Excel: Creando Dashboards

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Excel: Creando Dashboards por Mind Map: Excel: Creando Dashboards

1. 1.- Estructurando la Data con Power Query

1.1. Tu data debe crecer hacia abajo.

1.2. Si tu data crece hacia la derecha, esta todo mal y precisa ser estructurado.

1.3. Las tablas deben ser modeladas para poder ser trabajadas con tablas dinámicas.

1.4. Para realizar ello debes hacer lo siguiente

1.4.1. 1.- Datos > Tablas/intervalo y te redirigirá a Power Query

1.4.2. 2.- Click en la columna numero uno > Click derecho > Transformas otras columnas en lineas

1.4.3. 3.- Terminar de modelar a data. Ejemplo: Fechas. Transformar > Formato > Prefijo o Sufijo (sea el caso)

1.4.4. 4.- Alterar el formato de las columnas (numero, data, etc.)

1.4.5. 5.- Para mandar la tabla a Excel. Página inicial > Cerrar y cargar.

1.4.6. 6.- Si haces una actualización de datos en la tabla original de Excel se modifica la tabla generada en el Power Query con Click derecho > Actualizar

1.4.7. 1.-

2. 2.- Planificar ¿Qué información se deseas obtener?

2.1. Hacernos preguntas en base a la información que tenemos

2.2. Que indicadores queremos evaluar según a data.

2.3. Imaginarse que gráficos queremos visualizar.

2.4. Crear Cards sobre datos fijos que queremos saber.

3. 3.- Importar a Data a Ser trabajada

3.1. Generalmente los datos (excel, Tablas, Textos, información en general) viene desordenada, en diferentes plantillas, diferentes excel.

3.2. Debemos modelar esta información en Power Query y traerlo a la hoja de Excel donde deseas visualizarlo. (Datos).

3.3. Importación de Datos.

3.3.1. 1.- Datos > Obtener datos o Nova consulta > De Archivo > Buscas tu Archivo.

3.3.2. 2.- PQ identifica La hoja de calculo y las tablas que tienen dentro.

3.3.3. 3.- Identifica la tabla a importar y click en Transformar Datos ( para el caso de hojas de calculo) Luego quedarás en el editor de Power Query.

3.3.4. 4.- Editar la tabla de ser requerida. (tipos de datos, nombre de columnas, etc.

3.3.5. 5.- Si tiendas más tablas para importar solo debes dar click derecho en "Consultas" > Nueva consulta y escoger tu Archivo.

3.3.5.1. Para importar Files / Pastas se hace lo siguiente

3.3.5.1.1. 1.- Click derecho en consultas > Nueva consulta > File (encontrar file) > Transformar Datos.

3.3.5.1.2. 2.- Aparece la información de la pasta. Si hay archivos de texto o otros tiens que filtrar los archivos xlsx. Click derecho en la columna > Filtros de Texto > Igual a

3.3.5.1.3. 3.- Luego ir a columna de Content > Click derecho > Remover todas las otras columnas.

3.3.5.1.4. 4.- Quedará solo la columna Content ( Binario). Click en la columna, luego ir a Adicionar Columna > Columna personalizada. Aparece un cuadro

3.3.5.1.5. 5.- En personalizada coloca: " = Excel.Workbook((Content)). El Resultado es que se adiciona una columna con tablas y eliminamos la columna Content (Binario).

3.3.5.1.6. 6. Luego expandir la columna con el icono en la parte superior derecha y finalizar con OK.

3.3.6. 6.- En el caso de Textos que no se leen puedes usar el tipo de texto UTF 8. Las tablas importadas se acumularan a la izquierda.

3.3.7. 7.- Luego se editará cada tabla para poder ser trabajada.

3.3.7.1. Si tienes una columna con datos de columnas diferentes, puedes separarlas con Click Derecho > Dividir columna > Por delimitadores > Para cada ocorrencia. OK

3.3.7.2. Para limpiar los datos de una celda para toda una columna. Click derecho en la columna > Sustituir Valores > escribir el valor que deseas sustituir.

3.3.8. 8.- Para Guardar lo que hicimos con la importación y edición de data. Se realiza lo siguiente: Cerrar y cargar > Para > Apenas Crear conexión. y Luego una vez estar en la hoja de Excel Guardas el Excel.

3.4. Al volver al Excel debes volver al Power Query y actualizar en el caso te pida ACTUALIZAR. (en el caso de dar un error.

3.4.1. Actualización de Fuentes. Click en el Archivo (Consulta) > Icone de Tuerca de "Fuente" > Buscar > Encuentra el Archivo > OK

3.4.2. Si aún da error, tenemos que verificar el nivel de seguridad. ARchivo > Opciones de configuración > Opciones de consulta > PRivacidad > Siempre ignorar los niveles de provacida.

3.4.3. Actualizar todo en Power Query.

4. 4.- Relacionando Tablas

4.1. Click a la consulta que desea relacionar

4.2. Ir a Página Inicial > Mezclar Consultas. Luego aparaece un cuadro con tu tabla de la consulta y deberás relacionar con la tabla que deseas y SELECCIONAR las columnas de ambas tablas a relacionar. (AMBAS COLUMNAS DEBEN TENER EL MISMO TIPO (numero, letra, data)

4.3. Se añadirá una nueva columna a tu tabla seleccionad. Luego dar click en expandir (icono superior derecho) y seleccionar la información que necesitamos) y OK. ( dejar en blanco la casilla de titulo. LISTO SE RELACIONÓ.

4.4. Relaciona todas las tablas que necesitas y completas una tabla maestra en power query con todo lo que necesitas. Al final, Cerrar y cargar. y regresas a Excel.

5. 5.- Trabajando en Excel

5.1. Ingresa a consultas y conexiones > Click derecho en la conexión de la tabla que deseas que aparezca en tu hoja de calculo > Cargar para > tabla > y seleccionas la celda donde deseas que aparezca.

5.2. Tablas dinamicas

5.2.1. Se hacen en base a los graficos que deseas visualizar según los objetivos. Ejemplo: ¿Cuantos personas tiene cada departamento?

5.2.1.1. Se recomienda tener todas las tablas dinámicas en una misma hoja de calculo

5.2.2. 1.- Creando tabla dinamica: Click en la tabla maestra > Resumir con tabla dinamica > Planilla existente > seleccionar la celda en la hoja que deseas que aparezca la tabal dinamica.

5.2.3. 2.- En linea siempre va los datos y en Suma van los datos de calculo que deseas obtener. (Ejemplo: Suma de personas según (linea) x datos).

5.2.3.1. Otro ejemplo: Cuantas personas hicieron el test. Linea (Dato nombre) y suma (contenifo de la tabla) " notas de examenes" / Si hay personas que no hicieron puedes filtrar los datos.

5.2.3.1.1. Click en el numero de la tabla > Filtrar > Filtrar valores > Mayor a > 0 . (se filtra solo lo que hicieron la prueba.