne vous inquiétez pas, vous pouvez quand même capturer ce qui a été dit : immédiatement après la fin de la réunion, notez tout ce dont vous avez parlé pendant que c'est encore frais dans votre esprit.
3. Séances de brainstorming
Les séances de brainstorming peuvent être un tourbillon d'activité avec des idées qui fusent. Lorsque votre équipe fait du brainstorming, vous devez être capable d'enregistrer beaucoup d'informations rapidement, de capturer des concepts inhabituels et de combiner, affiner et développer ces idées. Vous avez besoin de la liberté de pouvoir enregistrer tout ce qui se présente, qu'il s'agisse de mots, de croquis, de diagrammes, de photos ou d'autres éléments visuels.
Les cartes mentales sont excellentes pour le brainstorming car elles vous permettent de capturer des notes dans un format flexible qui ne vous limite pas à un flux linéaire de mots.
Vous pouvez utiliser le bon vieux papier ou un tableau blanc, mais un outil de cartographie mentale en ligne vous permet de partager des cartes mentales avec l'équipe ou de sauvegarder des cartes pour y revenir plus tard. Ils offrent également un espace illimité, de sorte que votre carte peut être aussi grande que nécessaire.
4. Entretiens
Les entretiens peuvent prendre de nombreuses formes. Peut-être interviewez-vous des candidats pour un nouveau poste que vous recrutez ou interrogez un expert pour un article de blog. Peut-être menez-vous des entretiens dans le cadre d'une recherche utilisateur. Dans ces situations, inspirez-vous des conseils de prise de notes journalistiques.
« Notez toutes les questions que vous avez à l'avance », suggère Roy Peter Clark, chercheur principal au Poynter Institute. « À la fin de l'entretien, parcourez vos questions pour voir s'il y a quelque chose que vous n'avez pas couvert. C'est le moment de poser la question. »
Clark dit également que vous devriez enregistrer l'entretien mais ne pas vous fier complètement à l'enregistreur. « Même si vous avez la possibilité d'enregistrer un entretien, sauvegardez-le avec des notes dans votre carnet », dit-il. « On ne sait jamais quand la technologie vous fera défaut. »
Prendre des notes sur ce que vous observez en plus de ce qui est dit sera également utile. « Divisez vos zones de prise de notes en deux sections », écrit la journaliste M.T. Wroblewski. « Consacrez la première et plus grande section aux réponses de la personne interrogée et la deuxième section, plus petite, à vos observations et impressions. Dans cette deuxième zone, vous pourriez écrire : "Semblait le plus enthousiaste à propos de ce poste" ou "A évité le contact visuel à ce moment-là ; semblait nerveux." »
5. Contextes éducatifs
Si vous prenez des notes pour apprendre — lors de conférences, d'ateliers ou d'événements de développement professionnel, par exemple — les conseils de prise de notes académiques peuvent vous aider à enregistrer des informations de manière à les absorber et à les mémoriser réellement.
Les étudiants et les enseignants peuvent adapter ces méthodes. Un groupe d'étude universitaire pourrait utiliser des notes numériques partagées pour répartir les tâches de recherche, tandis qu'un tuteur en ligne GCSE pourrait encourager les étudiants à résumer les leçons en utilisant la méthode Cornell. Même les jeunes apprenants bénéficient d'indices et de tableaux qui rendent les idées complexes plus faciles à réviser.
Tout d'abord, vous pourriez opter pour le stylo et le papier pour vous aider à traiter les idées. Même lorsque vous utilisez votre ordinateur portable uniquement pour prendre des notes (et non pour naviguer sur les réseaux sociaux ou vous laisser distraire par les notifications par e-mail), le traitement pourrait encore être plus superficiel qu'avec des notes manuscrites.
Vous pouvez vous inspirer de plusieurs systèmes de prise de notes académiques, comme le plan ou le tableau, mais la méthode Cornell est la plus applicable aux situations professionnelles.
Cette méthode vous demande de diviser votre papier en une petite colonne à gauche et une colonne plus grande à droite. Pendant l'événement, essayez de prendre des notes dans la colonne plus grande, à droite. Lorsque l'événement est terminé, relisez vos notes et, pour chaque information importante, écrivez un « indice » dans la marge de gauche. L'indice peut être un mot unique ou une courte phrase qui résume l'information.
Cette méthode vous aide à condenser vos notes pour qu'elles soient faciles à mémoriser et à discuter plus tard, ce qui est particulièrement utile pour partager ce que vous avez appris lors d'une conférence lorsque vous retournez au bureau.
Prendre les bonnes notes signifie que vous disposez de toutes les informations dont vous avez besoin pour faire votre meilleur travail. La prochaine fois que vous vous préparez à prendre des notes, réfléchissez à vos objectifs et à votre environnement et adaptez votre stratégie de prise de notes en fonction de ces éléments. Plus jamais vous ne penserez : « Si seulement j'avais noté ça. »
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