Dicas de anotações para diferentes cenários
Situações diferentes exigem tipos diferentes de anotações. Você provavelmente não escolheria fazer um esboço detalhado para capturar uma sessão de brainstorming, ou fazer anotações à mão que você precisa compartilhar com cinco outras pessoas por e-mail após uma reunião.
Vamos percorrer cinco cenários diferentes e como você pode adaptar sua estratégia de anotações para atingir seus objetivos profissionais.
1. Reuniões de equipe
As melhores reuniões de equipe resultam em um entendimento claro e compartilhado por todos os envolvidos e itens acionáveis.
Ao fazer anotações em reuniões de equipe ou ambientes colaborativos, você deve focar em:
Fatos: (Exemplo: Jenna é a líder criativa neste projeto)
Questões: (Exemplo: Há muito trabalho a ser feito antes do prazo)
Decisões: (Exemplo: Vamos dividir este projeto em partes menores e mais gerenciáveis)
Planos de ação: (Exemplo: O gerente de projeto e a líder criativa determinarão como dividir este projeto, então o gerente de projeto agendará uma reunião para discutir como distribuir esse trabalho)
Perguntas e respostas: Anote as perguntas que os membros da equipe trazem durante a reunião e as respostas que são dadas
Para máxima eficiência, use uma ferramenta de anotações que permita capturar e compartilhar notas facilmente (como Google Docs) ou experimente <a href="https://www.meistertask.com/pt/pages/knowledge-management">transformar notas em tarefas e listas de afazeres com o MeisterTask</a>.
Mapas mentais também podem ser usados para gerenciamento de reuniões. Uma ferramenta de mapeamento mental online como o MindMeister pode ajudá-lo a fazer atas de reunião e depois criar e atribuir tarefas dentro do mapa mental, em tempo real.
Destaque Para usar o modelo de mapa mental acima, simplesmente clique no botão "Copiar mapa" na barra lateral esquerda. Ainda não tem uma conta MindMeister? Você pode
2. Reuniões individuais
Às vezes você quer fazer anotações em reuniões individuais — talvez você esteja tomando café com seu mentor ou indo para uma avaliação de desempenho. Estes são ambientes de aprendizado mais íntimos onde você está engajado em discussão, mas ainda quer capturar o que ouve.
Fazer anotações nessas situações é um equilíbrio. Você quer registrar informações sem colocar uma parede em forma de laptop entre você e a outra pessoa. E muito foco nas suas anotações pode fazer você parecer distraído ou desatento.
Priorize essa conexão pessoal abandonando seu laptop como dispositivo de anotações e opte por um caderno pequeno e discreto.
Tomasz Tunguz, um capitalista de risco da Redpoint e ex-funcionário do Google, <a href="http://tomtunguz.com/how-to-take-exceptional-notes-and-be-productive-with-paper/">escreve</a> que quando trabalhava no Google, "Eu levava um laptop para cada reunião que ia. Digitava notas, anotava itens de ação e distribuía as atas de quase cada uma das minhas reuniões."
Quando começou a trabalhar na Redpoint, "fora da bolha arco-íris do Googleplex, muito poucas pessoas fazem anotações em laptops durante reuniões. É simplesmente indelicado. As pessoas se perguntam se você está digitando e-mails (o que eu frequentemente estava)."
Às vezes uma conexão pessoal é mais importante do que registrar cada palavra. Não se preocupe, porém, você ainda pode capturar o que foi dito: imediatamente após o término da reunião, anote tudo o que vocês conversaram enquanto ainda está fresco na sua mente.
3. Sessões de brainstorming
Sessões de brainstorming podem ser uma enxurrada de atividades com ideias voando. Quando sua equipe faz brainstorming, você precisa ser capaz de registrar muitas informações rapidamente, capturar conceitos incomuns e combinar, refinar e construir sobre essas ideias. Você precisa da liberdade de poder registrar o que quer que surja, sejam palavras, esboços, diagramas, fotos ou outros elementos visuais.
Mapas mentais são ótimos para brainstorming porque permitem que você capture notas em um formato flexível que não limita você a um fluxo linear de palavras.
Você pode usar o bom e velho papel ou um quadro branco, mas uma ferramenta de mapeamento mental online permite que você compartilhe mapas mentais com a equipe ou salve mapas para poder voltar a eles mais tarde. Elas também oferecem uma quantidade infinita de espaço, então seu mapa pode ser tão grande quanto precisa ser.
4. Entrevistas
Entrevistas podem assumir várias formas. Talvez você esteja conversando com candidatos para uma nova posição que está contratando ou entrevistando um especialista para um post de blog. Talvez você esteja conduzindo entrevistas como parte de pesquisa com usuários. Nessas situações, recorra a dicas de anotações jornalísticas.
"Anote todas as perguntas que você tem de antemão," sugere <a href="https://www.poynter.org/2015/12-basics-of-interviewing-listening-and-note-taking/367011/">Roy Peter Clark</a>, acadêmico sênior do Poynter Institute. "No final da entrevista, escaneie suas perguntas para ver se há algo que você não cobriu. Agora é a hora de perguntar."
Clark também diz que você deve gravar a entrevista, mas não confiar completamente no gravador. "Mesmo se você tiver a chance de gravar uma entrevista, faça backup com anotações no seu caderno," ele diz. "Você nunca sabe quando a tecnologia vai falhar com você."
Fazer anotações sobre o que você observa além do que é dito também ajudará. "Divida suas áreas de anotações em duas seções," <a href="http://work.chron.com/notes-during-employee-interview-7076.html">escreve a jornalista M.T. Wroblewski</a>. "Dedique a primeira e maior seção às respostas do entrevistado e a segunda seção, menor, às suas observações e impressões. Nesta segunda área, você pode escrever, 'Pareceu mais entusiasmado com este trabalho' ou 'Evitou contato visual neste ponto; pareceu nervoso.'"
5. Ambientes educacionais
Se você está fazendo anotações para aprender — em conferências, workshops ou eventos de desenvolvimento profissional, por exemplo — dicas acadêmicas de anotações podem ajudá-lo a registrar informações de modo que você realmente absorva e lembre delas.
Estudantes e educadores podem adaptar esses métodos. Um grupo de estudo universitário pode usar notas digitais compartilhadas para dividir tarefas de pesquisa, enquanto um <a href="https://edumentors.co.uk/tutors">tutor online de GCSE</a> poderia encorajar estudantes a resumir lições usando o Método Cornell. Até aprendizes mais jovens se beneficiam de dicas e gráficos que tornam ideias complexas mais fáceis de revisitar.
Primeiro, você pode optar por caneta e papel para ajudá-lo a processar ideias. Mesmo quando você usa seu laptop exclusivamente para fazer anotações (e não navegar em redes sociais ou se distrair com notificações de e-mail), o processamento ainda pode ser mais superficial do que seria com anotações manuscritas.
Você pode recorrer a <a href="https://www.mindmeister.com/pt/1148196430/best-note-taking-methods">vários sistemas acadêmicos de anotações</a>, como esboços ou gráficos, mas o Método Cornell é o mais aplicável a situações profissionais.
Este método faz você dividir seu papel em uma coluna pequena à esquerda e uma coluna maior à direita. Durante o evento, tente fazer anotações na coluna maior, do lado direito. Quando o evento terminar, revise suas anotações e, para cada informação significativa, escreva uma "dica" na margem esquerda. A dica pode ser uma única palavra ou frase curta que resume a informação.
Este método ajuda você a condensar suas anotações para que sejam fáceis de lembrar e falar sobre mais tarde, o que é especialmente ótimo para compartilhar o que você aprendeu em uma conferência quando voltar ao escritório.
Fazer as anotações certas significa que você tem todas as informações necessárias para fazer seu melhor trabalho. Na próxima vez que se preparar para fazer anotações, pense sobre seus objetivos e seu ambiente e adapte sua estratégia de anotações com base nessas coisas. Nunca mais você pensará, "Se ao menos eu tivesse anotado isso."
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