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Como aprender e usar GTD by Mind Map: Como aprender
e usar GTD
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Como aprender e usar GTD

Caixa de entrada

Propósito: Coisas chegam na sua vida o tempo todo, como e-mails, telefonemas, ideias, interrupções, informações. As diversas caixas de entrada centralizam essas informações que chegam - que você captura ou que chegam até você.

Exemplos de caixas de entrada:, Caixa de entrada física para agrupar notas, papéis, cadernos de reunião, Caixa de entrada de e-mails, Caixa de entrada no computador, Ex: Pasta "Downloads", Celular, Ex: Caderno Entrada no Evernote ou Caixa de entrada no Todoist

Como usar: Esclareça os itens capturados em 24 horas (ideal) ou 48 horas (no máximo)

Pegue cada item para esclarecer e pergunte-se: Demanda ação?, NÃO, Delete, jogue fora, recicle, porque você não precisa mais dessa informação, Lixeira, Fragmentadora, Reciclagem, Arquive como referência, porque é algo que não demanda ação mas você quer guardar para consultar futuramente, Papel, Pastas, Caixas, Estantes, Cadernos, Digital, Evernote, Dropbox, Google Drive, Pastas no computador, HD externo, Pastas no e-mail, Incube, porque não demanda ação agora, mas pode ser que no futuro sim, Insira em uma lista ou pasta chamada "Algum dia / Talvez" para revisar semanalmente, Não se engane com esse nome! "Algum dia / Talvez" não significa nunca, mas apenas "agora não". Serve para tudo aquilo que pode demandar ação no futuro, mas no momento não dá, porque precisa de dinheiro, por exemplo, ou esperar mais um pouco. Claro que serve para sonhos e outras ideias também!, Você pode categorizar essas listas. No livro, o David Allen recomenda algumas categorizações, tais como:, Viagens para fazer, Gadgets para comprar, Habilidades para aprender, Cursos para fazer, Coisas para fazer em casa, Etc!, Se você precisar retomar essa ideia em uma data ou época específica, em vez de colocar em "Algum dia / Talvez", insira um "gatilho" em tal data específica em seu calendário, Um formato comum de calendário que pode ser usado aqui é o famoso Tickler do GTD - um sistema de 43 pastas que funciona como um calendário 3D para colocar documentos e coisas associadas a determinadas datas, mas você pode usar sua agenda mesmo para incubar essas informações, A diferença deste para "Algum dia / Talvez", é que "Algum dia / Talvez" você revisa semanalmente. Este você não precisa revisar toda semana, e sim apenas quando chegar a data necessária. Ex: decidir se vai em um show que vai acontecer daqui a 6 meses apenas quando os ingressos começarem a ser vendidos, 3 meses antes., SIM, Defina: Qual é a próxima ação? A próxima ação física e visível, ou seja, que você se vê fazendo (use verbos apropriados como: ligar, comprar, ler, imprimir, enviar e-mail etc.). Ao definir a próxima ação, prossiga:, Se levar menos de 2 minutos, faça na hora!, Mesmo que seja de alta ou baixa prioridade, se levar menos de 2 minutos, faça na hora para já tirar isso da sua frente., O propósito aqui é o seguinte: você gasta menos tempo resolvendo a ação que colocando em uma lista para ver depois., Se levar mais de 2 minutos, pergunte-se se você é a pessoa mais apropriada para fazer aquilo. Se não for, delegue., Insira o item delegado em uma lista ou pasta chamada "Aguardando resposta", Se você não puder delegar, adie para fazer no momento mais apropriado, que pode ser:, Em um dia ou horário específico, Insira o item em seu calendário, Só 3 coisas entram no seu calendário:, Ações para fazer em um horário específico, Ações para fazer em uma dia específico (qualquer horário naquele dia), Informações relevantes para saber em um dia específico, Ferramentas comuns para calendário:, Outlook, iCalendar, Google Agenda, Não tem prazo - só precisa ser feito o quanto antes, Insira em uma lista de "Próximas Ações", Se sua lista de Próximas Ações estiver muito grande, você pode dividí-la por contextos como: casa, computador, telefonemas, rua, escritório etc., O propósito da organização por contextos é agrupar ações semelhantes, o que otimiza tempo, além de fazer com que você aproveite janelas diversas de tempo ao longo do seu dia para ser produtiva(o)., Qualquer ferramenta que suporte listas pode ser usada para armazenar suas próximas ações:, Papel, Caderno, Folhas soltas, Fichas 3x5, Digital, Todoist, Wunderlist, Evernote, Lembretes do celular, Toodledo, OmniFocus, Aba "Tarefas" no Outlook, OneNote, Google Tasks, Depois de definir e organizar sua próxima ação adequadamente, pergunte-se: Esta ação conclui o que eu preciso fazer?, SIM, Ok. Passe para o próximo item a ser esclarecido na sua caixa de entrada., NÃO, Pergunte-se: Quando você pode considerar isso concluído? Qual o resultado desejado?, Você tem um projeto. Insira o nome do projeto em uma lista de "Projetos"., Qualquer ferramenta que suporte listas pode ser usada para armazenar seus projetos:, Papel, Caderno, Folhas soltas, Fichas 3x5, Digital, Todoist, Wunderlist, Evernote, Lembretes do celular, Toodledo, OmniFocus, Aba "Tarefas" no Outlook, OneNote, Google Tasks, É apenas uma lista com o título dos seus projetos, não planos ou detalhes, Apenas dois elementos são identificados ao descobrir que tem um projeto: a próxima ação e o resultado desejado. um projeto pode ter mais coisas do que isso, mas nesse momento, você só precisa identificar esses dois elementos para esclarecer que tem um projeto., Tudo o que não for ação ou resultado é chamado de "Suporte ao projeto", como por exemplo:, Ações futuras, Plano do projeto, Arquivos de apoio (ex: cronogramas), Os arquivos de suporte ao projeto podem ser armazenados nas mesmas ferramentas que você utiliza para arquivos de referência, Papel, Pastas, Caixas, Estantes, Cadernos, Digital, Evernote, Dropbox, Google Drive, Pastas no computador, HD externo, Pastas no e-mail

Fundamentos

Os fundamentos do GTD são a base, o que você precisa saber e fazer para efetivamente "usar GTD'.

O que é GTD

Sigla para "Getting Things Done" = "Fazendo as coisas acontecerem"

Método de produtividade e gerenciamento integrado da vida

Criado por David Allen

Livro base: "A arte de fazer acontecer" (David Allen)

Conceito de produtividade dentro do GTD

Alternar estados de relaxamento e de esforço

Ter controle (5 passos) e perspectiva (Horizontes de Foco)

A experiência produtiva: você terá períodos de mais produtividade e menos produtividade, mas o segredo está em saber identificar quando não está sendo produtivo para poder voltar - o uso de um método faz esse caminho de volta

Os 5 passos do GTD

Passo 1: Capturar, Capture aquilo que tem sua atenção, Veja "Caixa de entrada", ao lado

Passo 2: Esclarecer, Processe o que cada item significa, Veja "Caixa de entrada", ao lado, para entender como funciona o fluxo

Passo 3: Organizar, Coloque cada coisa no lugar a que ela pertence, Ao esclarecer um item, você já vai organizá-lo no lugar certo, Veja "Caixa de entrada", ao lado, para entender como funciona o fluxo, Categorias funcionais de organização no GTD, Estrutura básica que pode ser usada em qualquer ferramenta:, O que demanda ação, Calendário, Próximas Ações, Aguardando Resposta, Projetos, O que não demanda ação, Lixo, Referência, Algum dia / Talvez, Ferramentas mais comuns para organizar, Google Apps, Outlook, OmniFocus, Evernote, OneNote, Todoist, Wunderlist, Lotus Notes, Papel, Planilhas, Qualquer uma que suporte listas e/ou pastas

Passo 4: Refletir, Revise frequentemente, Diariamente você revisa:, Seu calendário, Suas listas de "Próximas Ações", Revisão Semanal, Uma vez por semana, você revisa o seu sistema como um todo, Passos da Revisão Semanal, Esclareça, Agrupe papéis soltos em sua caixa de entrada, Esclareça suas caixas de entrada, Esvazie sua mente, Atualize-se, Revise suas listas de Próximas Ações, Revise seu calendário passado, Revise seu calendário que está por vir, Revise sua lista de Aguardando Resposta, Revise sua lista de Projetos e "resultados maiores", Revise quaisquer checklists relevantes, Seja criativo, Revise suas listas de Algum dia / Talvez, Seja criativo e corajoso!

Passo 5: Engajar, Simplesmente faça, O calendário é seu guia: faça o que tem nele primeiro, Depois, nos intervalos do seu calendário, faça boas escolhas - "o que devo fazer agora?", Veja suas listas de Próximas Ações, Critérios limitantes, Contexto: Onde você está? Que ferramentas você tem disponíveis?, Tempo: Quanto tempo você tem no momento?, Recursos: Qual seu nível de energia?, Analise suas prioridades, Horizontes de Foco, Ações avulsas, Ações relacionadas a projetos, Ações que impactam em suas áreas de foco, Ações que impactam em seus objetivos, Ações que impactam na sua visão, Ações que conversam com seu propósito, Alterne as atividades de acordo com a sua necessidade, Três naturezas do trabalho, Busque uma proporção adequada à natureza do seu trabalho (ex: 50% trabalho pré-definido, 30% trabalho não planejado e 20% definindo o seu trabalho), Exemplo na prática: se passou a manhã inteira em reuniões, pode ser uma boa processar e-mails depois do almoço, Trabalho pré-definido, O que já está em seu calendário e listas, Trabalho não planejado, Interrupções, ideias, demandas do dia, Definir o trabalho, Esclarecer os itens capturados, processar e-mails, fazer a revisão semanal

Regras do GTD

2 minutos, Se algo leva menos de 2 minutos para fazer, faça na hora

Nada volta para a caixa de entrada, Se estiver esclarecendo itens da sua caixa de entrada, decida o que fazer com ele - não o coloque de volta na caixa de entrada, nunca

Processe o último item primeiro, Comece esclarecendo os itens da sua caixa de entrada física ou de e-mails com o primeiro da lista, o mais recente - não é para ficar "escolhendo"

Temas comuns abordados nos fundamentos

Organizando o ambiente físico (escritório)

Gerenciando acordos

Lidando com e-mails

Aprendendo a priorizar

Organizando um arquivo de referência (físico e digital)

Aprendendo a tirar as coisas da mente

Lidando com backlog

GTD-Q

Teste online (em inglês) para analisar se você precisa explorar mais controle ou perspectiva

Link: http://gettingthingsdone.com/gtd-q/

Sistema totalmente integrado

Após dominar os fundamentos, você pode ir para o próximo nível, que se trata de aprofundar no conceito de projetos e em como identificar prioridades.

Conceito de "mente como água"

Projetos

Tudo aquilo que leva mais de um passo para concluir dentro do período de até um ano

Inventário completo de projetos, Tenha um inventário completo de todos os seus projetos em andamento para obter clareza, Use verbos adequados para projetos (ex: finalizar, implementar, garantir, organizar, submeter etc.), Seja capaz de identificar projetos em atividades atuais, em horizontes mais elevados e em outras áreas

Modelo de Planejamento Natural (MPN), Modelo de planejamento proposto pelo GTD, Propósito, Por que estou fazendo isto?, Princípios que regem o projeto, Visão, Missão, visão, resultado desejado, Brainstorm, "Coleta com foco no projeto", Sem julgamentos e críticas, Vá pela quantidade, não pela qualidade, Analise depois, Organização, Componentes, Sequências, Prioridades, Detalhes, Em formato de:, Listas, Cronogramas, Formulários de planejamento, Software de planejamento de projetos, Próximas Ações, Identifique próximas ações para cada fase do projeto, Identifique próximas ações para continuar o planejamento do projeto, se necessário, Se você consegue definir próximas ações mesmo sem fazer todos os passos anteriores, é porque você já passou por eles inconscientemente, Quanto é necessário planejar um projeto?, Se um projeto está te preocupando (está na sua mente), planeje mais, Se um projeto precisa de mais clareza, trabalhe nos horizontes de foco dele (propósito, visão), Se um projeto precisa de mais execução, atue nos horizontes menos elevados dele (brainstorm, organização, próximas ações)

Áreas de foco

Pessoal, As áreas da sua vida

Profissional, Suas responsabilidades hoje no trabalho

Ferramentas mais comuns para organizar áreas de foco, Mapas mentais, Listas

Sistema integrado

Checklists, Listas de referência, não lembretes de ações

Revisões orientadas e consistentes, Intervalo de tempo (diária, semanal etc)., Com pessoas ou equipes

Revisão Semanal

Temas comuns abordados em um sistema totalmente integrado

Cérebro externo

Fazendo os projetos andarem

Análise de sobrecarga

Reuniões

O caminho da maestria no GTD

O GTD é uma habilidade para toda a vida, assim como tocar um instrumentos, aprender um idioma ou praticar um esporte.

Fases

Informação, Quando você obtém informação para começar a se engajar com o GTD, Lendo o livro, Lendo artigos em sites e blogs, Participando de grupos de discussão

Instrução, Quando você entende / compreende como fazer se quiser começar a usar o método, Fazendo um curso, No Brasil: http://www.calldaniel.com.br, No exterior: http://www.gettingthingsdone.com, Fazendo coaching inidividual, Obtendo instrução de outras maneiras

Instalação, Quando você cria uma estrutura (ex: listas) e coloca informações reais dentro, Utilizando ferramentas, Inserindo projetos e ações em listas, por exemplo

Implementação, Quando você está usando componentes chave do método consistentemente, Sabendo o que fazer todos os dias, Fazendo as Revisões Semanais, Usando os 5 passos como parte da sua vida

Integração, Quando você está focado nos resultados que o seu sistema confiável te permite produzir, O GTD faz parte da sua vida naturalmente, Você nem pensa mais no seu sistema - ele funciona, Tudo está integrado

Níveis

Fundamentos, Controle básico do dia a dia, Esclarecimento claro de ações e projetos, Categorias claras para lembretes: projetos, próximas ações, aguardando resposta, algum dia / talvez, referência, incubação, Captura e backlog sob controle, Revisões Semanais regulares sustentam o sistema

Sistema totalmente integrado, Controle básico semana a semana, Inventário de projetos recalibrado regularmente, Desenvolvimento de assuntos diversos e habilidades de planejamento de projetos, Sistema de gerenciamento da vida sustentável e funcionando

Orientação dinâmica, Habilidade de navegar entre as diversas mudanças da vida, Consegue executar qualquer tipo de resultado, Processos e comportamentos estão alinhados com todos os aspectos significativos da sua vida e do seu trabalho, Você está consciente de todas as situações, Consegue criar espaço na sua vida e ter a clareza necessária para focar no que é mais importante, Seu dia a dia está alinhado com seus níveis mais elevados

Orientação dinâmica

Como os fundamentos podem atuar de forma integrada com o sistema, proporcionando atenção focada.

Horizontes de Foco

Objetivos 0-2 anos, O que eu quero que seja verdade em até dois anos?

Visão 3-5 anos, Objetivos de médio a longo prazo, Estilo de vida que quer viver, Quantidade de horas que quer trabalhar

Propósito e princípios, Missão pessoal, Valores

Alinhamento entre as ações e os diferentes horizontes

Visão e foco melhoram percepção e performance

Sistema coerente e coordenado