状況に応じたノートの取り方のコツ
状況が異なれば、求められるノートの取り方も変わってきます。ブレインストーミングセッションを詳細なアウトラインで記録しようとは思わないでしょうし、会議後にメールで5人に共有する必要があるノートを手書きで取ることもないはずです。
ここでは、5つの異なるシナリオと、それぞれの職業上の目標に合わせてノートの取り方を調整する方法を見ていきましょう。
1. チームミーティング
最高のチームミーティングは、関係者全員が明確で共通の理解を持ち、実行可能な項目が生まれる結果となります。
チームミーティングや協働環境でノートを取る際は、以下に焦点を当てるべきです:
事実: (例:ジェナがこのプロジェクトのクリエイティブリーダーです)
課題: (例:締切までに完了させるには作業量が多すぎます)
決定事項: (例:このプロジェクトをより管理しやすい小さな塊に分割します)
アクションプラン: (例:プロジェクトマネージャーとクリエイティブリーダーがプロジェクトの分割方法を決定し、その後プロジェクトマネージャーが作業の配分について話し合う会議をスケジュールします)
質問と回答: 会議中にチームメンバーが提起した質問と、それに対する回答を記録します
効率を最大化するには、ノートを簡単に記録して共有できるツール(Google Docsなど)を使用するか、MeisterTaskでノートをタスクやToDoリストに変換してみてください。
マインドマップは会議管理にも使用できます。MindMeisterのようなオンラインマインドマッピングツールを使えば、議事録を取り、マインドマップ内でリアルタイムにタスクを作成して割り当てることができます。
ハイライト上記のマインドマップテンプレートを使用するには、左サイドバーの「マップをコピー」ボタンをクリックするだけです。まだMindMeisterアカウントをお持ちでない方は、
2. 1対1のミーティング
1対1のミーティングでノートを取りたい場合もあります。メンターとコーヒーを飲んでいるときや、業績評価に臨むときなどです。これらは、議論に参加しながらも聞いた内容を記録したい、よりプライベートな学習環境です。
このような状況でのノート取りはバランスが重要です。情報を記録したいけれど、ノートパソコンという壁を自分と相手の間に置きたくはありません。そして、ノートに集中しすぎると、気が散っているように見えたり、注意を払っていないように見えたりする可能性があります。
ノートパソコンをノート取りデバイスとして使うのをやめ、小さくて目立たないノートを選ぶことで、その個人的なつながりを優先しましょう。
RedpointのベンチャーキャピタリストでGoogleの元社員であるTomasz Tunguzは、Googleで働いていたとき、「参加するすべての会議にノートパソコンを持っていきました。ノートを入力し、アクション項目を書き留め、ほぼすべての会議の議事録を配布していました」と書いています。
Redpointで働き始めたとき、「Googleplexの虹色の泡の外では、会議中にノートパソコンでノートを取る人はほとんどいません。それは単に失礼なのです。人々は、あなたがメールを打っているのではないかと疑問に思います(私はよくそうしていました)」。
時には、すべての言葉を記録することよりも、個人的なつながりの方が重要です。でも心配しないでください。話した内容はまだ記録できます:会議が終わったらすぐに、記憶が新鮮なうちに話し合ったすべてのことを書き留めましょう。
3. ブレインストーミングセッション
ブレインストーミングセッションは、アイデアが飛び交う活発な活動になることがあります。チームがブレインストーミングするとき、多くの情報を素早く記録し、珍しい概念を捉え、それらのアイデアを組み合わせ、洗練し、構築する必要があります。言葉、スケッチ、図表、写真、その他の視覚的要素など、何が出てきても記録できる自由が必要です。
マインドマップは、言葉の直線的な流れに制限されない柔軟な形式でノートを記録できるため、ブレインストーミングに最適です。
昔ながらの紙やホワイトボードを使用することもできますが、オンラインマインドマッピングツールを使えば、マインドマップをチームと共有したり、後で戻ってこられるようにマップを保存したりできます。また、無限のスペースを提供するため、マップを必要なだけ大きくすることができます。
4. インタビュー
インタビューにはさまざまな形式があります。採用する新しいポジションの候補者と話しているかもしれませんし、ブログ記事のために専門家にインタビューしているかもしれません。ユーザーリサーチの一環としてインタビューを実施しているかもしれません。このような状況では、ジャーナリスティックなノート取りのコツを参考にしましょう。
「事前にすべての質問を書き留めておきましょう」とPoynter InstituteのシニアスカラーであるRoy Peter Clarkは提案しています。「インタビューの最後に、質問をスキャンして、カバーしていないことがないか確認してください。今が尋ねる時です」。
Clarkはまた、インタビューを録音すべきだが、レコーダーに完全に頼るべきではないと言っています。「インタビューを録音する機会があっても、ノートブックのノートでバックアップしてください」と彼は言います。「テクノロジーがいつあなたを裏切るかわかりません」。
言われたことに加えて観察したことをノートに取ることも役立ちます。「ノート取りエリアを2つのセクションに分けてください」とジャーナリストのM.T. Wroblewskiは書いています。「最初の大きなセクションをインタビュー対象者の回答に、2番目の小さなセクションを観察と印象に充ててください。この2番目のエリアには、『この仕事について最も熱心に見えた』や『この時点でアイコンタクトを避けた;緊張しているように見えた』などと書くかもしれません」。
5. 教育的な場面
会議、ワークショップ、専門能力開発イベントなどで学ぶためにノートを取る場合、学術的なノート取りのコツが、情報を実際に吸収して記憶できるように記録するのに役立ちます。
学生や教育者はこれらの方法を適応させることができます。大学の学習グループは共有デジタルノートを使用してリサーチタスクを分担し、GCSEオンライン家庭教師はコーネル方式を使用してレッスンを要約するよう生徒に勧めることができます。若い学習者でさえ、複雑なアイデアを再訪しやすくする手がかりやチャートから恩恵を受けます。
まず、アイデアを処理するのに役立つペンと紙を選ぶかもしれません。ノート取りのためだけにノートパソコンを使用する場合でも(ソーシャルメディアを閲覧したり、メール通知に気を取られたりしない場合でも)、処理は手書きのノートよりも浅いかもしれません。
アウトライン化やチャート化など、いくつかの学術的なノート取りシステムから選ぶことができますが、コーネル方式は職業的な状況に最も適用できます。
この方法では、紙を左側の小さな列と右側の大きな列に分けます。イベント中は、大きな右側の列にノートを取るようにします。イベントが終わったら、ノートを見直し、重要な情報ごとに左マージンに「手がかり」を書きます。手がかりは、情報を要約する単一の単語または短いフレーズにすることができます。
この方法は、ノートを凝縮して覚えやすく、後で話しやすくするのに役立ちます。これは、オフィスに戻ったときに会議で学んだことを共有するのに特に最適です。
適切なノートを取ることは、最高の仕事をするために必要なすべての情報を持っていることを意味します。次回ノートを取る準備をするときは、目標と環境について考え、それらに基づいてノート取り戦略を調整してください。二度と「あれを書き留めておけばよかった」と思うことはないでしょう。
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