Consejos para tomar notas en diferentes escenarios
Las diferentes situaciones requieren diferentes tipos de toma de notas. Probablemente no elegirías hacer un esquema detallado para capturar una sesión de lluvia de ideas, ni escribir a mano notas que necesitas compartir con otras cinco personas por correo electrónico después de una reunión.
Te guiaremos a través de cinco escenarios diferentes y cómo puedes adaptar tu estrategia de toma de notas para cumplir tus objetivos profesionales.
1. Reuniones de equipo
Las mejores reuniones de equipo resultan en un entendimiento claro y compartido por todos los involucrados y elementos de acción concretos.
Al tomar notas en reuniones de equipo o entornos colaborativos, debes enfocarte en:
Hechos: (Ejemplo: Jenna es la líder creativa de este proyecto)
Problemas: (Ejemplo: Hay demasiado trabajo para terminar antes de la fecha límite)
Decisiones: (Ejemplo: Dividiremos este proyecto en partes más pequeñas y manejables)
Planes de acción: (Ejemplo: El gerente de proyecto y la líder creativa determinarán cómo dividir este proyecto, luego el gerente de proyecto programará una reunión para discutir cómo distribuir ese trabajo)
Preguntas y respuestas: Toma nota de las preguntas que los miembros del equipo plantean durante la reunión y las respuestas que se dan
Para máxima eficiencia, usa una herramienta de toma de notas que te permita capturar y compartir notas fácilmente (como Google Docs) o prueba convertir notas en tareas y listas de pendientes con MeisterTask.
Los mapas mentales también pueden usarse para la gestión de reuniones. Una herramienta de mapas mentales en línea como MindMeister puede ayudarte a tomar actas de reuniones y luego crear y asignar tareas dentro del mapa mental, en tiempo real.
Destacado Para usar la plantilla de mapa mental anterior, simplemente haz clic en el botón "Copiar mapa" en la barra lateral izquierda. ¿Aún no tienes una cuenta de MindMeister? Puedes
2. Reuniones uno a uno
A veces quieres tomar notas en reuniones uno a uno — tal vez estás tomando café con tu mentor o vas a una evaluación de desempeño. Estos son entornos de aprendizaje más íntimos donde estás involucrado en la discusión pero aún quieres capturar lo que escuchas.
La toma de notas en estas situaciones es un equilibrio. Quieres registrar información sin poner una pared con forma de laptop entre tú y la otra persona. Y demasiado enfoque en tus notas podría hacerte parecer distraído o desatento.
Prioriza esa conexión personal dejando de lado tu laptop como dispositivo para tomar notas y opta por un cuaderno pequeño y discreto.
Tomasz Tunguz, un capitalista de riesgo de Redpoint y ex empleado de Google, escribe que cuando trabajaba en Google, "llevaba una laptop a cada reunión a la que iba. Escribía notas, anotaba elementos de acción y distribuía las actas de casi cada una de mis reuniones".
Cuando comenzó a trabajar en Redpoint, "fuera de la burbuja arcoíris del Googleplex muy pocas personas toman notas en laptops durante las reuniones. Simplemente es descortés. La gente se pregunta si estás escribiendo correos electrónicos (lo cual a menudo hacía)".
A veces una conexión personal es más importante que registrar cada palabra. No te preocupes, aún puedes capturar lo que se dijo: inmediatamente después de que termine la reunión, escribe todo de lo que hablaron mientras aún está fresco en tu mente.
3. Sesiones de lluvia de ideas
Las sesiones de lluvia de ideas pueden ser un torbellino de actividad con ideas volando. Cuando tu equipo hace lluvia de ideas, necesitas poder registrar mucha información rápidamente, capturar conceptos inusuales y combinar, refinar y construir sobre esas ideas. Necesitas la libertad de poder registrar lo que surja, ya sean palabras, bocetos, diagramas, fotos u otros elementos visuales.
Los mapas mentales son excelentes para la lluvia de ideas porque te permiten capturar notas en un formato flexible que no te limita a un flujo lineal de palabras.
Puedes usar el buen y viejo papel o una pizarra, pero una herramienta de mapas mentales en línea te permite compartir mapas mentales con el equipo o guardar mapas para que puedas volver a ellos más tarde. También ofrecen una cantidad infinita de espacio, así que tu mapa puede ser tan grande como necesite ser.
4. Entrevistas
Las entrevistas pueden tomar muchas formas. Tal vez estás hablando con candidatos para un nuevo puesto que estás contratando o entrevistando a un experto para una publicación de blog. Quizás estás realizando entrevistas como parte de una investigación de usuarios. En estas situaciones, recurre a consejos periodísticos para tomar notas.
"Escribe todas las preguntas que tengas de antemano", sugiere Roy Peter Clark, académico senior del Instituto Poynter. "Al final de la entrevista, revisa tus preguntas para ver si hay algo que no cubriste. Ahora es el momento de preguntar".
Clark también dice que debes grabar la entrevista pero no confiar completamente en la grabadora. "Incluso si tienes la oportunidad de grabar una entrevista, respáldala con notas en tu cuaderno", dice. "Nunca sabes cuándo la tecnología te fallará".
Tomar notas sobre lo que observas además de lo que se dice también ayudará. "Divide tus áreas de toma de notas en dos secciones", escribe la periodista M.T. Wroblewski. "Dedica la primera y más grande sección a las respuestas del entrevistado y la segunda sección más pequeña a tus observaciones e impresiones. En esta segunda área, podrías escribir, 'Parecía más entusiasmado con este trabajo' o 'Evitó el contacto visual en este punto; parecía nervioso'".
5. Entornos educativos
Si estás tomando notas para aprender — en conferencias, talleres o eventos de desarrollo profesional, por ejemplo — los consejos académicos para tomar notas pueden ayudarte a registrar información para que realmente la absorban y recuerdes.
Los estudiantes y educadores pueden adaptar estos métodos. Un grupo de estudio universitario podría usar notas digitales compartidas para dividir tareas de investigación, mientras que un tutor en línea de GCSE podría alentar a los estudiantes a resumir lecciones usando el Método Cornell. Incluso los estudiantes más jóvenes se benefician de señales y gráficos que hacen que las ideas complejas sean más fáciles de revisar.
Primero, podrías optar por bolígrafo y papel para ayudarte a procesar ideas. Incluso cuando usas tu laptop únicamente para tomar notas (y no navegar en redes sociales o distraerte con notificaciones de correo electrónico), el procesamiento aún podría ser más superficial de lo que sería con notas escritas a mano.
Puedes recurrir a varios sistemas académicos de toma de notas, como esquemas o gráficos, pero el Método Cornell es el más aplicable a situaciones profesionales.
Este método te hace dividir tu papel en una columna pequeña a la izquierda y una columna más grande a la derecha. Durante el evento, intenta tomar notas en la columna más grande de la derecha. Cuando el evento termine, revisa tus notas, y por cada pieza significativa de información, escribe una "señal" en el margen izquierdo. La señal puede ser una sola palabra o frase corta que resuma la información.
Este método te ayuda a condensar tus notas para que sean fáciles de recordar y hablar sobre ellas más tarde, lo cual es especialmente genial para compartir lo que aprendiste de una conferencia cuando regresas a la oficina.
Tomar las notas correctas significa que tienes toda la información que necesitas para hacer tu mejor trabajo. La próxima vez que te prepares para tomar notas, piensa en tus objetivos y tu entorno y adapta tu estrategia de toma de notas basándote en esas cosas. Nunca más pensarás, "Si tan solo hubiera escrito eso".
ES FAQs:
Convierte notas en acciones, rápido.
