Estructuras y funciones de las organizaciones gubernamentales

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Estructuras y funciones de las organizaciones gubernamentales por Mind Map: Estructuras y funciones de las organizaciones gubernamentales

1. Manuales de procedimientos

1.1. Los procedimientos en una organización corresponden a una actividad específica de la organización. Un procedimiento es un conjunto de pasos que se deben seguir para lograr realizar una actividad específica al interior de una estructura o de un conjunto de interacciones de estructuras.

1.1.1. Objetivos, función y utilidad del manual El objetivo principal del manual de procedimiento es transmitir las reglas o normas de operación en una unidad organizacional. La función esencial es optimizar el uso de los recursos en la ejecución de procesos. Y la utilidad de esta, es que se presenta como una herramienta para lograr los objetivos organizacionales por ejemplo: evitar los errores operativos o errores por toma de decisión incorrecta, facilitar el entrenamiento del personal.

1.1.2. Metodología para su diseño y desarrollo Existen muchas metodologías para el diseño y desarrollo del manual de procedimientos, a continuación se presentan una serie de pasos básicos para su diseño y desarrollo. Paso 1. Identificación de elementos básicos. Diagnóstico, estructura orgánica y manual de organización. Diagnóstico En este paso se detectan las deficiencias de los procesos administrativos, así como aspectos relevantes y en determinadas circunstancias se puede determinar las causas para poder proponer soluciones Estructura orgánica Es la representación general de los elementos que componen a la unidad administrativa, señalando el orden y las jerarquías dentro de la organización, entre otras cosas Manual de organización Este documento oficial contiene información detalla de la unidad administrativa, es el marco de actuación de cada uno de los elementos que integran la unidad.

1.1.3. Paso 2. Identificación de los procedimientos. En este paso “Es necesario establecer un método que permita la identificación coherente de los procedimientos de la unidad administrativa, con respecto a su estructura y funciones” (Cordova, 2011). Algunos instrumentos que nos pueden ayudar a identificar los procedimientos en la unidad administrativa. • El cuadro analítico funcional para la identificación de los procesos. • La matriz para la validación de los procedimientos y funciones. • La matriz para la validación de los procedimientos conforme a estructura. • La matriz para la estructura de los procedimientos. • La matriz para la identificación y análisis de las actividades.

1.1.4. Paso 3. Muestra de representaciones de procedimiento. En este paso se elige el formato que se puede utilizar para la elaboración de los manuales de procedimientos. El formato tiene que ser congruente con lo que se desea plasmar, algunos ejemplos de formatos que se pueden usar son: los diagramas de flujo, la técnica narrativa o la narrativa con imágenes (este formato se caracteriza por combinar la narración con una imagen).

1.1.5. Paso 4. Desarrollo del manual de procedimientos. En este paso se presenta el producto final: un manual de procedimientos. Un ejemplo lo puedes observar en la guía técnica para la elaboración y actualización de manuales de procedimientos de la Secretaría de Salud.

1.2. La estructura básica de un manual de procedimientos:

1.3. • Identificación. Se colocan los datos de la unidad administrativa por ejemplo: nombre de la unidad, logotipo, denominación, fecha de elaboración, actualizaciones. • Índice. Se presentan de manera esquemática los apastados del documento. • Introducción. Contextualiza y justifica el documento. • Objetivo. Lo que se desea lograr con el documento. • Alcance. “Todos los requisitos a cumplir para lograr el objetivo”. • Políticas. Criterios generales de las operaciones. • Responsable. Espacio administrativo encargado de ejecutar las operaciones”. • Procedimientos. Descripción detallada de las operaciones en orden sistemática. • Glosario. Explicación de forma técnica de conceptos clave relacionados en el contenido.

2. El proceso de modernización administrativa

2.1. El establecimiento de los modelos tecnócratas en la segunda mitad de la década de los años ochenta del siglo pasado trajo consigo la modificación de la administración pública en México.Nueva Gestión Pública, acentúa los conceptos de economía, eficiencia y eficacia; aplicados a la organización gubernamental además de los instrumentos políticos y sus programas.

2.1.1. Método de gestión: 1. La disponibilidad de los dirigentes de las agendas a la rendición de cuentas del desempeño de sus unidades administrativas; 2. El incremento en la medición de resultados; 3. La mejoría en la asignación de responsabilidades; y 4. La sensibilizacion de los funcionarios en el manejo de recursos para incrementar la eficiencia y la eficacia de las organizaciones.

3. Estructuras y procesos en la organización gubernamental

3.1. La organización es el objeto central del proceso administrativo, se debe de concebir como parte de un entorno mayor, en el cual se deberían incluir todas sus dimensiones: entorno, objetivos, estructura administrativa, recursos humanos, recursos tecnológicos, financieros y materiales además de los procesos administrativos. Los subsistemas se encuentran agrupados en el entorno, interactúan con éste, puesto que en ocasiones es el que determina el curso de la acción que se ha de emprender en la organización.

3.1.1. Entorno de la organización La concepción de los denominados teóricos macro-abiertos hizo importantes contribuciones al análisis organizacional relacionado con el entorno: La existencia de entornos dinámicos que exigían una serie de cambios y ajustes al interior a fin de adaptarse; el reconocimiento de que parte del entorno hace posible las tareas de la organización; la existencia del poder y recursos como algo que reside también en el entorno y la importancia de considerar la tecnología en el análisis organizacional.

3.1.2. Comportamiento en la organización Punto importante en el análisis organizacional es el comportamiento de los miembros. Hace referencia a un entorno más bien interno de la institución, aunque también se puede analizar el comportamiento externo en nivel meso y macro de la organización. El comportamiento entonces se encuentra vinculado tanto con las tareas (denominado rol organizacional) con la dirección o con la ética dentro de la organización.

3.1.3. Los actores de la organización La organización se encuentra conformada por un conjunto de miembros que poseen actividades determinadas, los cuales permiten alcanzar los objetivos de la misma, estos se denominan actores. Sin embargo, existen algunas posturas en las que incluyen también “el análisis de las formas de acción y organización de los trabajadores, sus representantes y sindicatos, así como los modos de acción y organización de los empresarios y sus estilos de gerencia laboral.

3.1.4. La capacidad de organizar El alcance de los objetivos planteados dentro de una organización depende, en gran medida, de la capacidad organizativa adecuada que le permita alcanzarlos, ésta se centra en las áreas directivas de la organización, lo que significa que en gran medida el éxito o fracaso de la misión depende de la coordinación adecuada

3.1.5. Profesionalización Los servidores públicos se habían elegido tradicionalmente por compadrazgo, lo que generó numerosos fracasos en las administraciones, ya que cada sexenio el personal de las dependencias era renovado, de acuerdo con las necesidades del gobierno en turno, sin que éste cumpliera en muchas ocasiones con el perfil profesional adecuado.

4. los manuales de organización

4.1. los manuales de organización son un instrumento de apoyo al proceso de modernización organizacional, debido a que los manuales por lo regular deben contener la información con respecto a la estructura de la organización, así como sus atribuciones, objetivos, funciones, redes, mandos, entre otras cosas que están dentro de sistema organizacional y/o unidad administrativa.

4.1.1. Objetivos, función y utilidad del manual Los objetivos que cumple del manual de organización: - Brindar información sobre antecedentes históricos. - Contiene las disposiciones jurídicas de la organización. - Contiene la estructura orgánica de la unidad administrativa en cada uno de los órganos administrativos. - Describe objetivos, funciones, responsabilidades y espacios. - Ayuda en el proceso de comunicación administrativa. - Facilita funciones administrativas y operativas.

4.1.2. Metodología para su diseño y desarrollo Conjunto de pasos sistematizados. Es necesario informarse acerca de la unidad administrativa, en este caso para obtener elementos básicos de análisis que nos sirvan saber nuestra posición en relación a la estructura orgánica, funcional y jurídica.

4.1.2.1. 1. Definición de la problemática. “También llamada visión del estudio”. Que consta en la aproximación a los conceptos, evolución de una idea, percepción de la idea, depuración de la idea y consolidación de la idea. 2. Planeación y programación del estudio. “se establecerá la manera de cómo llevarlo a cabo, tomando en cuenta sus alcances y limitaciones”. Los pasos que sigue esta etapa son: delimitación del factor estudio, identificaciones fuentes de estudio ya sean internas o externas. Definición del objeto de estudio, en esta etapa se realiza una investigación preliminar, en donde los lineamientos que orientan la investigación pueden ser, primero, identificar las necesidades específicas, jerarquizar las prioridades, describir a detalle ubicación, naturaleza y extensión; especificar habilidades necesarios y cálculo de tiempo y recursos. En la preparación del proyecto de estudio es necesario. Los antecedentes, naturaleza o tipo de estudio, justificación, objetivos, acciones, resultados, alcance, recursos, costo, estrategia, programa de trabajo, información complementaria. La autorización para realizar el estudio y la integración del grupo de estudio 3. Levantamiento de información. “Los datos deben mostrar con precisión la forma como se dan los hechos que interesa analizar”. Uno de los requisitos que deben cumplir los datos es la coherencia con la realidad. El levantamiento de información también tiene que ver con la actitud del grupo responsable, y las técnicas para el levantamiento de información tienen que profundizar con la recopilación, la investigación documental, las consultas en sistemas de información, entrevistas, cuestionarios y observación directa. 4. Análisis y diagnóstico administrativo. “Analizar es distinguir y separar las partes de un todo para llegar a conocer sus elementos, lo que se realiza una vez recopilados y registrados los datos””. En el procedimiento de análisis se siguen los siguientes pasos: conocer, describir, descomponer en todos sus detalles y componentes, examinar críticamente, ordenar cada uno de los elementos, definir las relaciones y ver cómo operan y finalmente explicar su comportamiento. El diagnóstico preferentemente debe contener: el marco global de análisis, los antecedentes, la normatividad, el objetivo y las funciones generales, la estructura orgánica, el análisis de congruencia y los sistemas de apoyo administrativo. 5. Diseño conceptual. En esta etapa se realiza la recreación del problema después del análisis y diagnóstico, para posteriormente generar estrategias de solución a los problemas organizacionales. 6. Recomendaciones y propuestas de solución. En esta etapa se generan estrategias específicas de acción a modo de recomendaciones. Algunos tipos de recomendación son: de mantenimiento, de eliminación, de acción, de combinación, de fusión, de modificación, de simplificación y de intercambio. 7. Implantación. “Los planteamientos y medidas de mejoramiento en acciones específicas”. Dentro de la implantación se debe considerar la preparación del programa, la integración de recursos y la ejecución del programa. 8. Mantenimiento organizacional. En esta etapa se da seguimiento y dirección a los objetivos del cambio, así como la implementación de una evaluación para la retroalimentación de las actividades. Para evaluar es necesario tomar en cuenta las diferencias monetarias, las inversiones, satisfacción del cliente, reducción de tiempo, entre otras cosas (UNAM, 1998).

4.1.3. Funciones principales del manual de operaciones: - Instrumento de consulta. - Instrumento de coordinación. - Elimina la duplicidad de esfuerzo. - Evita la confusión e incertidumbre - Orienta en las funciones asignadas para cada uno de los puestos y cargos de trabajo

5. Principales partes del manual

5.1. Las principales partes del manual de organización son dos, los elementos de identificación y los elementos de contenido.

5.1.1. 1. Elementos de identificación. Esta contiene la portada que contiene el nombre de la unidad administrativa, entidad; logotipo, fecha de elaboración y/o actualización.

5.1.2. 2. Elementos de contenido. Estos elementos de contenido son la estructura del texto del manual, el contenido del libro, que debe presentarse de una manera coherente y ordenada. Las partes más comunes son: • Introducción. Se presenta brevemente el contenido del manual su propósito y finalidad. • Antecedentes históricos. Es la descripción de la historia de la unidad administrativa, en dado caso de que exista basta información se recomienda realizar una selección estratégica. • Marco jurídico-administrativo. Principales ordenamientos jurídicos que tiene vigencia para la unidad administrativa. • Atribuciones. Facultad de obrar o derecho de hacer de la unidad administrativa a partir de su marco jurídico. • Estructura orgánica. En esta parte se muestran las dimensiones de la unidad administrativa, así como la descripción de cada una de sus partes. • Organigramas. En ella se muestra niveles jerárquicos, comunicación, líneas de autoridad. • Objetivos. Menciona el propósito de la unidad administrativa y del manual organizacional. • Funciones. Describe cada una de las tareas asignadas a cada parte de la unidad administrativa y de esta manera cumplir los objetivos planteados. • Bibliografía. Contiene las fuentes usadas para la elaboración del manual, el formato está determinado en los lineamientos de elaboración (DGMDA, 2004)

6. Normatividad aplicable

6.1. La normatividad que regula tener un manual en las organizaciones recae en: Ordenamiento. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal (Diario Oficial de la Federación 29-diciembre-1976, última reforma 02/04/2013). Titulo Segundo de la Administración Pública Centralizada, Capítulo I de las Secretarías de Estado y los Departamentos Administrativos. Artículo 19, que a la letra dice: “El titular de cada Secretaría de Estado expedirá los manuales de organización, de procedimientos y servicios al público necesarios para su funcionamiento, los que deberán contener información sobre la estructura orgánica de la dependencia y las funciones de sus unidades administrativas, así como sobre los sistemas de comunicación y coordinación y los principales procedimientos administrativos que se establezcan. Los manuales y demás instrumentos de apoyo administrativo interno, deberán mantenerse permanentemente actualizados. Los manuales de organización general deberán publicarse en el Diario Oficial de la Federación.”

6.2. Por otro lado, el orden jurídico-administrativo debe seguir el siguiente orden jerárquico en forma descendente: a) Constitución Política de los Estados Unidos mexicanos b) Tratados c) Leyes d) Códigos e) Reglamentos f) Decretos g) Acuerdos h) Convenios i) Circulares y/u oficios j) Documentos normativos-administrativos k) Otras disposiciones (documentos que por su naturaleza no puedan ser incluidos en la clasificación anterior).

7. Cambio en organizaciones gubernamentales

7.1. Cambio, innovación y transformación son tres procesos diferenciados. El cambio hace referencia a la transición que ocurre una situación o cosa determinada a otra. El cambio hace referencia a una misma cosa pero convertida en diferentes momentos en algo diferente, lo más claro de identificar es el cambio que surge el agua de un estado a otro: solido, líquido y gaseoso, de tal manera que es un mismo sujeto, pero en diferentes estados. La innovación es un tipo de cambio donde se introducen novedades, es decir cosas nuevas al estado diferenciado de una situación a otra. La transformación es un cambio profundo que se realiza a la situación o cosa determinada.

8. Los límites al cambio organizacional

8.1. La ambigüedad administrativa puede explicar el porqué del control limitado sobre los procesos de cambio. Resulta de la compleja red de interacciones que se establecen en la acción organizada, de las continuas negociaciones políticas que se desarrollan en el marco del proceso de cambio y de las propias modificaciones que pueden inducir las distintas fuerzas contextuales. conjunto de trabajas que pueden surgir de las propias normas formales e informales, de la dinámica interna, del personal, de los intereses particulares de los empleados, de las disputas de poder interno o externo, del contexto e incluso del presupuesto.