El proceso de modernización administrativa

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El proceso de modernización administrativa por Mind Map: El proceso de modernización administrativa

1. En la segunda mitad de la década de los años ochenta del siglo pasado se habló de eficacia, eficiencia y la aplicación de las tecnologías de punta, los cuales eran ejes rectores del modelo.

2. 1. La disponibilidad de los dirigentes de las agendas a la rendición de cuentas del desempeño de sus unidades administrativas; 2. El incremento en la medición de resultados; 3. La mejoría en la asignación de responsabilidades; y 4. La sensibilización de los funcionarios en el manejo de recursos para incrementar la eficiencia y la eficacia de las organizaciones.

3. Entre los resultados que se pueden destacar de ésta modernización se encuentran: el empleo de indicadores para medir el desempeño de agencias, en el tema de la profesionalización se adoptan los contratos temporales, además de un sistema integral de desarrollo de los recursos humanos del sector público, el cual se transformó más tarde en el servicio profesional de carrera.

4. Estructuras y procesos en la organización gubernamental

4.1. la Teoría General de Sistemas la complejidad de su análisis, en el cual se deberían incluir todas sus dimensiones: entorno, objetivos, estructura administrativa, recursos humanos, recursos tecnológicos, financieros y materiales además de los procesos administrativos (Ramió, 1999).

5. Entorno de la organización

5.1. La concepción de los denominados teóricos macro-abiertos hicieron importantes contribuciones al análisis organizacional relacionados con el entorno, entre las que destacan: la existencia de entornos dinámicos que exigían una serie de cambios y ajustes al interior a fin de adaptarse

6. Comportamiento en la organización

6.1. Es necesario resaltar que la modificación de las reglas formales no determina el cambio inmediato dentro de la organización, ya que el conjunto de normas se debe internalizar para adoptarlas como propias.

7. Los actores de la organización

7.1. La organización se encuentra conformada por un conjunto de miembros que poseen actividades determinadas, los cuales permiten alcanzar los objetivos de la misma, estos se denominan actores. Sin embargo, existen algunas posturas en las que incluyen también “el análisis de las formas de acción y organización de los trabajadores, sus representantes y sindicatos, así como los modos de acción y organización de los empresarios y sus estilos de gerencia laboral” (Martín Artiles, 2002).

8. La capacidad de organizar

8.1. ésta se centra en las áreas directivas de la organización, lo que significa que en gran medida el éxito o fracaso de la misión depende de la coordinación adecuada.

9. Profesionalización

9.1. Prácticamente, existen dos perspectivas marcadas en torno al modelo de profesionalización, la primera se desprende de la Nueva Gestión Pública, específicamente de la Gestión Estratégica de Recursos Humanos, misma que en el caso mexicano se ha visto materializada a partir de la puesta en marcha de programas que pretenden combatir la corrupción e incrementar la transparencia del sector público.

9.2. La segunda se refiere a la necesidad de establecer un servicio civil de carrera al estilo weberiano el cual ha iniciado con muchas décadas de retraso con respecto al resto de países, salvo en materia de política exterior, la cual se ha desarrollado desde 1922 cuando se estableció el ingreso al servicio exterior por medio de concursos públicos.

10. Manuales de organización

10.1. Dentro de la administración pública y/o privada los manuales de organización son un instrumento de apoyo al proceso de modernización organizacional, debido a que los manuales por lo regular deben contener la información con respecto a la estructura de la organización, así como sus atribuciones, objetivos, funciones, redes, mandos, entre otras cosas que están dentro de sistema organizacional y/o unidad administrativa.

10.2. Objetivos, función y utilidad del manual.

10.2.1. - Brindar información sobre antecedentes históricos. - Contiene las disposiciones jurídicas de la organización. - Contiene la estructura orgánica de la unidad administrativa en cada uno de los órganos administrativos. - Describe objetivos, funciones, responsabilidades y espacios. - Ayuda en el proceso de comunicación administrativa. - Facilita funciones administrativas y operativas.

10.3. Metodología para su diseño y desarrollo

10.3.1. Para este caso es necesario informarse acerca de la unidad administrativa, en este caso para obtener elementos básicos de análisis que nos sirvan saber nuestra posición en relación a la estructura orgánica, funcional y jurídica. Es términos simples, realizar una especie de diagnóstico donde se describe y analiza la situación actual e histórica de la institución así como de su evolución orgánica.

10.3.1.1. 1. Definición de la problemática.

10.3.1.1.1. “También llamada visión del estudio”. Que consta en la aproximación a los conceptos, evolución de una idea, percepción de la idea, depuración de la idea y consolidación de la idea.

10.3.1.2. 2. Planeación y programación del estudio.

10.3.1.2.1. “se establecerá la manera de cómo llevarlo a cabo, tomando en cuenta sus alcances y limitaciones”.

10.3.1.3. 3. Levantamiento de información.

10.3.1.3.1. “Los datos deben mostrar con precisión la forma como se dan los hechos que interesa analizar”.

10.3.1.4. 4. Análisis y diagnóstico administrativo.

10.3.1.4.1. “Analizar es distinguir y separar las partes de un todo para llegar a conocer sus elementos, lo que se realiza una vez recopilados y registrados los datos””.

10.3.1.5. 5. Diseño conceptual.

10.3.1.5.1. En esta etapa se realiza la recreación del problema después del análisis y diagnóstico, para posteriormente generar estrategias de solución a los problemas organizacionales.

10.3.1.6. 6. Recomendaciones y propuestas de solución.

10.3.1.6.1. En esta etapa se generan estrategias específicas de acción a modo de recomendaciones. Algunos tipos de recomendación son: de mantenimiento, de eliminación, de acción, de combinación, de fusión, de modificación, de simplificación y de intercambio.

10.3.1.7. 7. Implantación.

10.3.1.7.1. “Los planteamientos y medidas de mejoramiento en acciones específicas”. Dentro de la implantación se debe considerar la preparación del programa, la integración de recursos y la ejecución del programa.

10.3.1.8. 8. Mantenimiento organizacional.

10.3.1.8.1. En esta etapa se da seguimiento y dirección a los objetivos del cambio, así como la implementación de una evaluación para la retroalimentación de las actividades. Para evaluar es necesario tomar en cuenta las diferencias monetarias, las inversiones, satisfacción del cliente, reducción de tiempo, entre otras cosas (UNAM, 1998).

10.4. Todo manual de alguna dependencia tiene una normatividad aplicable y para que sea oficial debe ser publicado en un medio de información oficial. En el caso de la Administración Pública Federal se publican en el Diario Oficial de la Federación.

10.5. Principales partes del manual

10.5.1. 1. Elementos de identificación.

10.5.1.1. Esta contiene la portada que contiene el nombre de la unidad administrativa, entidad; logotipo, fecha de elaboración y/o actualización.

10.5.2. 2. Elementos de contenido.

10.5.2.1. Estos elementos de contenido son la estructura del texto del manual, el contenido del libro, que debe presentarse de una manera coherente y ordenada. Las partes más comunes son:

10.5.2.1.1.  Introducción. Se presenta brevemente el contenido del manual su propósito y finalidad.

10.5.2.1.2.  Antecedentes históricos. Es la descripción de la historia de la unidad administrativa, en dado caso de que exista basta información se recomienda realizar una selección estratégica.

10.5.2.1.3.  Marco jurídico-administrativo. Principales ordenamientos jurídicos que tiene vigencia para la unidad administrativa.

10.5.2.1.4.  Atribuciones. Facultad de obrar o derecho de hacer de la unidad administrativa a partir de su marco jurídico.

10.5.2.1.5.  Estructura orgánica. En esta parte se muestran las dimensiones de la unidad administrativa, así como la descripción de cada una de sus partes.

10.5.2.1.6.  Organigramas. En ella se muestra niveles jerárquicos, comunicación, líneas de autoridad.

10.5.2.1.7.  Objetivos. Menciona el propósito de la unidad administrativa y del manual organizacional.

10.5.2.1.8.  Funciones. Describe cada una de las tareas asignadas a cada parte de la unidad administrativa y de esta manera cumplir los objetivos planteados.

10.5.2.1.9.  Bibliografía. Contiene las fuentes usadas para la elaboración del manual, el formato está determinado en los lineamientos de elaboración (DGMDA, 2004).

11. Manuales de procedimientos

11.1. Cuando es una la actividad se realiza con las interacciones internas de la estructura, pero cuando son varias organizaciones que intervienen en una actividad específica, entonces la interacción se realiza entre diversas organizaciones para realizar dicha actividad.

11.2. Objetivos, función y utilidad del manual

11.2.1. El objetivo principal del manual de procedimiento es transmitir las reglas o normas de operación en una unidad organizacional. La función esencial es optimizar el uso de los recursos en la ejecución de procesos. Y la utilidad de esta, es que se presenta como una herramienta para lograr los objetivos organizacionales por ejemplo: evitar los errores operativos o errores por toma de decisión incorrecta, facilitar el entrenamiento del personal.

11.3. Metodología para su diseño y desarrollo

11.3.1. Paso 1. Identificación de elementos básicos.

11.3.1.1. Diagnóstico, estructura orgánica y manual de organización.

11.3.2. Paso 2. Identificación de los procedimientos.

11.3.2.1. “Es necesario establecer un método que permita la identificación coherente de los procedimientos de la unidad administrativa, con respecto a su estructura y funciones” (Cordova, 2011).

11.3.3. Paso 3. Muestra de representaciones de procedimiento.

11.3.3.1. El formato tiene que ser congruente con lo que se desea plasmar, algunos ejemplos de formatos que se pueden usar son: los diagramas de flujo, la técnica narrativa o la narrativa con imágenes (este formato se caracteriza por combinar la narración con una imagen).

11.3.4. Paso 4. Desarrollo del manual de procedimientos.

11.3.4.1. En este paso se presenta el producto final: un manual de procedimientos.

12. Normatividad aplicable

12.1. “El titular de cada Secretaría de Estado expedirá los manuales de organización, de procedimientos y servicios al público necesarios para su funcionamiento, los que deberán contener información sobre la estructura orgánica de la dependencia y las funciones de sus unidades administrativas, así como sobre los sistemas de comunicación y coordinación y los principales procedimientos administrativos que se establezcan. Los manuales y demás instrumentos de apoyo administrativo interno, deberán mantenerse permanentemente actualizados. Los manuales de organización general deberán publicarse en el Diario Oficial de la Federación.”

13. Cambio en organizaciones gubernamentales

13.1. El cambio hace referencia a la transición que ocurre una situación o cosa determinada a otra.

13.1.1. La innovación es un tipo de cambio donde se introducen novedades, es decir cosas nuevas al estado diferenciado de una situación a otra.

13.1.2. La transformación es un cambio profundo que se realiza a la situación o cosa determinada.

14. Los límites al cambio organizacional

14.1. Dice David Arellano (2000: 267) que la ambigüedad administrativa puede explicar el porqué del control limitado sobre los procesos de cambio. Esta ambigüedad resulta de la compleja red de interacciones que se establecen en la acción organizada, de las continuas negociaciones políticas que se desarrollan en el marco del proceso de cambio y de las propias modificaciones que pueden inducir las distintas fuerzas contextuales.